Tahlon käyttöohje

TAHLO, tai Tahlo, on lyhenne sanoista 'toiminta-avustuksen hakulomake'. TAHLO avataan alkuvuodesta ja suljetaan järjestötiedotteessa erikseen määrättävänä päivänä, yleensä helmikuun lopussa. Lomakkeen aukioloaikana järjestöt voivat päivittää yhteystietonsa ja jättää järjestelmään toiminta-avustuksen hakuliitteensä. Hausta on lisätietoja sivulla Toiminta-avustus. TAHLOn täyttäminen on ehdotonta HYYn toiminta-avustuksen saamiseksi.

TAHLOon kirjaudutaan järjestökohtaisilla tunnuksilla osoitteessa https://hyy.helsinki.fi/tahlo2/#login. Jos järjestön tunnus tai salasana hukkuu, HYYn järjestöasiantuntijalta voi tiedustella uutta salasanaa. Jos haluat löytää järjestösi vanhat tiedot, kirjaudu vanhaan järjestelmään täällä: https://hyy.helsinki.fi/tahlo_old/index.php/

Oheen on kerätty sivukohtaiset ohjeet siitä, kuinka TAHLO tulee täyttää. Mikäli nämä ohjeet eivät vastaa kysymykseesi, voit ottaa yhteyttä järjestöasiantuntijaan, HYYn hallituksen talousjohtokunnan puheenjohtajaan tai järjestövastaavaan.

Perustiedot

Täytä sivun tyhjät kohdat tai tarkista järjestelmässä jo olevien tietojen oikeellisuus. Tällä sivulla näkyvät automaattisesti edeltävän vuoden tiedot.

Käyttönimi: Nimi, jota järjestösi käyttää itsestään. Esim: Akateeminen Tuubaseura

Virallinen nimi: Nimi, jolla järjestö on viety yhdistysrekisteriin. Esim: Helsingin Yliopiston Akateeminen Tuubaseura ry.

Lyhenne: Järjestön nimestä (mahdollisesti) tehty lyhenne. Esim: Tuubaseura

Postiosoite: Järjestön postiosoite. Jos järjestöllä on postilokero esimerkiksi Uudella ylioppilastalolla tai laitoksella, kirjoita tähän postilaatikon osoite. Jos järjestön postin vastaanottaa joku hallituksen jäsen, esim. puheenjohtaja, kirjoita osoitteeksi puheenjohtajan kotiosoite.

Pj:n/hallituslistan osoite: Osoite, johon lähetetään esimerkiksi kaikki HYYltä tulevat järjestötiedotteet. Tähän kannattaa täyttää sellainen osoite, jolla tavoittaa mahdollisimman monta aktiivitoimijaa tiedonkulun nopeuttamiseksi. Jos järjestöllä on hallituksen oma postilista, täytä tähän sen osoite. Huomaa, että tähän osoitteeseen lähetetään myös uusi salasana hukatun tilalle.

Puhelin: Puheenjohtajan tai muun yhteydenotoista huolehtivan henkilön puhelinnumero.

Pankkiyhteys: Tili, jolle järjestölle myönnetty toiminta-avustus maksetaan. Täytä pankkitilin numero IBAN-muodossa.

Yhdistys rekisteröity: Onko yhdistys Patentti-ja rekisterihallituksen yhdistysrekisterissä? Rekisteröitymispäivämäärän voit tarkistaa PRH:n Yhdistysnetistä.

Rekisteröintipäivämäärä: Päivämäärä, jona yhdistys rekisteröitiin PRH:n yhdistysrekisteriin. Jätä tyhjäksi, jos yhdistystä ei ole rekisteröity.

Perustamispäivämäärä: Päivämäärä, jona yhdistys perustettiin. Jos järjestö ei ole rekisteröity yhdistys, täytä tähän järjestön perustamispäivämäärä.

Toimiiko yhdistys jonkin muun järjestön alaisuudessa: Toimiiko järjestö jonkin kattojärjestön alaisuudessa? Ainejärjestö voi toimia tiedekuntajärjestön alaisuudessa tai harrastejärjestöllä voi mahdollisesti olla kansallinen tai kansainvälinen kattojärjestö.

Alajärjestöt: Mikäli järjestö toimii itse kattojärjestönä toisille järjestöille, täytä alajärjestöjen nimet tähän.

Yhdistyksen hallitus: Täytä tähän tiedot hallituksen jäsenistä. Yksi virka/vastuualue per rivi, yksi nimi per rivi. Huomaa, että puheenjohtaja, taloudenhoitaja ja sihteeri ovat pakollisia kenttiä. Vastaavat kootaan HYYn tiedotuslistoille, esimerkiksi opintovastaavat opintovastaavien tiedotuslistalle jne. Lisää rivejä painikkeesta.

