Viestintä

Järjestöillä on usein erikseen nimetty tiedottaja, viestintävastaava tai muu sellainen. Viestintävastaavan tehtävänkuva vaihtelee, mutta keskeisimpinä tehtävinä ovat usein hallituksen päätösten viestiminen jäsenille ja järjestön tapahtumista viestiminen sekä jäsenille että muille mahdollisille osallistujille.

Viestinnällä vaikutetaan vastaanottajan asenteisiin ja tietoihin, ja sitä kautta toimintaan. Ennen kaikkea viestintä on kuitenkin järjestön identiteetin rakentamista, sekä sisään- että ulospäin. Niinpä viestintävastaavalla on tärkeä tehtävä rakentaessaan mielikuvaa järjestöstä itselleen, jäsenille, hallitukselle ja järjestön ulkopuolisille. Viestintä luo vastausta kysymykseen "keitä me olemme?".

Viestintävastaavan tehtävät

Viestintävastaavan keskeisimpiä tehtäviä ovat usein:

• Yhdistyksen sisäinen viestintä: viestiminen hallituksen päätöksistä ja yhdistyksen tapahtumista jäsenille, dokumenttien ynnä muun materiaalin esillepano, jäsenistön äänen nostaminen yhdistyksessä ja hallituksessa. Lähtökohtana voi pitää, että kaikesta pitää viestiä, myös hiljaisesta edunvalvontatyöstä vaikkapa opintoasioiden suhteen.
• Yhdistyksen ulkoinen viestintä: tapahtumien markkinointi, yhdistyksen tärkeistä päätöksistä viestiminen, jäsenrekrytointi.
• Nettisivut ja muu visuaalinen ilme: nettisivujen luominen, pysyvän sisällön (yhteystiedot, asiakirjat, perustiedot) päivittäminen, uutisten tai blogin julkaiseminen.
• Ylioppilaskunnan ja muiden tahojen viestien välittäminen jäsenille: varsinkin sähköpostin välitys listalle.
• Sähköpostilistojen ylläpito: listojen moderointi ja tilaajien hyväksyminen sekä poisto.
• Tapahtumakalenterin ylläpito: jos yhdistyksellä on verkossa tapahtumakalenteri, sen ylläpito kuuluu yleensä viestintävastaavalle.

Sihteeri huolehtii yleensä kokouksien pöytäkirjojen tuottamisesta, mutta viestintävastaavan tehtävänä on saattaa hallituksen päätökset myös jäsenistön tietoon. Tapahtumien mainostamisesta kertoo laajemmin erillinen artikkeli Tapahtumamarkkinointi.

Monet järjestöt julkaisevat myös paperista lehteä. Lehdellä on kuitenkin järkevä olla erillinen päätoimittaja, jotta kaikki ei kasaudu viestintävastaavan harteille.

Ajankohtaisuus & monikanavaisuus

Olipa kyse sitten sisäisestä viestinnästä hallituksen päätöksiin liittyen tai tapahtumien markkinoinnista, on viestinnän avainsanat ajankohtaisuus ja monikanavaisuus. Nykyisessä viestejä tulvivassa maailmassa viesti on kiinnostava vain, jos se on ajankohtainen eli koskee asiaa, joka ei ole liian kaukana edessäpäin eikä takanapäin. Toisaalta taas tavoittaminen edellyttää, että viestiä työnnetään eteenpäin useita kanavia pitkin samanaikaisesti: sähköpostilla, Facebookissa, nettisivuilla, ilmoitustaululla, blogissa, jakamalla flyereita, Youtube-videolla, Twitterillä ja niin edelleen.

