Ero sivun ”Tapahtumamarkkinointi” versioiden välillä

Nykyinen versio 3. elokuuta 2015 kello 11.35

Tapahtumat ovat opiskelijajärjestön julkisivu: se mitä suurin osa jäsenistä ja varsinkin ulkopuoliset näkevät järjestöstä. Siksi jokainen järjestö toivoo tapahtumiinsa osallistujia asettamiensa tavoitteiden mukaan. Kaikkien tilaisuuksien ei tarvitse olla massatapahtumia, mutta liika yleisö on hyvin harvinainen haitta järjestöjen tapahtumissa, oli kyseessä sitten runoilta, kirpputori tai vuosijuhlat.

Yleisö ei tule tapahtumaan itsestään. Tapahtumaa on siis markkinoitava, eli aktiivisesti vietävä mahdollisten osallistujien tietoisuuteen. Tapahtumamarkkinoinnissa keskeistä on markkinointiponnistuksien oikea mitoitus tapahtuman suhteen: jos kyseessä on tapahtuma, jolta odotetaan paljon tuottoja tai suurta yleisöä ja valmisteluun on panostettu, on myös markkinointia tehtävä hartiavoimin. Jos taas tapahtumaan ei muutenkaan juuri panosteta tai se on suunnattu vain pienelle joukolle, ei markkinoinnissakaan kannata käyttää kovin suurta volyymia. Tapahtumat myös syövät näkyvyyttä toisiltaan, joten joskus vähemmän on enemmän - jollekin toiselle tapahtumalle.

Viestinnän keinoista kerrotaan myös Järjestöwikin virkailijaoppaan artikkelissa Viestintä.

Tapahtumaviestinnän perusteet

Tapahtuman viestimisessä keskeisintä on lopulta itse tapahtuma. Ilman hyvin suunniteltua ja toteutettua tapahtumaa ei erinomaisestakaan viestinnästä ole hyötyä. Hyvän tapahtuman merkki on myös, että sitä ei järjestä vain yksi taho, vaan mukana on yhteistyökumppaineita. Ihmiset lähtevät keskimäärin mieluummin tapahtumaan, jossa tietävät oman lähiyhteisönsä kuten järjestön olevan mukana.

Viestinnän on myös oltava koherenttia, eli muodostettava selkeä kokonaisuus. Tämä tarkoittaa ainakin: Ristiriitaisia viestejä ei saa olla. Tapahtumalla on hyvä olla tarina, jonka kautta yleisö ymmärtää, ketkä tapahtumaan tulevat, miksi sinne kannattaa tulla, millaista siellä on ja mitä siellä tehdään. Tarinnallisesti kiinnostava tapahtuma herättää keskustelua ja osallistaa yleisöä. Tapahtumasta lähtevien viestien on oltava toisiinsa linkittettyinä, joko url-linkkeinä tai visuaalisesti ja sisällöllisesti. On hyödyllistä, jos sähköpostimainoksesta pääsee Facebook-tapahtumaan ja sieltä blogiin, jonne on myös QR-koodilla linkattu tapahtumajulisteesta ja josta pääsee myös Twitter-keskusteluun.

Yksi olennainen seikka on myös viestinnän selkeästi suunniteltu ja aikataulutettu kokonaisuus. Eri viestien lähtemispäivämäärät, julisteiden levittäjät ja viestinnän kokonaiskuva pitäisi olla selvillä ennen kuin viestintää aletaan toteuttamaan. Tähän auttaa viestintäsuunnitelman laatiminen.

Näkökulma, jota ei pidä unohtaa on monikielisyys. Harva opiskelijatapahtuma on suunnattu vain yhtä kieltä puhuville, ja niinpä ainakin keskeisimmissä viesteissä pitäisi olla vähintään päätiedot englanniksi, mielellään myös ruotsiksi. Kansainvälisyysnäkökulman huomioinnista lisää artikkelissa Kansainvälisyys tapahtumajärjestämisessä.

Tapahtumaviestinnän pääkanavat

• Sähköposti: klassinen sähköpostiviestintä on edelleen tehokasta ja tavoittavaa opiskelijoiden parissa.
• Sosiaalinen media: Sosiaalinen media mahdollistaa hyvin monenlaiset viestinnän keinot, joista lisää alla.
• Painettu viestintä: Julisteet, jaettavat flyerit, mainokset opiskelijalehdissä ynnä muu printtiviestintä on visuaalisesti näyttävää ja luo tunnelmaa, mutta on suhteellisen kallista. Kannatta myös muistaa printeissäkin osoitteet tai QR-koodit jotka johdattavat verkossa tapahtuvaan viestintään.
• Tiedotteet: Perinteiset mediatiedotteet voivat tuntua liian virallisilta opiskelijatapahtuman markkinoinnissa, mutta monissa medioissa julkaistaan tapahtumatietoja ja kiinnostava tapahtuma voi hyvinkin päätyä jutuksikin asti, jos taustalla todella on ideaa.
• Kokeilevat kampanjat: Yllättävät kampanjat kuten flash mobit, luentoiskut, vessoihin ripustettavat mainokset tai puuhun ripustettu banderolli kiinnittävät tehokkaasti huomion, mutta vaativat työtä.