Vuositiedot

Tällä hakemuksella järjestömme anoo/ei ano HYYn toiminta-avustusta vuodelle 2014: Raksi ruutu, mikäli järjestösi hakee HYYn toiminta-avustusta.

Järjestön jäsenmäärä 31.12.201x: Tarkista jäsenrekisteristä, kuinka monta jäsentä järjestössä oli kyseisen vuoden lopussa.

Joista HYY:n jäseniä: Kuinka moni edellä mainituista on HYYn jäsen.

Jäsenmäärän laskentaperuste: Pudotusvalikko antaa kolme vaihtoehtoa: "Jäsenluettelo", "Jäsenmaksun maksaneet" ja "Muu". Valitse niistä se, jonka perusteella aiemmin syöttämäsi jäsenmäärä on laskettu.

Muu peruste, mikä: Mikäli vastasit edelliseen kysymykseen "Muu", selvennä tähän, kuinka jäsenmäärä on laskettu.

Jäsenmaksun maksaneita 201x: Kuinka moni järjestön jäsen maksoi jäsenmaksun kyseisenä vuonna.

Jäsenmaksun suuruus: Kuinka suuri järjestön jäsenmaksu on vuonna 2012

Arvioi järjestönne toimintakertomuksen perusteella, kuinka monta jäsentilaisuutta (juhlat, ekskursiot, luentotilaisuudet, kerhoillat yms.) teillä oli vuonna 201x: Ilmoita tähän kohtaan osallistujamäärittäin, kuinka monta minkäkin suuruista jäsenistölle suunnattua tilaisuutta järjestöllä oli edeltävänä vuonna. Mikäli järjestönne on osallistunut esimerkiksi festareille, lasketaan tapahtuma festareille osallistuneiden järjestön jäsenten, ei tapahtuman kokonaisosallistujamäärän mukaan.

Kalenteriteksti

Syötä halutessasi järjestösi kuvaus, joka painetaan HYY:n julkaisemaan ylioppilaskalenteriin. Tekstin kalenteriin saa vain tämän lomakkeen täyttämällä. Vuonna 2014 ylioppilaskalenterista tulee vain yksi versio, jossa käytetään suomea ja ruotsia rinnakkain, eli vuonna 2014 ei tulla julkaisemaan kahta erillistä kieliversiota ylioppilaskalenterista. Voit käyttää järjestön kalenteritekstissä haluamiasi kieliä. Teksti voi olla enintään 400 merkin pituinen. HYYllä on oikeus muokata ja lyhentää tekstejä.

Toimitilat

Mikäli järjestölläsi on oma kerhotila, klikkaa kohtaa "lisää rivi" tai tarkista tilan tiedot kohdasta "Muokkaa tietoja". Avautuvalle sivulle kirjoitetaan tiedot tilasta: Tila on -kohdasta valitaan pudotusvalikosta sopiva vaihtoehto. Muihin kenttiin kirjoitetaan vaaditut tiedot.

Lehdet

Mikäli järjestösi julkaisee lehteä, valitse listasta lehden nimi ja tarkista avautuvalta sivulta lehden tiedot. Huomaa, että tälle sivulle ilmestyvät automaattisesti edeltävän vuoden tiedot. Mikäli järjestösi perustaa uuden lehden, klikkaa kohtaa "lisää lehti". Avautuvalle sivulle kirjoitetaan vaaditut tiedot lehdestä. Kysyttyjä tietoja käytetään HYYn myöntämän lehtituen jakamiseen.

Liitteet

Tälle sivulle ladataan toiminta-avustushakemuksen liitteet. Kaikkien liitteiden on oltava pdf-muotoisia. Järjestelmään ladattujen liitteiden kohdalla lukee joko "Liite on vastaanotettu sähköisenä ja todettu kelvolliseksi." tai "Liite on vastaanotettu sähköisesti ja se odottaa järjestösihteerin tarkastamista." Jälkimmäinen tarkoittaa, että liitettä ei ole todennettu lopulliseksi versioksi (esim. talousliitteet voi jättää TAHLOon alustavina) tai se on jätetty väärässä tiedostomuodossa, jolloin sitä ei ole saatu auki.

Mallidokumentit liitteistä ovat tarkasteltavissa sivulla Avustuksia koskevat mallidokumentit.

Järjestötuki

Tämän sivun täyttää HYYn talousjohtokunta. Talousjohtokunta täyttää sivulle toiminta-avustusjaon lopuksi järjestölle myönnetyn tukisumman sekä hakemusliitteisiin perustuvat yksilöidyt myöntöperusteet.

Järjestökysely

Tämä sivu saattaa sisältää jonkinlaisen järjestötoimintaan liittyvän kyselyn, joka vaihtelee vuosittain. Mikäli kuluvana vuonna ei ole järjestökyselyä, sivu ei ole täytettävissä.