Kirjanpito

Rekisteröidyt yhdistykset ovat kirjanpitovelvollisia toiminnastaan, mutta myös muille yhteisöille kirjanpito on erittäin suositeltavaa ja edellytys HYYn avustuksien myöntämiselle. Kirjanpito tarkoittaa, että kaikki yhdistyksen tulot ja menot dokumentoidaan. Kirjanpitoa ohjaa kirjanpitolaki, kirjanpitoasetus sekä niin sanottu hyvä kirjanpitotapa, joka on joukko eri viranomaispäätöksissä vahvistettuja vakiintuneita käytäntöjä. Kirjanpidon tarkoitus on tehdä järjestön rahankäytöstä selkeää, dokumentoitua ja kontrolloitua, jotta raha ei vain katoa.

Kirjanpito tehdään aina yhdeksi tilikaudeksi kerrallaan, ja tämän kirjanpidon perusteella laaditaan tilinpäätös. Yhdistyksen tilikausi on kaksitoista kuukautta, ja se ajoittuu usein yksiin hallituksen toimikauden kanssa. Tilikauden päättyessä hallitus esittää tilinpäätöksen, jossa esitetään menneen vuoden toteumat tuloista ja menoista. Ilman kunnollista kirjanpitoa tilinpäätöksen laatiminen on mahdotonta. Tilikauden aikainen kirjanpito voidaan jakaa kolmeen osaan:

1. Tilinavaus
2. Liiketapahtumien, kuten kassaanmaksujen, kassastamaksujen ja rahoitustapahtumien, kirjaus pitkin vuotta.
3. Tilinpäätös

Ilmaisia kirjanpito-ohjelmistoja

Kirjanpito voidaan yhdistyksessä hyvin hoitaa myös paperista tilivihkoa tai taulukkolaskentaohjelmaa käyttämällä, mutta vähemmällä työllä pääsee, kun käyttää kirjanpitoon sitä varten tehtyjä ohjelmistoja. Suomenkielisiä ohjelmistoja kirjanpitoon:

• Tilitin on kirjanpito-ohjelmisto, johon monet järjestöt ovat siirtyneet. Tilittimestä saa erilaisia tulosteita hyvin helposti. Esimerkiksi HYYn talouskoulutuksissa koulutetaan käyttämään Tilitintä.
• Tappio on perinteikäs ja yksinkertainen kirjanpito-ohjelmisto. Tappio ei ole kovin ketterä, mutta on helppokäyttöinen.

Kirjanpito käytännössä

Kirjanpito on maineestaan huolimatta yksinkertaista ja selkeää puuhaa. Vaikka ohjelmistot helpottavatkin työtä, kirjanpito pitää edelleen jonkun tehdä.

Tilit

Kirjanpito perustuu tileihin. Huomattavaa on, että kirjanpidon tili ei tarkoita samaa kuin pankkitili, vaan pankkitili on kirjanpidossa vain yksi tili muiden joukossa. Kirjanpidossa tileillä tarkoitetaan eri otsikoita, joiden alle erityyppiset tulot ja menot on jaoteltu. Kirjanpidon tilejä voivat olla vaikkapa "esiintymispalkkiot", "toimistokulut", "pankkitili" tai "yleisavustukset". Kirjanpidossa on vähintään oltava tilit kaikille tuloslaskelman kohdille. Yhdessä kirjanpidon tilit muodostavat järjestön tilikartan.

Tilikartta sisältää kaikki käytössä olevat tilit, ja sinne voidaan tarpeen mukaan lisätä tilejä uusille toiminnoille. Passiivisia tilejä voi pudottaa pois, jos niillä ei tilinpäätöksessä näy tapahtumia. Kesken tilikauden ei tilejä saa kuitenkaan poistaa.

Kahdenkertainen kirjanpito

Kahdenkertaisen kirjanpidon (kutsutaan usein väärin kaksinkertaiseksi kirjanpidoksi) ideana on, että jokainen kirjanpitoon merkittävä summa kulkee aina kahden tilin kautta.

Jokaisella tilillä on kaksi eri saraketta, joiden nimet ovat debet ja kredit. Yksinkertaistaen näistä voi ajatella, että kredit on puoli, josta lähtee rahaa, ja debet on puoli, johon raha tulee. Jokainen summa joka kirjanpitoon merkitään, kirjataan aina kahdelle tilille, toiseen debet-puolelle ja toiseen kredit-puolelle. Esimerkiksi rahan lisäys kassaan, kuten lipputulojen tilitys, tehdään aina kassatilin vasempaan sarakkeeseen eli debet-puolelle, ja rahojen väheneminen oikealle eli kredit puolelle.

Koska sama summa kirjataan aina sekä debetiin että kreditiin, pitäisi debetin ja kreditin yhteenlaskettu summa olla sama. Siten kirjanpidon paikkansapitävyys voidaan aina tarkistaa: jossakin on virhe, mikäli debitin ja kreditin summat eivät täsmää.

Tilit jaotellaan kirjanpidossa kolmeen pääluokaan, joita koskevat seuraavat kirjaussäännöt:

• Menotilit: Menot kirjataan menotilien debet puolelle. Esimerkiksi "Järjestölehden kulut" -tilin debet-puolelle kirjataan painokulut. Kahdenkertaisen kirjaamisen periaatteen mukaisesti sama kulu kirjataan myös pankkitilin kredit-puolelle.
• Tulotilit: Tulot kirjataan tulotilien kredit puolelle. Esimerkiksi "Järjestölehden tulot" -tilin kredit-puolelle kirjataan tilausmaksutulot. Tulot kirjataan myös pankkitilin debet-puolelle.
• Rahoitustilit:
• Rahoitusomaisuuden tilit: Rahojen ja saamisten lisäykset kirjataan rahoitusomaisuuden tilien debet-puolelle, rahojen ja saamisten vähennykset kirjataan rahoitusomaisuuden tilien kredit-puolelle.
• Pääomatilit: Oman pääoman ja velkojen lisäykset kirjataan pääomatilien kredit-puolelle. Oman pääoman ja velkojen vähennykset kirjataan pääomatilien debet-puolelle.

Tositteet

Kirjanpidon todentamiseen tarvitaan aina tositteet. Tositteiden, kuten ostoista saatujen kuittien, tehtävänä on todentaa tehdyt kirjanpitomerkinnät. Muutenhan kirjanpitoon voisi keksiä kohtia päästään. Tositteista lisää wikiartikkelissa Rahaliikenne käytännössä.

Lähteet

• Mäntyharju, Johanna (2013): Kirjanpidon perusteet -opas HYYn järjestöille
• Miettinen, Lasse & Välke, Olli (2013): Yhdistystoimijan opas, Vihreä Sivistysliitto ry.