Sähköpostimarkkinointi

Sähköpostiviestinnän check list tapahtumamarkkinointiin:

• Laita ensimmäinen viesti tapahtumasta ajoissa eli noin 4-2 viikkoa ennen tapahtumaa ja muistutusviesti vähän ennen tapahtumapäivää (tai viimeistä ilmoittautumispäivää).
• Lähetä viesti myös muiden järjestöjen ja yliopiston yksiköiden sähköpostilistoille. HYYn tiedottajalta voit kysyä, voisiko hän laittaa tiedotteen myös HYYn listoille.
• Älä lähetä yhdestä tapahtumasta liian montaa viestiä samalle listalle. 2-4 viestiä on yleensä riittävästi.
• Viestin otsikosta pitäisi aina käydä ilmi mistä on kyse, ja jos viestit tapahtumasta, sen päivämäärä.
• Kirjoita heti viestin alkuun selkeästi, mistä on kyse, ketä asia koskee (jos lähetät viestin muillekin kuin niille joita se koskee) ja vaatiiko se toimenpiteitä kuten ilmoittautumista.
• Sähköpostiviestiin ei tarvitse tunkea kaikkea mahdollista tietoa, jos se löytyy jostain muualtakin netistä - tee siis mielummin linkki ja kirjoita sähköpostiin vain oleellisin.
• Muista kertoa viestissä kaikki oleellinen. Esimerkiksi tapahtumasta: Kuka voi tulla, paljonko maksaa, missä on lipunmyynti, mikä tapahtuma ylipäätään on kyseessä (erityisesti jos nimi on erikoinen),missä tapahtuma järjestetään (eli osoite) ja milloin. Kerro myös ilmoittautumisesta, jos sellainen vaaditaan, ja muista selventää, mitä tietoja ilmoittautuessa pitäisi ilmoittaa.

Sosiaalinen media

Sosiaalinen media eli Facebook, Twitter, Instagram ja vastaavat yhteisölliseen sisältöjen jakamiseen tarkoitetut palvelut ovat parhaimmillaan tapahtumien markkinoinnissa. Tapahtumasta voi luoda ilmiön sosiaalisessa mediassa, ennen kuin mitään varsinaista on edes tapahtunut.

Facebookissa viestiessä kannattaa muistaa, että viestit tippuvat nopeasti lukijoiden syötteistä, jos niihin ei tule yhtään reaktiota. Siksi viesti kannattaa laittaa liikkeelle silloin, kun opiskelijat todennäköisimmin sen lukevat. Tämä aika osuu arkipäivään, todennäköisimmin tiistaihin tai keskiviikkoon, ilta-aikaan noin klo 19-22. Myös tapahtumat kannattaa luoda tähän aikaan.

Sosiaalisessa mediassa on suhteellisen helppoa toteuttaa myös yllättävämpiä kampanjoita. Jos esimerkiksi tapahtumasta julkaistaan joka päivä jotakin toisiinsa liittyvässä sarjassa, jonka intensiteetti kasvaa h-hetkeä kohti, potentiaalinen yleisö alkaa odottaa loppuhuipennusta ja itse tapahtumaa. Tällaisia meemejä voivat olla vaikkapa kuvat tapahtuman maskotista eri paikoissa, joulukalenterityyppinen luukku päivässä -kampanja, tapahtuman luonnetta avaavat videot, seminaarin puheenvuoroista julkaistavat blogitekstit tai artikkelit ja niin edelleen.

Kampanjat, sissimarkkinointi ja painotuotteet

Tapahtumamarkkinoinnissa jos missä viestinnässä toimii hyvin yllättävät, yleisön arkeen tulevat kampanjat. Markkinointikielessä tällaista toimintaa kutsutaan sissimarkkinoinniksi, ja se voi tarkoittaa mitä vain massaluennon alussa opettajan kanssa sovitusti pidettävästä tietoiskusta, kampuksilla toteutettuihin flash mobeihin eli hetkellisiin, yllättäviin tempauksiin tai tiedekunnan vessoihin jaetuista flyereista Unicafessa heiluvaan tapahtumamaskottiin. Olennaista on yllätyksellisyys ja viihteellisyys: kukaan ei halua tulla yllätetyksi ikävällä tavalla, mutta sen sijaan iloinen yllätys piristää päivää.

