Sihteeri

Sihteerin tehtävät liittyvät hallituksen kokouksien järjestämiseen ja niiden dokumentointiin. Yhdistyslaki ei edellytä sihteerin valitsemista, mutta käytännössä lähes kaikissa järjestöissä on sihteeri tai vastaava henkilö, jonka vastuulla on kokouksiin liittyvä paperityö sekä usein myös jäsenrekisteristä ja arkistosta huolehtiminen.

Sihteerin tehtävät

Sihteerin tehtävät liittyvät yhdistyksen ja varsinkin hallituksen asiakirjoihin. Usein sihteerin vastuulla on seuraavia tehtäviä:

• Toimia hallituksen kokouksen sihteerinä: kirjaa päätökset ylös ja laatii kokouksen pöytäkirjan, sekä huolehtia sen julkaisusta jäsenille.
• Valmistella hallituksen kokouksien esityslistat yhdessä puheenjohtajan kanssa, kutsua kokous koolle sekä varata kokoustila.
• Laatia hallituksen päätöksien perusteella ns. nakkilistat tai "mistä sovittiin" eli miso-listat. Näistä listoista hallituslaiset tietävät, mitä kenenkin pitää konkreettisesti tehdä.
• Laatia yhdistyksen viralliset ilmoitukset ja asiakirjat esimerkiksi PRH:lle ja yhdistyksen kokouksiin.
• Ylläpitää yhdistyksen jäsenrekisteriä.
• Noutaa ja avata järjestölle tulleet postit, sekä jakaa ne eteenpäin hallituksen jäsenille.
• Ylläpitää yhdistyksen arkistoa, eli kerätä kokouksissa tuotetut asiakirjat yhteen ja alkuvuodesta arkistoida edellisen vuoden paperit.
• Huolehtia yhdistyksen virallisten dokumenttien esillepanosta ja esilläpidosta, esimerkiksi laittamalla voimassaolevat säännöt ja toimintasuunnitelman nettisivuille.
• Huolehtia mahdollisesta järjestön toimistosta tai arkistokaapista.

Sihteerille on usein tarpeellista tietää yhdistyksen perustietoja, kuten milloin yhdistys on ensi kertaa ilmoitettu yhdsitysrekisteriin tai mikä on sen rekisteritunnus. Nämä asiat voi tarkistaa Patentti- ja rekisterihallinnon Yhdistysnetistä.

Perinteisesti sihteerin on ajateltu myös vastaavan yhdistyksen viestinnästä. Sihteerin tehtävät ovat kuitenkin jo muutenkin riittävän laajat ja toisaalta viestintä on nykyisin niin keskeinen asia yhdistyksen koko toiminnan kannalta, että sitä hoitamassa on syytä olla hallituksessa erillinen viestintä- tai tiedotusvastaava.

Dokumentit

Sihteeri on varsin keskeisessä asemassa hallituksen päätöksenteossa, sillä usein hän on ainoa, joka pitää kirjaa päätetyistä asioista. Niinpä on hyvin tärkeää, että sihteerillä on itsellään yhteen paikkaan koottuna kaikki hallituksen tai yhdistyksen kokouksen päättämät asiat kuluvalta vuodelta. Dokumenttien hallinnasta lisää artikkelissa Dokumentointi ja arkistointi.

Sihteeri ja puheenjohtaja ovat keskeinen työpari hallituksen työskentelyssä. Yhdessä he vastaavat siitä, että hallitukselle ylipäätään tulee päätettäviä asioita ja että nämä kirjataan ylös. Lisäksi sihteeri-PJ -parivaljakon kontolla on huolehtia siitä, että aiemmin päätetyt asiat toteutetaan tai otetaan huomioon, kun ne ajankohtaistuvat. Sihteerin ja puheenjohtajan vastuulla on siis huolehtia, että jos asiasta on jo päätetty, päätöstä myös noudatetaan. Monesti hallituksen muilla jäsenillä ei juurikaan ole kuvaa siitä kokonaisuudesta, josta jo on muodostettu päätöksiä kuluvan kauden aikana.

Mallia esimerkiksi toimintakertomuksen tai toimintasuunnitelman laadintaa voi ottaa HYYn mallidokumenteista, jotka on koottu sivulle Avustuksia koskevat mallidokumentit.

