Toiminnantarkastus

Yleistä

Toiminnantarkastus (vuoteen 2010 asti tilintarkastus) on yhdistyslain edellyttämä vuosittainen toimenpide, jossa riippumattomat tarkastajat käyvät läpi yhdistyksen taloudenpidon ja hallinnon kuluneella toimintavuodella. Toiminnantarkastuksen tarkoitus on siis varmistaa, että hallitus ja muut mahdolliset vastuuhenkilönsä ovat hoitaneet tehtävänsä vuoden aikana riittävän huolellisesti. Tarkastuksen suorittavat järjestön valitsemat tarkastajat, jotka tarkastuksen perusteella laativat toiminnantarkastuskertomuksen. Kertomuksen pohjalta yhdistyksen kokous myöntää tai jättää myöntämättä edellisen vuoden toimijoille vastuuvapauden.

Yhdistyksellä on oltava yksi tai useampi toiminnantarkastaja. Jos tarkastajia valitaan vain yksi, hänelle pitää valita myös varahenkilö.

Järjestön toiminnantarkastuksesta määräävät:

• Yhdistyslaki
• Tilintarkastuslaki
• Tilintarkastusasetus
• Yhdistyksen säännöt

Toiminnantarkastus vs. tilintarkastus

Toiminnantarkastusta kutsuttiin ennen nimellä tilintarkastus. Tilintarkastajalla tarkoitetaan nykyään lain mukaan vain ammattimaista, tutkinnon suorittanutta, hyväksyttyä tilintarkastajaa, nk. KHT- tai HTM-tilintarkastajaa tai vastaavaa tilintarkastusyhteisöä. Tilintarkastajan käyttäminen on maksullista ja siksi tilintarkastajaa käytetään yleensä vain silloin, jos se on pakollista yhdistyksen sääntöjen tai toiminnan laajuuden vuoksi.

Toiminnantarkastaja on puolestaan maallikkotarkastaja. Toiminnantarkastajan ei tarvitse olla ammattilainen, mutta hänellä on oltava sellainen taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus kuin tarkastettavan järjestön toimintaan nähden on tarpeellista. Usein toiminnantarkastaja on järjestön entinen pitkäaikainen toimija.

Yhdistyslaki muuttui vuonna 2010 tilin- ja toiminnantarkastuksen osalta. Jos ennen tätä hyväksytyissä järjestön säännöissä puhutaan tilintarkastajasta tai -tarkastajista, voidaan säännöistä huolimatta valita sen sijaan toiminnantarkastaja tai -tarkastajia, eikä sääntöjä tarvitse erikseen tämän asian vuoksi muuttaa. Seuraavan sääntömuutoksen yhteydessä kannattaa muutos tilintarkastajista toiminnantarkastajiin toki tehdä.

Järjestön tulee valita tilintarkastuslaissa tarkoitettu tilintarkastaja, jos päättyneellä ja sitä edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt vähintään kaksi seuraavista edellytyksistä:

1. taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa
2. liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa
3. palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.

Käytännössä siis vain hyvin harvan opiskelijajärjestön tarvitsee käyttää auktorisoitua tilintarkastajaa.

Toiminnantarkastaja(t)

Toiminnantarkastajien lukumäärästä määrätään järjestön säännöissä. Yhdistyslain mukaan yksi toiminnantarkastaja varahenkilöineen on riittävä määrä, mutta monilla järjestöillä on kaksi toiminnantarkastajaa ja näillä varahenkilöt.

