Tahlon käyttöohje

TAHLO, tai Tahlo, on lyhenne sanoista 'toiminta-avustuksen hakulomake'. TAHLO avataan alkuvuodesta ja suljetaan järjestötiedotteessa erikseen määrättävänä päivänä, yleensä helmikuun lopussa. Lomakkeen aukioloaikana järjestöt voivat päivittää yhteystietonsa ja jättää järjestelmään toiminta-avustuksen hakuliitteensä. Hausta on lisätietoja sivulla Toiminta-avustus. TAHLOn täyttäminen on ehdotonta HYYn toiminta-avustuksen saamiseksi.

TAHLOon kirjaudutaan järjestökohtaisilla tunnuksilla osoitteessa https://hyy.helsinki.fi/tahlo/index.php/. Jos järjestön tunnus tai salasana hukkuu, HYYn järjestöasiantuntijalta voi tiedustella uutta salasanaa.

Oheen on kerätty sivukohtaiset ohjeet siitä, kuinka TAHLO tulee täyttää. Mikäli nämä ohjeet eivät vastaa kysymykseesi, voit ottaa yhteyttä järjestöasiantuntijaan, HYYn hallituksen talousjohtokunnan puheenjohtajaan tai järjestövastaavaan.

Perustiedot

Täytä sivun tyhjät kohdat tai tarkista järjestelmässä jo olevien tietojen oikeellisuus. Tällä sivulla näkyvät automaattisesti edeltävän vuoden tiedot.

Käyttönimi: Nimi, jota järjestösi käyttää itsestään. Esim: Akateeminen Tuubaseura

Lyhenne: Järjestön nimestä (mahdollisesti) tehty lyhenne. Esim: Tuubaseura

Virallinen nimi: Nimi, jolla järjestö on viety yhdistysrekisteriin. Esim: Helsingin Yliopiston Akateeminen Tuubaseura ry.

Katuosoite: Järjestön postiosoite. Jos järjestöllä on postilokero esimerkiksi Uudella ylioppilastalolla tai laitoksella, kirjoita tähän postilaatikon osoite. Jos järjestön postin vastaanottaa joku hallituksen jäsen, esim. puheenjohtaja, kirjoita osoitteeksi puheenjohtajan kotiosoite.

Pj:n/hallituslistan osoite: Osoite, johon lähetetään esimerkiksi kaikki HYYltä tulevat järjestötiedotteet. Tähän kannattaa täyttää sellainen osoite, jolla tavoittaa mahdollisimman monta aktiivitoimijaa tiedonkulun nopeuttamiseksi.

Puhelin: Puheenjohtajan tai muun yhteydenotoista huolehtivan henkilön puhelinnumero.

Pankkitilin nro: Tili, jolle järjestölle myönnetty toiminta-avustus maksetaan.

Yhdistys rekisteröity: Onko yhdistys Patentti-ja rekisterihallituksen yhdistysrekisterissä? Rekisteröitymispäivämäärän voit tarkistaa PRH:n Yhdistysnetistä.

Toimiiko yhdistys jonkin muun järjestön alaisuudessa: Toimiiko järjestö jonkin kattojärjestön alaisuudessa? Ainejärjestö voi toimia tiedekuntajärjestön alaisuudessa tai harrastejärjestöllä voi mahdollisesti olla kansallinen tai kansainvälinen kattojärjestö.

Alajärjestöt: Mikäli järjestö toimii itse kattojärjestönä toisille järjestöille, täytä alajärjestöjen nimet tähän.

Vuositiedot

Tällä hakemuksella järjestömme anoo/ei ano HYYn toiminta-avustusta vuodelle 2013: Pudotusvalikossa on vain kaksi vaihtoehtoa. Tarkistathan tämän!

Järjestön jäsenmäärä 31.12.201x: Tarkista jäsenrekisteristä, kuinka monta jäsentä järjestössä oli kyseisen vuoden lopussa.

Joista HYY:n jäseniä: Kuinka moni edellä mainituista on HYYn jäsen.

Jäsenmäärän laskentaperuste: Pudotusvalikko antaa kolme vaihtoehtoa: "Jäsenluettelo", "Jäsenmaksun maksaneet" ja "Muu". Valitse niistä se, jonka perusteella aiemmin syöttämäsi jäsenmäärä on laskettu.

Muu peruste, mikä: Mikäli vastasit edelliseen kysymykseen "Muu", selvennä tähän, kuinka jäsenmäärä on laskettu.

Jäsenmaksun maksaneita 201x: Kuinka moni järjestön jäsen maksoi jäsenmaksun kyseisenä vuonna.

