Toimintakertomus

Järjestön jäsenet ohjaavat hallituksen toimintaa toimintasuunnitelmalla ja talousarviolla. Hallitus puolestaan raportoi toteuttamastaan toiminnastaan järjestön jäsenille vuoden lopussa – numeraalisesti tilinpäätöksellä ja sanallisesti toimintakertomuksella. Toimintakertomus siis kertoo, miten hallitus toteutti järjestön toimintasuunnitelmaa kyseisenä vuonna. Periaatteessa kaikesta, mikä mainitaan toimintasuunnitelmassa, tulisi jossain muodossa löytyä maininta myös toimintakertomuksesta. Toimintasuunnitelma kuvaa, mitä vuoden aikana piti tehdä. Toimintakertomus puolestaan raportoi, miten oikeasti meni.

Vaikka toimintakertomus on yksi HYYn toiminta-avustuksen hakemiseen vaadittava liite, on se tärkeä myös järjestön omista lähtökohdista ajatellen. Toimintakertomus on historiallinen dokumentti, yhteenveto yhdistyksen toiminnasta ja merkittävistä asioista yhden vuoden ajalta. Toimintakertomukset ovat olennaista materiaalia esimerkiksi järjestön historiankirjoituksen tukena. Lisäksi ne kertovat tuleville toimijoille siitä, mitä aiemmin on pidetty järjestön toiminnassa tärkeänä.

Toimintakertomuksen laatiminen

Toimintakertomuksen laatimisesta vastaa yhdistyksen kyseisen vuoden hallitus. Toimintakertomuksen tyyli ja muoto on vapaa, mutta on toivottavaa, että teksti on selkeää ja luettavaa. Jos vuoden aikana on kehitetty uusia projekteja, joita ei ole mainittu toimintasuunnitelmassa, on niistä syytä kertoa toimintakertomuksessa. Erityisen tärkeää on mainita, jos toimintasuunnitelmassa kaavailtua toimintaa on jäänyt toteuttamatta – ja kertoa miksi näin on käynyt.

Toimintakertomuksessa kannattaa siis pelkkien toteamusten myös arvioida toteutunutta toimintaa. Mikä projekti onnistui hyvin? Mitä meni pieleen? Miksi näin kävi? Toimintakertomus voi olla arvokas dokumentti tuleville toimijoille auttaessaan välttämään mahdollisesti jo kertaalleen tehtyjä virheitä. Näin uusien sukupolvien ei kaikkien tarvitse oppia samoja asioita kantapään kautta. Toimintakertomuksessa kannattaa lisäksi mainita järjestön hallituksessa ja muissa toimielimissä toimineiden henkilöiden nimet.

Toimintakertomuksessa tulee käsitellä myös järjestön taloudenhoitoa ja talouden kehittymistä. Toimintakertomuksessa on tuotava esiin, jos järjestön tulot ovat esimerkiksi jääneet ennakoitua pienemmiksi tai rahaa on kulunut suunniteltua enemmän. Siksi toimintakertomus voi saada viimeisen silauksensa vasta tuloslaskelman ja taseen valmistuttua. Kaikki muut osat toimintakertomuksesta on toki mahdollista kirjoittaa jo aikaisemmin, eikä kirjoitusprojektin aloittamista kannata missään tapauksessa aloittaa vasta talousdokumenttien valmistuttua.

Kun toimintakertomus ja tilinpäätös ovat valmistuneet, niitä käsitellään yhdistyksen kokouksessa joka päättää vastuuvapauden myöntämisestä kyseisen vuoden vastuullisille henkilöille. Ennen yhdistyksen kokousta toimintakertomus toimitetaan tilinpäätösasiakirjojen ohella yhdistyksen tilin- tai toiminnantarkastajille.

Lähteet

• Miettinen, Lasse & Välke, Olli (2013): Yhdistystoimijan opas, Vihreä Sivistysliitto ry.