Ajankohtaisuusvaatimus edellyttää, että viesti laitetaan ajoissa liikkeelle. Usein pienikin ennakkovinkki riittää herättämään ihmiset, vaikka kaikkia yksityiskohtia ei vielä olisikaan selvillä. Tapahtumasta voi esimerkiksi muutamia viikkoja etukäteen kertoa minkä tyypinen tapahtuma ja milloin on tulossa, ja sitten laittaa varsinaisen viestin perään, kun yksityiskohdat ovat selvillä. Vaikka varsinainen tapahtumamainos lähtisikin liikkeelle jo useita viikkoja ennen tapahtumaa, kannattaa ihmisiä vielä muistutella noin viikko ennen tapahtumaa, ja kenties vielä kerran tapahtumapäivänä tai edellisenä päivänä. 3-4 viestiä per tapahtuma alkaa kuitenkin olemaan maksimi, sillä ihmiset kyllästyvät viesteihin nopeasti ja viestit eivät enää tavoita.

Monikanavaisuusehto taas edellyttää, että ei luoteta yhden kanavan, esimerkiksi sähköpostin tai tapahtumakalenterin tavoittavan koko kohderyhmää, vaan viesti laitetaan rinnakaisena kahteen tai useampaan kanavaan. Tärkeää on kuitenkin linkittää nämä toisiinsa: esimerkiksi sähköpostiviestiin linkki Facebook-tapahtumaan tai julisteeseen osoite ja QR-koodi nettisivuille. Näin viestit tukevat toisiaan ja tekevät jokaiselle vastaanottajalle mahdolliseksi kaiken informaation saamisen. Monikanavaisuus ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki viestit pitäisi tuutata samanlaisina kymmenellä kanavalla. Eri tarkoituksiin soveltuvat eri välineet. On hyvä, että asioista on pysyvä maininta vaikkapa nettisivuilla, sillä kaikki eivät ole Facebookissa ja sähköpostiviestin saattaa herkästi poistaa. Nettisivut myös näkyvät vuosienkin jälkeen hakukoneissa, joten vaikkapa järjestön hallituksen jäseniä takavuosilta etsiessä nettisivuilla julkaistu uutinen on usein ainoa säilynyt dokumentti.

Kaksisuuntaisuus: viestejä myös jäsenistöltä aktiiveille

Usein viestintävastaavan tehtävistä esiin nousee vain erilaisten viestien lähettäminen sähköisiin viestintävälineisiin. Viestinnän ydin on kuitenkin kaksisuuntaisuudessa, jolloin sen yhteisyyttä luova toiminta on mahdollista. Yhdistyksessä yhteisyyden tunne on erityisen tärkeässä asemassa, ja virallisestihan yhdistyksen asioista päättävät nimen omaan jäsenet. Niinpä viestintävastaavan pitää olla korva herkkänä jäsenistön suuntaan esimerkiksi Facebookissa ja sähköpostia käyttäessä. Usein tarvitaan lisäksi suoranaista rohkaisua, jotta jäsenten ääni saadaan kuuluviin. Keinoja jäsenten sanoman nostamiseen hallituksen ja yhdistyksen tietoisuuteen:

• Kommentteihin ja keskusteluun kannustaminen sähköposteissa ja kysymysmuotoiset viestit Facebookissa
• Keskustelutilaisuudet ja paneelit
• Hengailuillat, hallituskahvit, pullapäivät joissa hallitus tapaa jäseniä
• Päivystykset omassa järjestötilassa vakioaikaan
• Palautekyselyt esimerkiksi tapahtumista tai vaikkapa edunvalvontatoiminnasta
• Pienimuotoisemmat tapahtumat, joihin ei odoteta koko jäsenistöä: shakkiturnaus, runoilta, sieniretki tai mitä tahansa.

Viestinnän suunnittelu

Kuten monissa muissakin asioissa, myös viestinnässä suunnittelu tehostaa ja helpottaa työskentelyä. Viestintäsuunnitelman tavoitteena on ennakkoon piirtää kokonaiskuva tiettyyn hankkeeseen tai asiaan liittyvästä viestinnästä, ja siten tehostaa sanoman perille menoa. Periaatteessa viestintäsuunnitelman voi tehdä koko vuodelle, mutta tehokkaimmillaan se on yksittäisten projektien kuten tapahtumien tai kampanjoiden viestintää pohtiessa.

