Ryhmäkoonnit

Vuoden päättäminen - mitä puheenjohtajan tulee tehdä

Pienen tutustumiskierroksen jälkeen kävimme läpi niitä mietityttäviä asioita, jotka osallistujilla olivat päällimmäisenä mielessä. Näitä mietittiin pienemmissä ryhmissä ja käytiin sen jälkeen lävitse yhdessä. Välissä oli kalvosulkeiset pienessä mittakaavassa, joiden aikana keskityttiin erityisesti alussa esille tulleisiin kysymyksiin ja muihinkin matkan varrella mieleen tulleisiin asioihin. Vuoden päättämiseen liittyy niin monia asioita, joista huolehtia, että aika kävi jälkimmäisen ryhmän kanssa hieman naftiksi, olisin halunnut käydä paremmin läpi heiltä tulleita kysymyksiä.

Esiin nousseita asioita, jotka vuoden loppumisessa eniten askarruttivat:

- kuinka löytää seuraajia itselleen ja muille (iso osa oli jonkin pienehkön järjestön toimijoita)

- mitkä ovat yleisimmät virheet joiden seurauksena ei vastuuvapautta myönnetäkään

- "pelkään kuollakseni toiminnantarkastusta", tämä kommentti niiltä jotka tulivat "Toiminnantarkastuksen alkeista"

- mitä tulee laittaa toimintakertomukseen

“Miten meni noin niinku omasta mielestä – Avautumista ja vertaistukea.”

Työpajan ideana oli rennosti ja epäformaalisti, ilman sen suurempaa rakennetta tarjota osallistujille mahdollisuus kertoa vuodestaan - hyvistä ja huonoista hetkistä - ja saada vertaistukea. Työpaja aloitettiin nimikierroksella, jonka jälkeen kukin osallistuja sai kertoa päällimmäisiä tuntemuksia kuluneesta vuodesta. Tämän jälkeen tartuttiin spesifimmin aiheisiin, jotka kumpusivat esiin osallistujien puheenvuoroista ja keskusteltiin niistä. Kaikenlaisesta oli selvitty. Huumori, herkut ja hyvät tyypit ympärillä olivat auttaneet jaksamaan haasteellisissakin hetkissä.

Miten välittää tietoa tulevalle hallitukselle?

Työpajassa käytiin läpi asioita, mitä pitää muistaa sanoa seuraajalle. Työskentely työpajassa tapahtui osittain parityönä, mutta myös asiasta presiksen kautta.

Jotta seuraajan perehdyttäminen sujuu mahdollisimman hyvin, on virkailijan tärkeä pitää muistiota vuoden tapahtumista sitä mukaa kuin niitä on. Tämä toimii perehdytyksen pohjana. Kannattaa myös miettiä perehdyttämistä niin paperilla kuin suullisesti. Tiedot saattavat erota, minkä lisäksi paperinen pohja toimii hyvänä apuvälineenä seuraajalle vuoden mittaan.

Testamentti on perehdytyksen kirjallinen osuus ja siinä kannattaa kertoa kaikki vuoden aikana kertynyt kokemus ja tieto. Kannattaa aloittaa sillä, että kerrot mitä sinun mielestäsi kuuluu toimenkuvaan. Tämän jälkeen voit jatkaa siihen, mitä tehtäviä omasta mielestäsi kannattaa tehdä alkuvuonna ja mitä säästää loppuvuoteen. Suositeltavaa on myös kertoa perusteluja sekä omia kokemuksia asioiden hoidosta: mitä jäi tekemättä, mikä onnistui hyvin/huonosti, ketkä ovat avainhenkilöt, kenellä on avaimet ja minne, onko tullut uusia ideoita.

Puheenjohtajan tehtäviin kuuluu pääasiassa asioiden esittely, kokousten puheenjohtaminen ja edustaminen. Puheenjohtajan tehtäviin kuuluu myös muita asioita, mutta mitä? Perehdyttäessä puheenjohtajaa kannattaa miettiä yhdessä, miten oman järjestön vuosikalenteri asettuu ja sitä, mitä asioita on liikkeellä niin yliopistolla, ylioppilaskunnassa kuin omassa järjestössä. Vuosikalenteriin kannattaa hahmotella myös kokousaikatauluja sekä isompia tapahtumia.