Talousarvio
Talousarvio eli budjetti on järjestön tilikauden taloussuunnitelma. Se siis kertoo, minkä verran 12 kuukauden mittaisella tilikaudella arvioidaan hankittavan tuloja, ja minkälaisiin menoihin ja minkä verran rahaa suunnitellaan käytettävän. Talousarvio on toimintasuunnitelman pari siten, että se kertoo, millaisilla taloudellisilla resursseilla toimintasuunnitelman projekteja toteutetaan, ja mistä tämä raha tulee.
Talousarvio siis antaa hallitukselle vallan käyttää siinä osoitetut varat toimintaan, ja toisaalta velvoittaa hallitusta olemaan ylittämättä arvioitua määrärahaa ja hankkimaan rahat talousarvion osoittamalla tavalla. Talousarvio pitäisikin aina valmistella yhdessä toimintasuunnitelman kanssa. Muuten tärkeiksi katsottujen projektien rahoitus saattaa jäädä pieneksi, ja vastaavasti rahaa saatetaan budjetoida toimintaan, josta on päätetty toimintasuunnitelmassa luopua. Toimintasuunnitelmaan on hyvä kirjata, kuinka talousarviossa osoitettu varainhankinta toteutetaan. Kun talousarviossa esimerkiksi sanotaan, että varainhankintaa tehdään 2000 euron edestä, toimintasuunnitelmassa voi lukea, että 1000 euroa hankitaan myymällä pullaa laskiastiistaina ja 1000 euroa toukokuussa tehtävällä talkookeikalla paikalliseen vanhainkotiin tai muuta sellaista.
Talousarvion valmistelu
Talousarvion valmistelun on syytä noudattaa toimintasuunnitelman valmistelun aikataulua, jotta nämä kaksi saadaan linjaan: kaikkiin toimintasuunnitelman hankkeisiin osoitetaan rahaa, ja toisaalta toimintasuunnitelmaan ei kirjata hankkeita joihin ei ole varaa. Kun toimintasuunnitelmaprosessia vetää usein puheenjohtaja, talousarvion valmistelu on taloudenhoitajan vetämä projekti. Talousarvion kuten toimintasuunnitelmankin olisi syytä tulla yhdistyksen kokouksen hyväksyttäväksi. Jos yhdistyksessä toimintasuunnitelma on tapana valmistella marraskuussa seuraavalle vuodelle, myös talousarvio valmistellaan marraskuussa. Jos taas toimintasuunnitelma valmistellaan tammikuussa, talousarviovalmistelukin tehdään tammikuussa.
Tärkeimmät asiat, jotka talousarvioon on tultava ovat:
- Toimintasuunnitelmassa linjattuihin toimintoihin on osoitettava rahat.
- On osoitettava, mistä kaikki käytettävät rahat otetaan: pankkitililtä, varainhankinnalla, jäsenmaksulla jne.
Talousarvioon kirjattava kaikki menot ja tulot, joita tilikaudella arvioidaan tulevan. Kaikkea ei voi tietenkään tietää etukäteen, mutta yllätyksiinkin on varauduttava varaamalla rahaa ennakoimattomiin kulutusmenoihin. Olennaisinta on kuitenkin, että talousarvio kertoo, mistä rahat kaikkien menojen kattamiseen saadaan.
Talousarvion ei tulisi olla alijäämäinen eli tappiota tuottava, paitsi jos kyseisenä vuonna toteutetaan jokin isompi projekti, johon on aiempina vuosina kerätty varoja. Tällainen hanke voisi olla vaikkapa tasavuosijuhlat tai opintomatka ulkomaille. Vastaavasti järjestön talousarvion ei pitäisi olla myöskään ylijäämäinen, ellei olla varautumassa edellä mainittuun isompaan investointiin. Tämä johtuu yksinkertaisesti siitä, että yhdistyksien tehtävänä ei ole tuottaa voittoa vaan toteuttaa perustoimintaansa, ja siten kaikki hankitut varat pitäisi ensisijaisesti pyrkiä käyttämään paremman toiminnan tekemiseen, ei säästää. Toisin sanoen talousarvion loppusumman tulisi olla lähellä nollaa.