Viestintäsuunnitelman check list:

1. Sanoma: Mitä haluamme sanoa?
2. Kohderyhmä: Kenelle (esim. jäsenille, potentiaalisille jäsenille, yhteistyötahoille, yliopistolle, suurelle yleisölle)?
3. Keinot ja välineet: Miten?
4. Tavoite: Mitä vaikutuksia saamme aikaan?
5. Budjetti: Mitä maksaa?
6. Tekijät: Kuka tai ketkä tekevät?
7. Aikataulu: Milloin on H-hetki?
8. Seuranta: Mitä viestien lähettämisen jälkeen?

Sähköpostiviestintä

Vaikka ihmiset kuluttavatkin nykyään yhä enemmän aikaa sosiaalisessa mediassa, on sähköpostiviestintä edelleen hyvin keskeisessä asemassa yliopistolla, ja siksi se on myös opiskelijajärjestön keskeisin viestintäkanava. Sähköpostin etuna on, että jokaisen opiskelijan on käytännöllisesti katsoen pakko lukea sähköpostejaan silloin tällöin yliopiston ilmoitusten takia, ja järjestöjen sähköpostilistoja myös markkinoidaan, koska yliopiston omakin tiedotus on niistä osin riippuvainen. Sähköpostin etuna on myös se seikka, että viesti kohdentuu suoraan vastaanottajalle, eikä välissä ole Facebookin syötteen tapaisia suodattimia. Sähköpostin ongelmia taas ovat viestitulva, viestien tylsä ulkomuoto ja staattisuus. Kun viesti on lähetetty, on hyvin vaikea sanoa huomaavatko ja reagoivatko ihmiset.

Opiskelijajärjestöissä pidetään kuitenkin oletuksena, että kaikki viestit, jotka tulevat esimerkiksi Facebookiin tai nettisivuille, tulevat myös sähköpostilistalle. Koska ihmiset luottavat tähän, viestit on syytä aina lähettää myös sähköpostilistalle. Hallituksen oma lista taas on paikka vapaammalle keskustelulle.

Sähköpostiviestinnän kahdeksan sääntöä:

1. Mieti ensin, onko viesti välttämätön. Voisiko sama asia olla parempi laittaa nettisivuille tai listan sijaan yksilöidyille vastaanottajille? Oletko kännissä tai vihainen? Älä laita viestiä.
2. Viestin otsikosta pitää aina käydä ilmi mistä on kyse, ja jos viesti liittyy tapahtumaan, sen päivämäärä.
3. Viestin alussa on luettava selkeästi asia, ketä asia koskee (jos lähetät viestin muillekin kuin niille joita se koskee) ja vaatiiko se toimenpiteitä.
4. Sähköpostiviestiin ei tarvitse tunkea kaikkea mahdollista tietoa, jos se löytyy jostain muualtakin netistä - mielummin siis linkki lisätietoihin ja sähköpostiin vain oleellisin.
5. Viestissä on luettava kaikki, mitä tarvitaan asiaan reagoimiseksi.
6. Samasta aiheesta tai tapahtumasta ei kannata lähettää liian montaa viestiä samalle listalle. 2-4 viestiä on yleensä aina riittävästi, isompi määrä turruttaa ja saa sivuuttamaan.
7. Oikolue viesti. Mikään ei anna kyllästyneempää kuvaa kuin huolimattomasti kirjoitettu kirjallinen viesti.
8. Kun välität viestiä, älä poista siitä edellisen lähettäjän tiedot, listan footerit yms. ylimääräinen. Älä välitä roskapostia tai turhia viestejä.

Oman järjestön ulkopuoliset sähköpostilistat

Kun viestiä haluaa levittää omaa jäsenistöä laajemmalle piirille, tarvitaan muiden organisaatioiden sähköpostilistoja. Etsiessä tietyn järjestön sähköpostilistaa helpoin tie on usein järjestön nettisivut. HYYn nettisivuilla on lista HYYn piirin järjestöistä, ja monet on myös listattu artikkeliin HYYn piirissä toimivat järjestöt.

