Dokumentointi ja arkistointi

Laki ja HYY edellyttävät järjestöjen, varsinkin rekisteröityjen yhdistyksien, tuottavan tiettyjä dokumentteja, jotka toimivat tallenteina yhdistyksen ja hallituksen päätöksistä ja toiminnasta. Hyvin laaditut dokumentit myös viestivät järjestön jäsenille toiminnasta. Esimerkiksi ajantasaiset pöytäkirjat tai kattava toimintakertomus voivat avata hallituksen toimia ja siten helpottaa jäsenten tavoittamista.

Järjestöllä itsellään ei ole muistia, ja kun hallitukset vaihtuvat vuosittain eikä työntekijöitä ole, on järjestön erityisen tärkeää huolehtia arkistoinnistaan. Hyvin arkistoiduista dokumenteista voidaan vuosienkin päästä tarkistaa, milloin yhdistys on perustettu, ketkä ovat toimineet hallituksessa ja millaista toimintaa yhdistyksellä on aiemmin ollut. Arkiston tarkoitus on pitää asiakirjat ja esineet myöhempien toimijoiden saatavilla, sillä keskustelut unohtuvat ja Facebook-linkit katkeilevat.

Toimintakertomus

Toimintakertomus tai vuosikertomus on yhteenkoottu kertomus yhdistyksen toimintavuodesta.

Pöytäkirjat

Kokouksien pöytäkirjat on tärkeää koota yhteen paikkaan, yhdistyksen jäsenten nähtäville. Sen lisäksi ne pitää arkistoida kestävällä tavalla. Pöytäkirjan pitäminen on välttämättömyys toiminnan avoimuuden kannalta ja hyvän kokouskäytännön perusedellytys.

Dokumenttien arkistointi

Yhdistyksen pyörittämiseen liittyy paljon paperityötä. Vaikka nykyään lähes kaikki hallinnolliset dokumentit kuten pöytäkirjat ja toimintakertomukset ovat digitaalisessa muodossa, se ei vähennä arkistoinnin tärkeyttä. Digitaalinen käyttöarkisto esimerkiksi pilvipalvelimella kuten Google Drivessa, Dropboxissa tai Skydrivessa on hyvä työkalu järjestön ja varsinkin hallituksen arkeen, mutta varsinaisena arkistona se on monesta syystä huono: dokumentit ovat kaupallisen toimijan käsissä, teknistä tukea ei ole, salasanat ja linkit voivat kadota ajan myötä, formaatit vaihtuvat ja tiedostoja ei saa auki. Myös HYYn Tahlo-järjestelmässä yhdistyksien dokumentit säilyvät katseltavissa, mutta sekään ei ole varma tapa säilyttää niitä.

Käytännössä luotettavin tapa on muodostaa paperinen asiakirja-arkisto. Arkisto luodaan.

Arkistolaitoksen verkko-oppaita arkistointiin

Valokuvien arkistointi

Valokuvat kertovat toiminnasta monesti sanoja paremmin. Niiden säilyttämisessä on syytä muistaa kirjata kuvan yhteyteen tiedot kuvausajasta, -paikasta ja -tilanteesta, sekä kuvaajan ja kuvassa olevien henkilöiden nimet. Näin kuvasta on iloa vielä parin vuoden päästäkin, kun tiedetään mitä ja milloin siinä tapahtuu.

HYYn arkisto ja muut säilytyspaikat

Järjestöjen arkistoja tai niiden osia voivat olla kiinnostuneita säilyttämään HYYn arkisto tai muut arkistot. Säilyttämisestä eli deponoinnista on sovittava erikseen. HYYn arkisto on myös tallettanut vuosien varrella järjestöjen ylioppilaskunnalle lähettämää materiaalia, johon liittyviä kysymyksiä voi esittää arkistonhoitajalle. Lisätietoa ja yhteystiedot ovat HYYn nettisivuilla sivulla Arkisto.

Lähteet

• Aalto-yliopiston ylioppilaskunta (2012): Yhdistysopas