Tällainen kampanjaluonteinen viestintä on syytä aina sitoa muuhun tiedottamiseen. Muuten se on epätehokasta ja voi johtaa väärinkäsityksiin.

Myös ilman hassuttelevia temppuja voi tehdä kampanjoita. Ständin pitäminen vaikkapa opiskelijajärjestön suunnistustapahtumassa tai muuten vaan kampuksella tuo kivasti näkyvyyttä ja mahdollistaa lippujen myynnin saman tien. Yliopiston vahtimestareilta voi kysellä ständipaikkoja myös sisätiloissa.

Myös painotuotteet kuten julisteet ja flyerit pitävät edelleen pintansa. Julisteilla tapahtumalle saadaan luotua yhtenäinen visuaalinen ilme ja toisaalta niissäkin voi olla esimerkiksi QR-koodin kautta yhteys Facebook-tapahtumaan. Flyereita voi jättää myös paikkoihin joissa opiskelijat käyvät kuten luentosalien ja opiskelijaravintoiloiden pöydille. Myös yllättävämmät painotuotteet kuten mainosteippi tai -tarrat voi luoda visuaalista ilmettä ja levittää sanaa yllättäviin paikkoihin. Painotuotteiden levittämisessä on syytä muistaa kohtuus. Yliampuva markkinointi paikoilla joissa se ei ole suotavaa voi tuottaa valituksia ja vahingonkorvausvaatimuksen, mikä ei ole hyvää viestintää.

Viisi ideaa tapahtumamarkkinointiin

1. Ole ajoissa liikeellä: Jotta tapahtumaan tulisi kukaan, on viestintä aloitettava ajoissa. Mitä aiemmin, sen parempi, mutta viimeistään kuukautta ennen pitäisi ensimmäinen viesti lähteä. Tämä tarkoittaa, että myös tapahtuman toteutuksen suunnittelu pitää aloittaa ajoissa, mutta mikä oikeastaan estää päättämästä tapahtuma-aikataulua jo vuoden alussa?
2. Ota yleisö haltuun jo ennen varsinaista tapahtumaa: Tapahtuman ympärille voi luoda kuhinaa jo ennen h-hetkeä, esimerkiksi kilpailujen, sosiaalisessa mediassa julkaistujen "jatkotarinoiden" tai tapahtumaan liittyvien flash mobien kautta. Yksi hyvä keino on myös fiilistellä aiempaa tapahtumaa, esimerkiksi edellisvuoden vuosijuhlaa. Olennaista on, että ennakkotempaukset ovat huolella suunniteltuja ja linkittyvät tapahtumaan loogisesti. Muuten ne voivat jäädä irrallisiksi tai vaikuttaa keinotekoisilta.
3. Vinkkaa tapahtumasta mediaan ja yhteistyötahoille: Jos kyseessä on julkinen tapahtuma, jossa on jotain uutta tai erilaista, voivat esimerkiksi paikallislehdet, yhteistyöyritykset tai yliopiston yksiköt innostua tekemään jutun siitä, ja siten tapahtuma kasvaa kuin itsestään. Esimerkiksi tiedekunnilla on omat tiedottajansa ja verkkotoimittajansa, joten sieltä voi saada yllättävää viestintätukea. Yliopiston viestijät ja media voivat tarttua yhtä hyvin seminaarikutsuun kuin allasbilemainokseenkin jos kokevat sen kiinnostavaksi. Yhteinen kampanja yhteistyöyrityksen kanssa voi myös toimia, jos tavoitteet kohtaavat.
4. Paisuta tapahtuma yli fyysisten rajojen: Tapahtuman aikana ja sen jälkeen tapahtumasta voi tehdä kokoaan suuremman levittämällä sen sosiaaliseen mediaan. Esimerkiksi tapahtuman oma Twitter-#avainsana voi aloittaa vilkkaan keskustelun tai juhlatilaisuuden videostream voi osallistaa myös ne, jotka eivät päässeet paikalle. Myös niin sanottu liveblogaus eli kommenttiketju Facebook-seinällä voi toimia esimerkiksi avoimissa kokouksissa tai seminaareissa. Näin tapahtuma jää eloon vielä sen päättymisen jälkeenkin.
5. Hyödynnä aiempi tapahtuma: Nosta menneen tapahtuman tilannekuvia ja huippukohtia esiin viestinnässä tapahtuman jälkeen sekä ennen mahdollista seuraavaa tapahtumaa. Palauta ihmisten mieliin, miten siistiä tapahtumassa olikaan.

Lähteet

• Mashable: When Are Facebook Users Most Active?
• Aalto-yliopiston ylioppilaskunta (2012): Yhdistysopas