Järjestövaliokunnan kokous III/2014

Helsingin yliopiston ylioppilaskunta
Järjestövaliokunnan kokous 3/2014
Kokoushuone Sparre, Uusi ylioppilastalon
12.3.2014 klo 17.00
Pöytäkirja

Läsnä:
Ahto Harmo, puheenjohtaja
Vihtori Suominen, sihteeri
Mari Kyllönen, hallituksen järjestövastaava
Mikael Lehtonen
Emmi Virtanen
Minna Mäkitalo
Kerttu Kaikkonen, kohdasta 4

Ilmoittaunut esteen:
Pasi Pykälistö
Miran Hamidulla
Susanna Jokimies
Jyrki Eriksson
Tuomas Junno
Laura Luoto
Jari Rinta-aho

1. Avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen ajassa 17:05

2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

Hyväksyttiin pöytäkirja seuraavalla huomiolla: kohdan 7. valiokunnan kokonaisbudjetin summa oli virheellinen, oikea luku on 1 700 euroa.

3. Saapunut posti

Merkittiin tiedoksi saapunut posti. Järjestövaliokunnalle oli saapunut Kehitysyhteistön ABC järjestöille - vihko sekä Varsinaissuomalainen -osakuntalehti.

4. Toimintasuunnitelma

Mikael toimii toimintasuunnitelma sihteerinä. Käytiin läpi ja hyväksyttiin valiokunnan toimintasuunnitelma muutoksineen. Asiakirjat ovat katsottavissa HYYn järjestöwikisivustolla. Käytiin läpi vuoden budjetti. Hyväksyttiin valiokunnan budjetti vuodelle 2014:

PJ-seminaarit 950 euroa
Avajaiskarnevaali 300 euroa
Toimistokulut 50 euroa
Kokoustarjoitut 100 euroa
Kilpailut 300 euroa

Yhteensä 1700 euroa

5. Domus Gaudiumin järjestökierros

Valiokunta tutustuu hallituksen kokouksen yhteydessä 1.4. Domus Gaudiumilla oleviin järjestötiloihin. Luvassa on kokouksen lisäksi tiloissa toimiviin järjestöihin tutustumista. Alustava aikataulu vierailulle on seuraavanlainen:

16:30 Arkisto
17:00 Valiokunnan kokous
18:30 Osakunnat/ulrika
19:00 Ulrika/ osakunnat
19:30 Gustavus Rex
20:00 Christina Regina

6. Järjestöseminaari

Seminaari järjestetään Kaisa-kirjastossa, suuremmassa noin 50 henkilön luentosalissa ja kolmessa pienryhmätilassa. Seuraavaan kokoukseen mennessä ovat seminaariin suunnittelut workshoppien koulutussisällöt tarkemmin selvillä. Mari oli suunnittelut, että koulutukset voisivat muodostaa kullekkin vastuualueelliselle erityisen „koulutuspolun“. Keskusteltiin workshoppien painotuksista ja sisällöistä.

Päätettiin jatkaa keskustelua sähköisesti.

7. META

8.4. järjestetään valiokunnan kouluttajakoulutus Caisassa. Keskustetiin puheenjohtajaseminaarin koulutuksien palautekoontien kokoamisesta. Koonnin ja palautteiden käsittelemiseksi Mikael ja Ahto näkevät lähiviikkoina. Tapaamisesta tulee tietoa viestintäkanavia pitkin.

Koonnit puheenjohtajaseminaarista toimitetaan järjestötiedotteen yhteydessä.

Vihtori ja Ahto suunnittelivat tänään puheenjohtajan työkalut -koontia seuraavaan järjestötiedotteeseen.

Alina-salin varaamisesta järjestöille toimitettiin alkuviikosta sähköpostia. Alina-salin käytöstä järjestetään 18.3. koulutus ennen järjestövaliokunnan kokousta.

Orientaatio II järjestetään 25.9.

8. Päätös

Päätettin kokous ajassa 18:51.