Toiminnantarkastajalle ei ole muodollisia pätevyysvaatimuksia. Tulisi kuitenkin olla ehdoton edellytys, että toiminnantarkastajaksi valittu tuntee kirjanpidon periaatteet pystyäkseen lukemaan tilikirjoja ongelmitta. Usein on myös hyötyä siitä, että toiminnantarkastaja tuntee järjestön toimintaa ainakin jossain määrin. Toiminnantarkastajan on kaikesta huolimatta oltava riippumaton. Riippumattomuus tarkoittaa käytännössä sitä, ettei toiminnantarkastaja saa olla:

• istuvan hallituksen jäsen
• sen vuoden hallituksen jäsen, jonka toimintaa tarkastellaan
• järjestön työntekijä
• edellä mainittujen henkilöiden avio-/avopuoliso tai lähisukulainen

Järjestön jäsen voi siis toimia toiminnantarkastajana aivan yhtä hyvin kuin ei-jäsenkin. Mahdollisissa eteen tulevissa jääviystilanteessa varatoiminnantarkastajat voivat astua jääviksi tulleiden toiminnantarkastajien saappaisiin.

Toiminnantarkastuksen tekeminen

Toiminnantarkastus sisältää sekä järjestön talouden että hallinnon tarkastuksen. Talouspuolelta tarkastetaan järjestön kirjanpito ja tilinpäätös. Yhtä olennainen osa toiminnantarkastajan toimenkuvaa on varmistaa myös, että hallitus on hoitanut asioita muodollisesti oikein – siis järjestön sääntöjen ja yhdistyslain mukaisesti. Käytännössä toiminnantarkastaja käy läpi hallituksen kokousten pöytäkirjat ja varmistaa, että päätökset täsmäävät kirjanpidon kanssa ja ovat yhdistyslain sekä järjestön sääntöjen mukaisia. Näin seurataan, ettei hallitus ole ylittänyt toimivaltaansa tai päättänyt jotain, mitä sillä ei olisi oikeutta päättää. Toiminnantarkastaja siis selvittää, onko järjestön hallitus toiminut oikein vai väärin. Toiminnantarkastajan tehtävä ei kuitenkaan ole ottaa kantaa siihen, onko jokin tehty päätös hyvä tai huono.

Toiminnantarkastaja tarvitsee työhönsä seuraavat dokumentit:

• Varsinainen tilinpäätös (tuloslaskelma, tase ja toimintakertomus)
• Järjestön kirjanpito (tilikirjat ja tositteet)
• Hallituksen kokousten pöytäkirjat tilikauden ajalta

Toiminnantarkastajalle on toimitettava edellä mainitut toiminnantarkastuksen vaatimat dokumentit ennen sitä yhdistyksen kokousta, jossa tilinpäätös on tarkoitus käsitellä. Yleensä säännöissä on määrätty ajaksi yksi kuukausi, mikä on ehdoton minimiaika. Hallituksen tehtävä on huolehtia siitä, että vaadittavat asiakirjat todella saadaan valmiiksi ja toiminnantarkastajalle ajoissa. Esimerkiksi toimintakertomusta ei siis tule kirjoittaa edellisenä iltana ennen kevätkokousta. Sen tulisi valmistua hyvissä ajoin, jotta se voidaan toimittaa muun tilinpäätöksen mukana toiminnantarkastajalle määräaikaan mennessä.

Järjestön toiminta on kestävää, kun päätökset tehdään avoimesti ja virallisissa kokouksissa ja kun yhteisten rahojen käyttö on vastuullisesti järjestetty. Toiminnantarkastuksen tehtävä on tukea järjestöä tämän periaatteen noudattamisessa. Mitä paremmin ja ”niuhommin” toiminnantarkastus tehdään, sitä enemmän hyötyä siitä on järjestölle.

Toiminnantarkastuskertomus

Toiminnantarkastuskertomukseksi kutsutaan lausuntoa, jonka toiminnantarkastaja kirjoittaa tarkastuksensa pohjalta. Toiminnantarkastuskertomus on yhteenveto siitä, miten toiminnantarkastus on tehty ja mitä sen aikana on tullut esiin.

Toiminnantarkastuskertomus on jätettävä hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen sitä yhdistyksen kokousta, jossa tilinpäätös on määrä vahvistaa. Monien järjestöjen säännöissä määrätään, että toiminnantarkastajan on saatava tilinpäätös ja siihen liittyvät dokumentit käsiinsä kuukausi ennen yhdistyksen kokousta. Tällaisessa tilanteessa toiminnantarkastukseen on siis aikaa kaksi viikkoa.

