Toiminnan jatkuvuus

Järjestön toiminta hahmottuu usein vuoden mittaisina jaksoina, joita voivat olla tilikausi, kalenterivuosi tai aika, jona yksi hallitus vastaa järjestön toiminnan pyörittämisestä. Jaksojen vaihtuessa järjestön toiminta usein hiljenee hetkeksi uusien toimijoiden totutellessa uusiin rooleihinsa. Kuinka varmistaa järjestön toiminnan jatkuvuus, hyvien käytäntöjen siirtyminen ja oman seuraajan jouheva startti uudessa luottamustehtävässään?

Hallituksen vaihtuminen on järjestölle mahdollisuuden lisäksi myös haaste. Uudet toimijat tuovat mukanaan uusia, raikkaita ideoita ja innokkaita aktiiveja jatkamaan vanhojen luottamushenkilöiden työnsarkaa. Tämä potentiaali kannattaakin pyrkiä käyttämään parhaalla mahdollisella tavalla järjestön hyväksi. Mitä helpommaksi järjestön toiminnan ja tapojen oppiminen tehdään, sitä paremmin toimijat viihtyvät tehtävissään ja energiaa pystytään käyttämään enemmän uuden ideointiin.

Tärkeintä on tiedostaa, että uusille toimijoille kaikki tai edes useimmat asiat eivät ole itsestään selviä. Toimittuaan järjestössä itse pitkään unohtaa helposti, että esimerkiksi useiden vuosien aikana itse omaksutut lyhenteet, nimet ja käsitteet eivät todellakaan aukene uusille ihmisille ilman selityksiä. Hyödyllinen nyrkkisääntö on uutta oppiessa miettiä aina, kuinka välittää saman tiedon seuraajalleen.

Keinoja tiedon siirtämiseen

Ei ole järkevää, että jokainen sukupolvi joutuu opettelemaan kaiken kantapään kautta kuten edeltäjänsäkin. Seuraavassa esitellään joitakin keinoja järjestön osaamisen säilymisen ja uusien toimijoiden mukaan ottamisen helpottamiseksi. Kaikki tavat eivät välttämättä sovi kaikille järjestöille, eikä oheisia ohjeita tarvitse lukea kirjaimellisesti. Jokainen järjestö löytää halutessaan oman järkevän tapansa varmistaa, että tietotaito siirtyy eteenpäin joka kerta, kun toimijat vaihtuvat.

Hyvien toimintatapojen kokoaminen kirjallisiksi dokumenteiksi:
Olennaista toiminnan jatkuvuuden varmistamisessa on oman toiminnan dokumentointi kirjallisesti, jotta uudet toimijat tietävät, mitä aiemmin on tehty, minkälaiset toimintatavat ovat olleet huonoja, minkälaiset ideat eivät ole toimineet ja miksi. Tapahtunutta toimintaa dokumentoidaan vuosittain esimerkiksi toimintakertomuksen, pöytäkirjojen ja tilinpäätöksen avulla, mutta yhdistyksen virallisten asiakirjojen lisäksi on enemmän kuin suotavaa kirjoittaa esimerkiksi testamentteja tietyn vastuualueen olennaisista asioista.

Vanhat kouluttavat uudet:
Kirjallisen dokumentoinnin ulkopuolelle jää usein tärkeää hiljaista tietoa siitä, kuinka asiat kannattaa hoitaa. On järkevää, että vanhan hallituksen toimija kouluttaa seuraajansa tehtäväänsä. Esimerkiksi väistyvä taloudenhoitaja näyttää uudelle, kuinka kirjanpito-ohjelma käytännössä toimii ja väistyvä sihteeri kertoo seuraajalleen, kuinka pöytäkirjaa kannattaa pitää.

Hallituksenvaihtopäivä:
Hallituksen vaihtuessa uusi ja vanha hallitus kokoontuvat yhdessä keskustelemaan järjestön toiminnasta, mahdollisesti hyvin rennoissakin merkeissä. Kun uusi hallitus tutustuu vanhoihin toimijoihin, on helpompi myöhemmin ottaa yhteyttä heihin toimintaa koskevissa kysymyksissä.

Limittäiset hallituskaudet:
Vain osa hallituksen jäsenistä vaihtuu kerralla. Hallituksen jäsenen kausi on kaksivuotinen ja vuosittain puolet jäsenistä on erovuorossa.

Hankkeista kirjoitetaan muistiot:
Isommista hankkeista (esimerkiksi seminaarit, kampanjat, opintomatkat, historiikkiprojektit) kirjoitetaan muistiot, joissa kerrotaan kaikki olennaiset seikat hankkeen suunnittelusta, toteutuksesta ja asioista, jotka sujuivat hyvin tai huonosti. Seuraavan vastaavan hankkeen toteuttaja hyötyy tällaisista muistioista valtavasti. Tärkeää on toki muistaa myös arkistoida muistiot sellaiseen paikkaan, että ne ovat vielä vuosienkin päästä löydettävissä.

Tärkeät yhteystiedot kerätään yhteen:
Järjestö pitää koottua listaa kaikista tärkeistä yhteistyökumppaneista, tukijoista, vanhoista aktiiveista ja muista tärkeistä tahoista sekä näiden yhteystiedoista. Tietoja muistetaan päivittää.

Sähköinen toimintakalenteri:
Kaikki vuoden toiminta merkitään yhteiseen nettikalenteriin. Seuraavan vuoden toimijoiden on helppo katsoa mallia vuosittain toistuvien asioiden aikataulusta.

Vanhoihin toimintakertomuksiin tutustuminen:
Järjestön vanhat toimintakertomukset sisältävät paljon arvokasta tietoa aiemmasta toiminnasta. On aina paitsi mielenkiintoista myös hyödyllistä tutustua järjestön menneisyyteen.

Toimintakertomus tehdään huolella:
On tulevien vuosien toimijoille valtavaksi hyödyksi, jos toimintakertomus tehdään huolella ja ajatuksella.

Järjestön tiedostot pidetään järjestyksessä ja arkistoidaan:
Järjestön toiminnan keskeiset tiedostot on hyvä arkistoida aihepiireittäin kansioihinsa niin, että myös muutaman vuoden päästä joku muu pystyy löytämään etsimänsä tiedon. Sähköiset tiedostot kannattaa myös nimetä kuvaavasti ja järkevästi, esimerkiksi Toimintasuunnitelma 2013.doc, Järjestön hallituksen jäsenet 2000-2010.docx. Sähköisiä tiedostoja voi säilyttää tietokoneen kovalevyn lisäksi varmuuskopioina pilvipalvelussa, toisella kovalevyllä tai vaikkapa (rajatun käyttäjäryhmän saavutettavissa) nettisivuilla. Tärkeintä on, että puheenjohtajan vaihtuessa paperit eivät jää vanhan puheenjohtajan kotiin lojumaan.

Pitkän aikavälin suunnitelmat:
Yli yhden hallituskauden ulottuvat suunnitelmat mahdollistavat pitkäjänteisten projektien toteuttamisen ja edistävät tiedon siirtymistä eteenpäin erityisesti järjestön tavoitteiden osalta. Strategiasta lisää artikkelissa Toiminnan kehittäminen.

Lähteet

• Miettinen, Lasse & Välke, Olli (2013): Yhdistystoimijan opas, Vihreä Sivistysliitto ry.