HYYllä on myös järjestöjen viestintään sopivia listoja:

jarj-tied ät helsinki piste fi on lista, joka on tarkoitettu sekä HYYn lähettämille tiedotteille, että järjestöjen keskinäiseen viestintään. HYYn toimijat lähettävät listalle HYYn omia kannanottoja ja tiedotteita, sekä välittävät meille lähetettyjä tiedotteita tapahtumista ja esimerkiksi ansainta- ja excursiomahdollisuuksista. Myös järjestöjen tiedotteet esimerkiksi tulevista tapahtumista ovat tervetulleita listalle. Jokainen listalla oleva voi lähettää sille viestejä.

kult-vast ät helsinki piste fi on järjestöjen kulttuurivastaavien lista, jolla voi mainostaa omia kulttuuritapahtumia. Lisäksi HYYn kulttuuriasioista vastaava asiantuntija-tuottaja lähettää listalle HYYn omia tiedotteita sekä välittää muiden toimijoiden tiedotteita kulttuuritapahtumista ja –eduista.

Jos viestin haluaa laajemmin jakeluun HYYn viestien mukana sitä voi ehdottaa HYYn tiedottajalle jäsentiedotteeseen tai järjestöasiantuntijalle järjestötiedotteeseen.

Sosiaalinen media

Sosiaalinen media eli ensisijassa Facebook, Twitter ja erilaiset kuva- ja videopalvelut on hyvin tärkeä viestintäkanava myös järjestöille. Sosiaalisen median etuna on, että ihmiset houkuttelevat siellä tosiaan kiinnostavien viestien äärelle. Esimerkiksi jos kymmenen kaveria osallistuu tiettyyn Facebook-tapahtumaan, näkyy se paljon todennäköisemmin syötteessä. Lisäksi ihmiset linkkaavat oma-aloitteisesti muiden tuottamia sisältöjä sekä käyvät keskustelua sosiaalisessa mediassa.

Parhaimmillaan sosiaalinen media eli some on tapahtumien markkinoinnissa ja pienten, ytimekkäiden viestien jaossa. Pysyvät, staattiset sisällöt eivät oikein sovi sinne tai eivät ainakaan saa juuri huomiota. Sosiaalisessa mediassa pienen ja tylsänkin asian saama huomio voi räjähtää, jos siitä laitettu viesti on höystetty kuvalla tai pienellä huumorilla. Virallisuus ei toimi. Facebookissa viestiessä kannattaa muistaa, että viestit tippuvat nopeasti lukijoiden syötteistä, jos niihin ei tule yhtään reaktiota. Siksi viesti kannattaa laittaa liikkeelle silloin, kun opiskelijat todennäköisimmin sen lukevat. Tämä aika osuu arkipäivään, todennäköisimmin tiistaihin tai keskiviikkoon, ilta-aikaan noin klo 19-22. Myös tapahtumat kannattaa luoda tähän aikaan.

Sosiaalisen median kanavista Twitter toimii kenties Facebookia paremmin ulkoiseen viestintään. Siellä keskustelun voi aloittaa suoraan haluamalleen taholle, liittämällä viestin vastaanottajan mukaan @-merkinnällä. Näin voi saada aikaan keskutelua aiheista, joita järjestö haluaa julkisesti nostaa. Nämä teemat voivat olla esimerkiksi järjestön tempauksia, kannanottoja tai julkaisuja. Twitterissä kaikki sisältö on lähtökohtaisesti julkista, joten se myös näkyy hakukoneissa.

Järjestöjen tapahtumista kertyy monesti runsaasti kuvia. Näillä kuvilla on toki oma viihdearvonsa kuvaajalle ja ehkä sitä kautta ne näkevälle hallitukselle, mutta yhdistykselle niillä on lopulta arvoa vain, kun ne ovat vapaasti katsottavissa jossakin kuvapalvelussa tai blogissa kuten Dropboxissa, Flickrissä tai Tumblrissa. Kuvat myös kiinnostavat tuoreeltaan huomattavasti enemmän kuin vuoden päästä. Toinen oleellinen seikka on ottaa fyysiset tai digitaaliset arkistokappaleet, joihin merkitään, mistä ja keistä on kyse.