Jäsenmaksun suuruus: Kuinka suuri järjestön jäsenmaksu on vuonna 2012

Arvioi järjestönne toimintakertomuksen perusteella, kuinka monta jäsentilaisuutta (juhlat, ekskursiot, luentotilaisuudet, kerhoillat yms.) teillä oli vuonna 201x: Ilmoita tähän kohtaan osallistujamäärittäin, kuinka monta minkäkin suuruista jäsenistölle suunnattua tilaisuutta järjestöllä oli edeltävänä vuonna. Mikäli järjestönne on osallistunut esimerkiksi festareille, lasketaan tapahtuma festareille osallistuneiden järjestön jäsenten, ei tapahtuman kokonaisosallistujamäärän mukaan.

Yhteystiedot

Täytä sivulle kunkin virkailijan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Käytä @-merkkiä, älä korvaavaa merkintätapaa. Sivun yhteystietojen perusteella HYY päivittää esimerkiksi kulttuurivastaavien ja tiedottajien sähköpostilistat. Mikäli kyseistä virkailijaa ei ole valittu tai kukaan ei hoida kyseistä tehtävää, jätä kentät tyhjiksi.

Talous

Sivulla on kaksi saraketta: "Vuoden 201x tuloslaskelmasta" (edeltävä vuosi) ja "Vuoden 201x talousarviosta" (meneillään oleva vuosi). Kummatkin sarakkeet tulee täyttää.

Oma varainhankinta tarkoittaa sitä rahaa, jonka järjestö on itse kerännyt toimintansa järjestämiseksi. Sarakkeisiin merkitään erikseen kerätyt ja suunniteltavaksi kerättävät jäsenmaksut sekä muu oma varainhankinta, jota voi olla esimerkiksi haalarimerkkien myynti. Avustukset eivät siis ole omaa varainhankintaa.

Avustukset ovat järjestön ulkoisilta tahoilta saatua rahaa. Kohtaan "HYYn avustukset" merkitään edeltävänä vuonna saatu HYYn toiminta-avustus sekä kuluvalle vuodelle anottu summa. Lisää tähän myös muut järjestösi mahdollisesti edeltävänä vuonna saamat tai kuluvalle vuodelle anotut avustukset, kukin erikseen. Muita avustuksia voivat olla esimerkiksi opintomatka-avustukset tai HYYn kalustetuki.

Toimitilat

Mikäli järjestölläsi on oma kerhotila, klikkaa kohtaa "lisää toimitila". Avautuvalle sivulle kirjoitetaan tiedot tilasta: Tila on -kohdasta valitaan pudotusvalikosta sopiva vaihtoehto. Muihin kenttiin kirjoitetaan vaaditut tiedot.

Lehti

Mikäli järjestösi julkaisee lehteä, valitse listasta lehden nimi ja tarkista avautuvalta sivulta lehden tiedot. Huomaa, että tälle sivulle ilmestyvät automaattisesti edeltävän vuoden tiedot. Mikäli järjestösi perustaa uuden lehden, klikkaa kohtaa "lisää lehti". Avautuvalle sivulle kirjoitetaan vaaditut tiedot lehdestä. Kysyttyjä tietoja käytetään HYYn myöntämän lehtituen jakamiseen.

Kalenteriteksti

Tälle sivulle lisätään teksti, joka julkaistaan Ylioppilaskalenterin järjestöesittelyosuudessa. Voit valita, haluatko tekstin ilmestyvän joko suomenkielisessä kalenterissa ("Teksti ylioppilaskalenteriin"), ruotsinkielisessä kalenterissa ("Texten för Studentkalender") tai molemmissa. Mikäli järjestönne toimii englanniksi, voit kirjoittaa esittelytekstin myös kyseisellä kielellä.

Ympäristöasiat

Avoimiin kenttiin voit kysymyksiin vastattuasi kertoa halutessasi myös pidemmin järjestön ympäristötoiminnasta.

Liitteet

Tälle sivulle ladataan toiminta-avustushakemuksen liitteet. Kaikkien liitteiden on oltava pdf-muotoisia tapahtumakalenteria lukuunottamatta. Järjestelmään ladattujen liitteiden kohdalla lukee joko "Liite on vastaanotettu sähköisenä ja todettu kelvolliseksi." tai "Liite on vastaanotettu sähköisesti ja se odottaa järjestösihteerin tarkastamista." Jälkimmäinen tarkoittaa, että liitettä ei ole todennettu lopulliseksi versioksi (esim. talousliitteet voi jättää TAHLOon alustavina) tai se on jätetty väärässä tiedostomuodossa, jolloin sitä ei ole saatu auki.

Mallidokumentit liitteistä ovat tarkasteltavissa sivulla Avustuksia koskevat mallidokumentit.

Järjestötuki

Tämän sivun täyttää HYYn talousjohtokunta. Talousjohtokunta täyttää sivulle toiminta-avustusjaon lopuksi järjestölle myönnetyn tukisumman sekä hakemusliitteisiin perustuvat yksilöidyt myöntöperusteet.

Järjestökysely

Tämä sivu saattaa sisältää jonkinlaisen järjestötoimintaan liittyvän kyselyn, joka vaihtelee vuosittain. Mikäli kuluvana vuonna ei ole järjestökyselyä, sivu ei ole täytettävissä.