Tahlon käyttöohje

TAHLO, tai Tahlo, on lyhenne sanoista 'toiminta-avustuksen hakulomake'. TAHLO avataan alkuvuodesta ja suljetaan 28.2. Lomakkeen aukioloaikana järjestöt voivat päivittää yhteystietonsa ja jättää järjestelmään toiminta-avustuksen hakuliitteensä. Hausta on lisätietoja sivulla Toiminta-avustus.

TAHLOon kirjaudutaan järjestökohtaisilla tunnuksilla osoitteessa https://hyy.helsinki.fi/tahlo/index.php/. Jos järjestön tunnus tai salasana hukkuu, HYYn järjestöasiantuntijalta voi tiedustella uutta salasanaa.

Perustiedot-sivu

Täytä sivun tyhjät kohdat tai tarkista tietojen oikeellisuus. TAHLO kopioi tälle sivulle automaattisesti viime vuoden tiedot.

Käyttönimi = Se nimi, jota järjestösi käyttää itsestään. (esimerkki: Tuubaseura)

Lyhenne = Järjestön nimestä tehty lyhenne. (esimerkki: Tuuba)

Virallinen nimi = Se nimi, jolla järjestö on viety yhdistysrekisteriin. (esimerkki: Ylioppilaskunnan Tuubaseura ry.)

Katuosoite = Se osoite, mihin halutaan järjestön paperiposti (esimerkki: jos järjestöllä on postilokero Uudella ylioppilastalolla tai laitoksella, kirjoita tähän postilaatikon osoite. Jos järjestön postin vastaanottaa joku hallituksen jäsen, esim. puheenjohtaja, kirjoita osoitteeksi puheenjohtajan kotiosoite.)

Pj:n/hallituslistan osoite = osoite, johon lähetetään esimerkiksi kaikki HYYltä tulevat järjestötiedotteet. Tähän kannattaa laittaa joku osoite, joka tavoittaa mahdollisimman monta järjestön aktiivitoimijaa tiedonkulun nopeuttamiseksi.

Puhelin = Puheenjohtajan tai muun yhteydenotoista huolehtivan henkilön puhelinnumero

Pankkitilin nro = tili, jolle maksetaan järjestölle myönnetty toiminta-avustus.

Yhdistys rekisteröity = onko yhdistys Patentti-ja rekisterihallituksen yhdistysrekisterissä.

Toimiiko yhdistys jonkin muun järjestön alaisuudessa? = Onko järjestö jonkin toisen järjestön alajärjestö. Esimerkiksi humanististen oppiaineiden ainejärjestöt ovat humanistisen tiedekunnan tiedekuntajärjestö Humanisticumin alaisuudessa.

Alajärjestöt = onko järjestöllä omia alajärjestöjään

Vuositiedot-sivu

Hakemuksen tarkoitus: Tällä hakemuksella järjestömme anoo/ei ano HYYn toiminta-avustusta vuodelle 2013. Pudotusvalikossa on vain kaksi vaihtoehtoa.

Järjestön jäsenmäärä 31.12.2012 = Kuinka monta jäsentä järjestössä oli kys. päivämääränä

Joista HYY:n jäseniä = kuinka monta edellämainituista on HYYn jäseniä

Jäsenmäärän laskentaperuste = pudotusvalikko antaa kolme vaihtoehtoa: Jäsenluettelo, Jäsenmaksun maksaneet, Muu. Valitse niistä se, jonka perusteella järjestö pitää lukua jäsenistään.

Muu peruste, mikä? = jos vastasit edelliseen kysymykseen Muu, selvennä tähän miten järjestösi sitten laskee jäsenmääränsä.

Jäsenmaksun maksaneita 2010 = kuinka moni maksoi jäsenmaksun vuonna 2012

Jäsenmaksun suuruus = Kuinka suuri järjestön jäsenmaksu on vuonna 2012

Arvioi järjestönne toimintakertomuksen perusteella, kuinka monta jäsentilaisuutta (juhlat, ekskursiot, luentotilaisuudet, kerhoillat yms.) teillä oli vuonna 2012. = Ilmoita tähän kohtaa kuinka monta minkä suuruista jäsentilaisuutta järjestöllä oli kuluneen vuoden aikana.

Yhteystiedot-sivu

Täytä sivun kohtiin virkailijan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Käytä @-merkkiä, älä korvaavaa merkintätapaa. Sivun yhteystietojen perusteella HYY päivittää esimerkiksi kulttuurivastaavien ja tiedottajien listat.