Toisaalta on hyvä jättää jonkin verran varallisuutta tulevien vuosien varalle talteen. Mikään ei varsinaisesti kiellä yhdistystä tuottamasta voittoa, mutta pitkällä aikavälillä verottaja puuttuu jatkuvasti suuria voittoja perusteetta tuottavan yhdistyksen toimintaan. Pidemmän aikavälin taloudellisesta suunnittelusta kerrotaan artikkelissa Toiminnan kehittäminen.
Talousarvion rakenne
Talousarvioita on monenlaisia, mutta tärkeää on, että talousarvio on rakenteeltaan vastaava tuloslaskelman kanssa. Muuten vuoden lopussa on mahdotonta tarkistaa, toteutuiko arvio. Hyväksi todettu ja ammattilaisten suosima tapa tehdä talousarvio on malli, jossa on jaoteltu erikseen neljä pääosaa:
- Varsinaisen toiminnan tuotot ja kulut
- Varainhankinta kuten jäsenmaksut
- Sijoitus- ja rahoitustoiminta eli vaikkapa säästötilin korko tai pankkitilin palvelumaksut
- Yleisavustukset kuten HYYn toiminta-avustukset ja muut suorat tuet ulkopuolisilta tahoilta.
Näissä neljässä pääkohdassa on syytä olla alakohtia joissa täsmennetään. Esimerkiksi varsinaisessa toiminnassa on hyvä ensin listata tuotot kuten tapahtumatuotot ja haalarimerkkimyynnin tuotot, sitten varsinaisen toiminnan kulut kuten kokouskulut ja tapahtumakulut. Varsinaisen toiminnan voi myös isossa yhdistyksessä jakaa eri alaluokkiin kuten kulttuuritoiminta, edunvalvontatoiminta jne.
Varsinaiseen toimintaan luetaan myös järjestön käytössä olevien laitteiden kulumista ilmentävät poistot. Poistot ovat siis arvio laitteiden arvonlaskusta tilikauden aikana, ja mitä enemmän laitteita kuten äänentoistolaitteita tai tietokoneita järjestöllä on käytössään, sitä enemmän syntyy poistoja.
Poistojen jälkeen listataan yleensä varainhankinnan tuotot ja mahdolliset kulut. Varsinaisen toiminnan ja varainhankinnan tuotot ja kulut on tapana laskea yhteen ennen sijoituksien ja yleisavustuksien listaamista. Tämä tuotto-/kulujäämä ilmoitetaan omalla rivillään.
Sijoitus- ja rahoitustoiminnan kohdalle useimmissa järjestöissä listataan mahdolliset säästötilin korkotuotot ja pankkitilin palvelumaksut. Yleisavustuksiin taas luetellaan järjestön saamat toiminnan pyörittämiseen yleensä tarkoitetut avustukset. Yksittäinen apuraha, joka on suunnattu vaikkapa matkan toteuttamiseen, listataan varsinaiseen toimintaan, ei yleisavustuksiin.
Talousarvion alimmalla rivillä ilmoitetaan arvio koko tilikauden tuloksesta, eli
- tilikauden tulos = aiemmin laskettu tuotto-/kulujäämä + rahoitustoiminta + yleisavustukset
Talousarviossa on tapana ilmoittaa myös vastaavat luvut päättyneen tilikauden tuloslaskelmasta, jolloin voidaan kätevästi vertailla kulujen ja tuottojen arvioituja suuruuksia aiemmin toteutuneisiin talouslukuihin.
Talousarviomalli
Järjestöwikin sivulla Avustuksia koskevat mallidokumentit on saatavilla mallikappale myös talousarviosta.