Esityslistoja, pöytäkirjoja, päätösluetteloita ja pöytäkirjanotteita varten kannattaa luoda vakiopohja. Mallia voi ottaa minkä tahansa yhdistyksen dokumenteista ja muokata niistä omanlaisensa. Myös googlaamalla löytää helposti erilaisia valmiita mallipohjia.

Jäsenrekisteri

Yhdistyslaki edellyttää, että yhdistys pitää jäsenistään luetteloa, jäsenrekisteriä. Usein sen ylläpitovastuu on sihteerin harteilla. Käytännössä tämä tarkoittaa, että sihteeri pitää hallussaan tätä Henkilötietolain suojaamaa asiakirjaa, johon on pääsy vain hallituksella sekä pyydettäessä jäsenellä itseään koskeviin tietoihin. Lisäksi sihteeri huolehtii siitä, että halukkaiden on mahdollista liittyä yhdistyksen jäseniksi, esimerkiksi asettamalla saataville paperilomakkeita tai ylläpitämällä sähköistä lomaketta.

Jäsenrekisteristä lisää omassa artikkelissaan.

Nimenkirjoittajien muutos PRH:lle

Järjestön pitää aina ilmoittaa Patentti- ja rekisterihallitukselle, kun sen nimenkirjoittajat vaihtuvat. Nimenkirjoittajat ovat henkilöitä, joilla on oikeus allekirjoittaa sopimuksia ja muita papereita yhdistyksen puolesta. Usein nimenkirjoittajat ovat esimerkiksi puheenjohtaja, varapuheenjohtaja sekä sihteeri, ja niinpä opiskelijajärjestöissä nimenkirjoittajat vaihtuvat vuosittain.

Yhdistyksen nimen kirjoittaa puheenjohtaja, jos säännöissä ei muuta mainita. Usein säännöt kuitenkin määrävät yhden tai useamman muun henkilön puheenjohtajan lisäksi nimenkirjoitusoikeudelliseksi. Kun nämä henkilöt vaihtuvat, on PRH:lle tehtävä ilmoitus. Ilmoitus tehdään PRH:n Yhdistysilmoitus-verkkolomakkeella. Nimenkirjoittajien muutosilmoituksen tekeminen on usein sihteerin tai puheenjohtajan tehtävä.

Joskus ei ole selvää, milloin nimenkirjoitusoikeudellisten tiedot on viimeksi päivitetty yhdistysrekisteriin tai mikä on yhdistyksen rekisterinumero. Nämä tiedot voi tarkistaa PRH:n Yhdistysnetin nimihaulla.

Mikäli yhdistyksellä on erikseen hankittu Y-tunnus, täytyy muutosilmoitukset tehdä vuosittain myös Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ).

Sihteerin vuosikello

Alla on kuvattu keskeisimmät vuoden mittaan sihteerin hoidettavat asiat tyypillisessä järjestössä. Koko yhdistyksen vuodenkietoa kuvaava vuosikello on artikkelissa Yhdistyksen vuosikello.

Kevätkausi

• Tammikuu: Nimenkirjoittajien muutos PRH:lle (ja YTJ:lle jos Y-tunnus), viime vuoden papereiden arkistointi.
• Helmikuu: Viime vuoden toimintakertomuksen viimeistely, vuosi- tai kevätkokouksen kutsuminen koolle, kokouksen valmistelu.
• Maaliskuu: Vuosi- tai kevätkokous.
• Huhtikuu: Jäsenrekisterin päivittäminen.
• Kesä-heinäkuu: Lomaa.

Syyskausi

• Elokuu: Uusien jäsenien rekrytointia varten jäsenlomake kuntoon.
• Syyskuu: Tulevan vuoden toiminnan suunnittelun aloitus.
• Lokakuu: Järjestön syyskokouksen kutsuminen koolle, kokouksen valmistelu, toimintasuunnitelman valmistelu.
• Marraskuu:Järjestön syyskokous, jäsenrekisterin päivittäminen.
• Joulukuu: Toimintakertomuksen koostaminen.

Lähteet

• Miettinen, Lasse & Välke, Olli (2013): Yhdistystoimijan opas, Vihreä Sivistysliitto ry.
• Hellstén, Satu-Maria (2006): Järjestöopas, Tampereen teknillisen yliopiston ylioppilaskunta.