Talous-sivu

Sivulla on kaksi saraketta, vuoden 2012 tuloslaskelmasta ja vuoden 2013 talousarviosta. Tyhjiin kohtiin tulee täyttää luvut molempien sarakkeiden osalta.

Oma varainhankinta = kuinka paljon rahaa järjestö keräsi itse esimerkiksi keräämällä jäsenmaksua. Kirjoita summat sekä vuoden 2012 tuloslaskelman osalta (=kuinka paljon keräsi viime vuonna) ja 2013 talousarvion osalta (=kuinka paljon aikoo kerätä vuonna 2013)

Avustukset - HYYn avustukset = tuloslaskelmasarakkeeseen merkataan viime vuonna saatu HYYn toiminta-avustus sekä budjettisarakkeeseen ensi vuodelle anottu summa.

Toimitilat-sivu

Jos järjestölläsi on jokin oma kerhotila, klikkaa kohtaa "lisää toimitila". Avautuvalle sivulle kirjoitetaan tiedot tilasta: Tila on -kohdasta valitaan pudotusvalikosta sopiva vaihtoehto. Muihin kenttiin kirjoitetaan vaaditut tiedot.

Lehti-sivu

Jos järjestösi julkaisee lehteä, valitse lehden nimi ja tarkista avautuvalta sivulta lehden tiedot. Huomaa, että tälle sivulle kopioidaan edellisen vuoden tiedot. Mikäli järjestösi perustaa uuden lehden, klikkaa kohtaa "lisää lehti". Avautuvalle sivulle kirjoitetaan vaaditut tiedot lehdestä. Kysyttyjä tietoja käytetään HYYn myöntämän lehtituen maksamiseen.

Kalenteriteksti-sivu

Tälle sivulle kirjoitetaan teksti, joka julkaistaan Ylioppilaskalenterissa järjestöesittelyjen yhteydessä. Tekstin voi jättää suomeksi (englanniksi) ja ruotsiksi

Ympäristöasiat-sivu

Ympäristöasiat -sivulle kirjoitetaan järjestön ympäristöasioista. Rasti ruudut sen mukaan, onko järjestölläsi nimetty ympäristövastaava ja/tai ympäristöohjelma. Vapaisiin kenttiin vastataan kysymyksiin ja niihin voi kirjoittaa tarpeen vaatiessa myös pidemmin järjestön ympäristöasioista.

Liitteet-sivu

Tälle sivulle liitetään toiminta-avustushakemuksen liitteet. Kaikkien liitteiden on oltava .pdf -muotoisia lukuunottamatta tapahtumakalenteria. Liitteiden kohdalla lukee joko "Liitettä on vastaanotettu sähköisenä ja todettu kelvolliseksi." tai "Liite on vastaanotettu sähköisesti ja se odottaa järjestösihteerin tarkastamista." Jälkimmäinen tarkoittaa, että liitettä ei ole todennettu lopulliseksi versioksi (esim. talousliitteet voi jättää TAHLOon alustavina) tai se on jätetty väärässä tiedostomuodossa, jolloin sitä ei olla saatu auki.
Esimerkkidokumentteja:

Järjestötuki-sivu

Tämän sivun täyttää HYYn talousjohtokunta. Talousjohtokunta antaa toiminta-avustusjaon aikana palautetta järjestön toiminnasta ja liitteistä, sekä täydentää sivulle järjestölle myönnetyn tukisumman.

Järjestökysely-sivu

Tällä sivulla on HYYn järjestösektorin kysely. Kysely vaihtelee vuosittain. Jos kuluvana vuonna ei ole järjestökyselyä, sivu ei ole täytettävissä.

Mallidokumentit avustushakuun

Hakijan edellytetään toimittavan Tahlon kautta tiettyjä dokumentteja, kuten toimintasuunnitelma ja talousarvio. Mallidokumentit näistä ovat tarkasteltavissa sivulla Avustuksia koskevat mallidokumentit.

Jos näissä ohjeissa ei ollut vastausta kysymykseesi

Apua voi kysyä, jos jokin kohta on vaikea täyttää. Ota yhteyttä ongelmatilanteissa järjestöasiantuntijaan, HYYn hallituksen talousjohtokunnan puheenjohtajaan tai järjestövastaavaan.