Viesti voi myös upota, jos siitä tehdään video. Videon tekeminen on nykyään helppoa varsin halvoillakin välineillä, ja oma Youtube-kanava voikin olla varteenotettava vaihtoehto varsinkin tapahtumaviestintään.

Vaihtoehtoiset kanavat

Järjestöviestinnän kanavista halvimmat ja käytetyimmät ovat varmasti internetpohjaiset välineet. Toisinaan kannattaa kuitenkin harkita jonkin erilaisen kanavan käyttöönottoa. Tapahtumaviestinnässä hullu sissimarkkinointikampanja vaikkapa vessoihin jaettavien flyereiden avulla voi toimia, mutta kun halutaan esimerkiksi huomiota järjestön kannanotolle, tarvitaan jotakin muuta. Silloin kyseeseen voivat tulla esimerkiksi medialle lähetettävät tiedotteet, joissa kerrotaan mistä on kyse ja kenties haastatellaan hallituksen puheenjohtajaa, tai lehteen lähetettävä mielipidekirjoitus. Kampanjaa varten voi toimia myös julkiseen tilaan pystytetty ständi tai pöytä, jonka näkyvyyttä parannetaan esimerkiksi roll-up -julisteilla, kylteillä, banderoilleilla tai vastaavilla. Painotalojen valikoima on nykyään todella laaja, ja ammattimaisen näköisiä esittelyvälineitä omilla painatuksilla saa tilattua järjestöbudjetillakin.

Hyvä, tiivisti ja iskevästi kirjoitettu ja myyvästi otsikoitu lehdistötiedote saattaa ylittää julkaisukynnyksen sellaisenaan varsinkin paikallislehdissä, joten niitä kannattaa lähettää. Varsinkin loppukesästä juuri ennen koulujen alkua medialla on aiheet vähissä ja opiskelijat kiinnostavat, joten silloin tiedotteella on kenties parhaat mahdollisuudet tulla julkaistuksi.

Viestintävastaavan vuosikello

Alla on kuvattu keskeisimmät viestintävastaavan vuoden mittaan hoidettavat asiat tyypillisessä järjestössä. Koko yhdistyksen vuodenkietoa kuvaava vuosikello on artikkelissa Yhdistyksen vuosikello.

Kevätkausi

• Tammikuu: Hallituksen yhteystiedot ja tiedote valinnasta nettisivuille, jäsenille ja järjestötilaan.
• Helmikuu: Kevään tapahtuma-aikataulu kalenteriin ja koontiviesti jäsenille ynnä muille, listojen ylläpito ja aktiivisuus sosiaalisessa mediassa.
• Maaliskuu: Viime vuoden toimintakertomuksen julkaiseminen yhdistyksen kevätkokouksen jälkeen, listojen ylläpito ja aktiivisuus sosiaalisessa mediassa.
• Huhtikuu: Listojen ylläpito ja aktiivisuus sosiaalisessa mediassa.
• Toukokuu: Listojen ylläpito ja aktiivisuus sosiaalisessa mediassa.
• Kesä-heinäkuu: Lomaa.

Syyskausi

• Elokuu: Uusien jäsenien rekrytointikampanja, listojen ylläpito ja aktiivisuus sosiaalisessa mediassa.
• Syyskuu: Listojen ylläpito ja aktiivisuus sosiaalisessa mediassa.
• Lokakuu: Listojen ylläpito ja aktiivisuus sosiaalisessa mediassa.
• Marraskuu:Listojen ylläpito ja aktiivisuus sosiaalisessa mediassa.
• Joulukuu: Testamentin laadinta, listojen ylläpito ja aktiivisuus sosiaalisessa mediassa.

Viestintään liittyviä linkkejä

Jelli-järjestötietopalvelun listaus järjestöille suunnatuista viestintäoppaista

Lähteet

• Mashable: When Are Facebook Users Most Active?
• Aalto-yliopiston ylioppilaskunta (2012): Yhdistysopas
• Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry: Seuratoiminnan viestintäopas