Ero sivun ”Kirjanpito” versioiden välillä

Nykyinen versio 12. joulukuuta 2013 kello 16.22

Rekisteröidyt yhdistykset ovat kirjanpitovelvollisia toiminnastaan, mutta myös muille yhteisöille kirjanpito on erittäin suositeltavaa ja edellytys HYYn avustuksien myöntämiselle. Kirjanpito tarkoittaa, että kaikki yhdistyksen tulot ja menot dokumentoidaan. Kirjanpitoa ohjaa kirjanpitolaki, kirjanpitoasetus sekä niin sanottu hyvä kirjanpitotapa, joka on joukko eri viranomaispäätöksissä vahvistettuja vakiintuneita käytäntöjä. Kirjanpidon tarkoitus on tehdä järjestön rahankäytöstä selkeää, dokumentoitua ja kontrolloitua, jotta raha ei vain katoa.

Kirjanpito tehdään aina yhdeksi tilikaudeksi kerrallaan, ja tämän kirjanpidon perusteella laaditaan tilinpäätös. Yhdistyksen tilikausi on kaksitoista kuukautta, ja se ajoittuu usein yksiin hallituksen toimikauden kanssa. Tilikauden päättyessä hallitus esittää tilinpäätöksen, jossa esitetään menneen vuoden toteumat tuloista ja menoista. Ilman kunnollista kirjanpitoa tilinpäätöksen laatiminen on mahdotonta. Järjestön talous kulkee tilikauden mukaan:

1. Tilikauden alkua ennen on laadittava talousarvio.
2. Edellisen tilikauden tilinpäätös valmistuu tilikauden alussa.
3. Tilinavaus tehdään tilinpäätöksestä löytyvän taseen perusteella.
4. Liiketapahtumien, kuten kassaanmaksujen, kassastamaksujen ja rahoitustapahtumien, kirjaus pitkin vuotta.
5. Tilinpäätös laaditaan tilikauden päätyttyä.

Ilmaisia kirjanpito-ohjelmistoja

Kirjanpito voidaan yhdistyksessä hyvin hoitaa myös paperista tilivihkoa tai taulukkolaskentaohjelmaa käyttämällä, mutta vähemmällä työllä pääsee, kun käyttää kirjanpitoon sitä varten tehtyjä ohjelmistoja. Suomenkielisiä ilmaisia ohjelmistoja kirjanpitoon:

• Tilitin on kirjanpito-ohjelmisto, johon monet järjestöt ovat siirtyneet. Tilittimestä saa erilaisia tulosteita hyvin helposti. Esimerkiksi HYYn talouskoulutuksissa koulutetaan käyttämään Tilitintä.
• Tappio on perinteikäs ja yksinkertainen kirjanpito-ohjelmisto. Tappio ei ole kovin ketterä, mutta on helppokäyttöinen.

Kirjanpito käytännössä

Kirjanpito on maineestaan huolimatta yksinkertaista ja selkeää puuhaa. Vaikka ohjelmistot helpottavatkin työtä, kirjanpito pitää edelleen jonkun tehdä.

Tilit

Kirjanpito perustuu tileihin. Huomattavaa on, että kirjanpidon tili ei tarkoita samaa kuin pankkitili, vaan pankkitili on kirjanpidossa vain yksi tili muiden joukossa. Kirjanpidossa tileillä tarkoitetaan eri otsikoita, joiden alle erityyppiset tulot ja menot on jaoteltu. Kirjanpidon tilejä voivat olla vaikkapa "esiintymispalkkiot", "toimistokulut", "pankkitili" tai "yleisavustukset". Kirjanpidossa on vähintään oltava tilit kaikille tuloslaskelman kohdille. Yhdessä kirjanpidon tilit muodostavat järjestön tilikartan.

Tilikartta sisältää kaikki käytössä olevat tilit, ja sinne voidaan tarpeen mukaan lisätä tilejä uusille toiminnoille. Passiivisia tilejä voi pudottaa pois, jos niillä ei tilinpäätöksessä näy tapahtumia. Kesken tilikauden ei tilejä saa kuitenkaan poistaa.

Kahdenkertainen kirjanpito

Kahdenkertaisen kirjanpidon (kutsutaan usein väärin kaksinkertaiseksi kirjanpidoksi) ideana on, että jokainen kirjanpitoon merkittävä summa kulkee aina kahden tilin kautta.

Jokaisella tilillä on kaksi eri saraketta, joiden nimet ovat debet ja kredit. Yksinkertaistaen näistä voi ajatella, että kredit on puoli, josta lähtee rahaa, ja debet on puoli, johon raha tulee. Jokainen summa joka kirjanpitoon merkitään, kirjataan aina kahdelle tilille, toiseen debet-puolelle ja toiseen kredit-puolelle. Esimerkiksi rahan lisäys kassaan, kuten lipputulojen tilitys, tehdään aina kassatilin vasempaan sarakkeeseen eli debet-puolelle, ja rahojen väheneminen oikealle eli kredit puolelle.

Koska sama summa kirjataan aina sekä debetiin että kreditiin, pitäisi debetin ja kreditin yhteenlaskettu summa olla sama. Siten kirjanpidon paikkansapitävyys voidaan aina tarkistaa: jossakin on virhe, mikäli debitin ja kreditin summat eivät täsmää.