Toiminnantarkastuskertomukseen on aina kirjattava, jos toiminnantarkastajalla on huomautettavaa hallituksen ja muiden vastuullisten tavasta hoitaa yhdistyksen asioita. Erityisen tärkeää on tuoda esille, jos toiminnantarkastaja katsoo hallituksen, hallituksen jäsenen tai muun vastuullisen syyllistyneen lain tai järjestön sääntöjen vastaiseen toimintaan. Myös mahdolliseen vahingonkorvausvelvollisuuteen johtavista teoista tai laiminlyönneistä on syytä mainita toiminnantarkastuskertomuksessa. Vastuuvapaus voidaan jättää myöntämättä vain toiminnantarkastuskertomuksessa mainittujen seikkojen perusteella, joten ongelmat on syytä tuoda kirjallisesti esiin, eikä suunnitella vaikkapa vain niiden tuomista suullisesti esiin yhdistyksen kokouksessa.

Toiminnantarkastuskertomuksella ei ole tiukasti säänneltyä muotoa ja se voi olla niukkasanainen tai laajempaa kuvailua ja perustelua sisältävä. Mallia niukahkon toiminnantarkastuskertomuksen pohjaksi voi katsoa esimerkiksi Patentti- ja rekisterihallituksen mallidokumenteista. Toiminnantarkastuskertomuksessa kannattaa tuoda esiin mahdolliset puutteet järjestön taloudenpidossa tai hallituksessa, vaikka asiat eivät vastuuvapauden kannalta olisi olennaisia. Näin niihin osataan kiinnittää jatkossa huomiota.

Mitä tehdä, jos jotain on pielessä?

Toiminnantarkastajan kannattaa epäselvyyksiä huomatessaan pyytää hallitukselta lisäselvityksiä. Hallituksen velvollisuus on selventää mahdolliset kummallisuudet tilinpäätöksessä, kirjanpidossa tai hallituksen pöytäkirjoissa. Useimpiin toiminnantarkastajan kysymyksiin, kuten ”Mistä tämä raha on tullut?”, ”Miksei tästä menosta löydy päätöstä pöytäkirjoista?” tai ”Missä kuitti tästä menosta on?” löytyy vastaus keskustelemalla asiasta hallituksen kanssa. Mahdollisten epäselvyyksien ja virheiden vuoksi kannattaa toiminnantarkastusmateriaalit toimittaa toiminnantarkastajalle ajoissa.

Toiminnantarkastuksessa mahdollisesti esiin tulevat puutteet voidaan jakaa kolmeen luokkaan:

1) Tekniset virheet

Tilinpäätös saattaa olla huolimattomasti tai muusta syystä väärin tehty. Oli sitten kyse mitättömästä laskuvirheestä, tiliotteessa näkyvästä kirjanpidosta puuttuvasta menosta tai kokonaan pieleen laaditusta taseesta, on hallitusta pyydettävä oikaisemaan virheet. Toiminnantarkastajan tehtävä on huomauttaa virheistä hallitukselle, ei korjata niitä.

2) Puutteet taloudenpidossa ja hallinnossa

Toiminnantarkastuksessa käy usein ilmi puutteita järjestön hallinnossa ja taloudenhoidossa. Kaikkia puutteita ei ole aina edes mahdollista korjata: jos hallitus ei ole hyväksynyt kaikkia menoja, ei päätöksiä voi enää jälkikäteen lisätä vanhoihin pöytäkirjoihin. Myöskään puuttuvista kuiteista ei usein ole mahdollista saada uusia kappaleita. Toiminnantarkastajan tehtävä on arvioida puutteiden määrä ja merkittävyys sekä päättää haluaako katsoa niitä läpi sormien. Jos puutteita on häiritsevän paljon tai ne koskevat suuria rahasummia, kertovat ne siitä, että yhdistyksen toimintatavoissa olisi korjattavaa. Tällöin toiminnantarkastajan olisi syytä mainita asiasta toiminnantarkastuskertomuksessa.

3) Isot ongelmat

Toiminnantarkastuksessa voi myös ilmetä suurempia ongelmia. Yhdistyksen rahaa voi esimerkiksi olla kateissa tai hallitus on voinut tahallaan tai vahingossa ylittää toimivaltansa esimerkiksi lahjoittamalla pois yhdistyksen omaisuutta tai käyttämällä huomattavan summan rahaa tarkoitukseen, jolla ei ole ollut yhdistyksen kokouksen hyväksyntää. Toiminnantarkastajan velvollisuus on reagoida tällaisiin tilanteisiin ja tuoda jäsenistön tietoon, jos asioita on hoidettu huonosti. Hallituksen vastuuseen saattamiseksi on osoitettava, että järjestölle on aiheutunut taloudellista vahinkoa ja syyksi on nähtävissä hallituksen (tai sen jäsenen) tahallinen (eli tietoinen) tai tuottamuksellinen (eli huolimaton) toiminta. Toiminnantarkastajan tehtävä on arvioida yhdistyksen kokousta varten, onko näin käynyt. Hallituksen vastuuvapaus tulee kyseenalaiseksi vain silloin, kun toiminnantarkastaja katsoo järjestölle aiheutuneen vahinkoa, josta hallitusta voidaan pitää korvausvelvollisena.

Vastuuvapaus

Toiminnatarkastajan tehtävä on varmistaa, että hallitus on huolehtinut yhteisistä rahoista riittävällä huolellisuudella. Toiminnantarkastuksessa esiin tulleiden tietojen perusteella yhdistyksen kokous päättää vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle tilinpäätöksen hyväksymisen yhteydessä.

Toiminnantarkastajat eivät päätä vastuuvapauden myöntämisestä. Jäsenistön tehtävä on arvioida, haluaako järjestö asettaa hallituksen vastuuseen toiminnantarkastuksessa esiin tulleista mahdollisista laiminlyönneistä. Jos jäsenistö on sitä mieltä, ettei huomautettavaa hallituksen toiminnasta ole, saa hallitus vastuuvapauden. Vastuuvapaus tarkoittaa taloudellisen vastuun siirtymistä pois hallituksen harteilta. Järjestö siis päättää vastuuvapauden myöntäessään, ettei sillä ole korvausvaateita hallitukselle.

Vastuuvapauden myöntämättä jättäminen tarkoittaa puolestaan sitä, että jäsenistö katsoo hallituksen aiheuttaneen järjestölle vahinkoa, jonka hallitus tai yksittäinen hallituksen jäsen on velvollinen korvaamaan. Käytännössä tämä merkitsee sitä, että järjestö aikoo periä saataviaan vastuullisilta oikeusteitse. Vastuuvapauden myöntämättä jättämiselle tarvitaan kunnon perusteet, eikä sitä voi tehdä vain sen vuoksi, ettei ole tyytyväinen hallituksen toimintaan, jos varsinaisia vääryyksiä ei ole tehty.

Vastuuvapauden myöntämisen jälkeen järjestö ei voi enää myöhemmin päättää vetää hallitusta korvausvastuuseen sen toimista toimikautensa aikana. Tähän on kuitenkin yksi poikkeus: Vastuuvapaus myönnetään toiminnantarkastajilla käytettävissä olleen tiedon perusteella. Jos myöhemmin käy ilmi, että tehty toiminnantarkastus perustui väärään tietoon, ei vastuuvapauskaan suojaa väärää tietoa antaneita. Esimerkiksi mahdolliseen myöhemmin paljastuneen kavallukseen voidaan palata oikeudessa senkin jälkeen, kun vastuuvapaus on jo kavalluksen tehneille myönnetty.

Lähteet

Miettinen, Lasse & Välke, Olli (2013): Yhdistystoimijan opas, Vihreä Sivistysliitto ry.