Tilit jaotellaan kirjanpidossa kolmeen pääluokaan, joita koskevat seuraavat kirjaussäännöt:

• Menotilit: Menot kirjataan menotilien debet puolelle. Esimerkiksi "Järjestölehden kulut" -tilin debet-puolelle kirjataan painokulut. Kahdenkertaisen kirjaamisen periaatteen mukaisesti sama kulu kirjataan myös pankkitilin kredit-puolelle.
• Tulotilit: Tulot kirjataan tulotilien kredit puolelle. Esimerkiksi "Järjestölehden tulot" -tilin kredit-puolelle kirjataan tilausmaksutulot. Tulot kirjataan myös pankkitilin debet-puolelle.
• Rahoitustilit:
• Rahoitusomaisuuden tilit: Rahojen ja saamisten lisäykset kirjataan rahoitusomaisuuden tilien debet-puolelle, rahojen ja saamisten vähennykset kirjataan rahoitusomaisuuden tilien kredit-puolelle.
• Pääomatilit: Oman pääoman ja velkojen lisäykset kirjataan pääomatilien kredit-puolelle. Oman pääoman ja velkojen vähennykset kirjataan pääomatilien debet-puolelle.

Maksu- tai suoriteperustainen kirjanpito

Kirjanpito voidaan toteuttaa joko maksu- tai suoriteperustaisena, tämä on järjestön itse valittavissa.

Suoriteperustaisessa kirjanpidossa kirjanpitomerkintä tehdään aina, kun tavara tai palvelu luovutetaan, eli vaikkapa kun järjestölehdet tulevat painosta. Koska lasku tulee aina myöhemmin, suoriteperustaisessa kirjanpidossa, tapahtuma kirjataan ensin ostovelka-tilille kredit-puolelle sekä lehden kulujen debet puolelle. Kun lasku saapuu ja maksetaan, kirjataan summa ostovelkojen debet-puolelle ja pankkitilin kredit-puolelle. Näin siis pankkitililtä on lähtenyt rahaa ja lehden kuluihin "saapunut" rahaa, ja ostovelka-tili on toiminut vain välittäjänä, sillä siellä sama kirjaus on tehty sekä kredit- että debet-puolelle, eli tilit ovat tasan. Suoriteperustaisessa kirjanpidossa yksittäinen tapahtuma merkitään siis aina kaksi kertaa, jos maksu tapahtuu eri aikaan kuin suorite, kuten usein tapahtuu laskutettavien tilauksien kanssa. Suoriteperustaisessa kirjaamistavassa käytetään ostovelka- ja myyntisaatavatilejä.

Maksuperustaisessa kirjanpidossa tehdään merkintä vain kerran, silloin tietysti sekä debet- että kredit-puolelle. Merkintä tehdään, kun maksutapahtuma todella tapahtuu, vaikka suorite kuten lehden painaminen olisi tapahtunut aikaa sitten. Maksuperustainen kirjaamistapa on siis yksinkertaisempi, mutta edellyttää, että taloudenhoitaja muistaa, mitä ostovelkoja järjestöllä on maksettavana ja mitä myyntisaatavia odotetaan saapuvaksi.

Pienemmissä järjestöissä maksuperustainen kirjaamistapa on helpompi vaihtoehto. Jos järjestöllä on kuitenkin paljon ostovelkoja ja myyntisaatavia, eli paljon rahaliikennettä, on helpompaa käyttää suoriteperustaista kirjaamistapaa, sillä saatavat ja velat saattaisivat muuten herkästi unohtua. Monesti valintaa ei tarvitse tehdä, sillä useimmiten suorite, kuten tavaran luovutus, tapahtuu samalla hetkellä kuin maksaminen, vaikkapa yhdistyksen käteiskassasta. Jos järjestö noudattaa suoriteperusteista kirjanpitoa, myös tilinpäätös on laadittava suoriteperustaisesti. Toisaalta myös maksuperusteisessa kirjanpidossa pitää kyetä tilinpäätöksessä osoittamaan, minkä verran velkoja ja saatavia järjestöllä on tilinpäätöshetkellä.

Tositteet

Kirjanpidon todentamiseen tarvitaan aina tositteet. Tositteiden, kuten ostoista saatujen kuittien, tehtävänä on todentaa tehdyt kirjanpitomerkinnät. Muuten kirjanpitoon voisi keksiä merkintöjä. Tositteet numeroidaan tilitapahtumien mukaisella juoksevalla numeroinnilla. Tositteista lisää wikiartikkelissa Rahaliikenne käytännössä. HUOM: Tilitin-ohjelmassa yksittäisen liiketapahtuman kirjausta kirjanpitoon kutsutaan tositteeksi. Tämän lisäksi tarvitaan kuitenkin varsinainen kuitti tai muu todiste liiketapahtuman todellisuudesta.

Tilitin on ohjelmistona varsin yksinkertainen, ja sen avulla on helppo tehdä sekä liiketapahtumien kirjaukset kahdenkertaisena, liiketapahtumien juokseva numerointi eli tositenumerot, selata tilitapahtumia yläreunan nuolinäppäimillä, tarkastella tilikarttaa ja lisätä sekä poistaa tilejä tai ottaa tulosteita. Tilittimen paras puoli onkin juuri tulosteet: siitä saa ulos niin tilikartan (aktiiviset tai kaikki tilit), tiliotteet (yksittäisen tilin tapahtumat), pääkirjan otteen eli luettelon kuluvan tilikauden kirjatuista liiketapahtumista, tilinpäätökseen tarvittavat tuloslaskelman ja taseen tai vaikka tilien saldot. Näiden tulosteiden avulla ajantasaista taloustilannetta on helppo esitellä esimerkiksi hallituksen kokouksessa, kun kirjanpito on pidetty ajan tasalla.

Lähteet

• Mäntyharju, Johanna (2013): Kirjanpidon perusteet -opas HYYn järjestöille
• Miettinen, Lasse & Välke, Olli (2013): Yhdistystoimijan opas, Vihreä Sivistysliitto ry.