Ero sivun ”Järjestövaliokunta” versioiden välillä

Järjestöwiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun
(→‎Varauskierrokset)
(→‎Toimihenkilöt)
 
(32 välissä olevaa versiota 3 käyttäjän tekeminä ei näytetä)
Rivi 2: Rivi 2:
  
 
= Toiminta =
 
= Toiminta =
 +
 +
Järjestövaliokunnan toiminta painottuu kevät- ja syyslukukauteen ylioppilaskunnan ja sen piirissä toimivien järjestöjen toiminnan mukaisesti.
 +
 +
== Kokoukset ==
 +
Järjestövaliokunta kokoustaa tarpeen ja toiminnan määrän mukaisesti lukukausien aikana. Kokouksissa käsitellään HYYn järjestökentän ajankohtaisia asioita, suunnitellaan koulutuksia ja kilpailuja sekä muuta valiokunnan toimintaa. Kokoukset ovat avoimia kaikille järjestötoiminnasta kiinnostuneille HYYn jäsenille.
  
 
== Koulutukset ==
 
== Koulutukset ==
−
Järjestövaliokunta järjestää HYYn piirissä toimivien järjestöjen puheenjohtajille seminaarin sekä keväällä että syksyllä. Vuonna 2014 kevään seminaari on suunnattu sisällöllisesti hiljattain toimessaan aloittaneille puheenjohtajille ja sen tarkoituksena on tarjota osallistujille vertaistukea sekä välineitä vuoden käynnistämiseen ja hallituksen toiminnan ohjaamiseen tutustuttaen samalla toimijoita yli tiedekunta- ja järjestörajojen. Syksyn 2014 seminaarissa vuorostaan käydään yhdessä läpi kulunutta vuotta sekä tarjotaan työkaluja toiminnan jatkuvuuteen. Seminaarien yleisessä osuudessa on muita järjestöjen arkeen liittyviä puheenvuoroja.
+
Järjestövaliokunta järjestää HYYn piirissä toimivien järjestöjen puheenjohtajille seminaarin sekä keväällä että syksyllä. Vuonna 2016 kevään seminaari on suunnattu sisällöllisesti hiljattain toimessaan aloittaneille puheenjohtajille ja sen tarkoituksena on tarjota osallistujille vertaistukea sekä välineitä vuoden käynnistämiseen ja hallituksen toiminnan ohjaamiseen tutustuttaen samalla toimijoita yli tiedekunta- ja järjestörajojen.  
 +
 
 +
Muita koulutuksia kuten Alina-salin käyttökoulutuksia järjestetään aina tarpeen mukaan tai vuosittaisten projektien mukaisesti.
  
 
== Varauskierrokset ==
 
== Varauskierrokset ==
−
Alina-salia voi varata kaksi kertaa vuodessa toteutettavien varauskierrosten aikana. Varauskierroksia on kaksi kappaletta ja molemmilla kierroksilla voi hakea yhtä vuoroa. Varauksen tekevän järjestön tulee olla osallistunut Alina-salin käyttökoulutukseen vuoden 2014 aikana, tai osallistua erikseen järjestettävään lisäkoulutukseen. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.
+
Järjestövaliokunta vastaa Alina-salin varauskierrosten toteuttamisesta.
  
−
Kevään 2014 varauskierrokset
+
Alina-salia voi varata kaksi kertaa vuodessa toteutettavien varauskierrosten aikana. Varsinaisia varauskierroksia on kaksi kappaletta ja molemmilla kierroksilla voi hakea yhtä vuoroa. Tämän lisäksi on ennakkovarauskierros ennen varsinaisia varauskierroksia. Mikäli järjestölle myönnetään vuoro ennakkovarauskierroksella, voi järjestö tehdä vain yhden varauksen varsinaisilla varauskierroksilla. Varauksen tekevän järjestön tulee olla osallistunut Alina-salin käyttökoulutukseen kulloinkin kuluvan vuoden aikana, tai osallistua erikseen järjestettävään lisäkoulutukseen. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.
  
−
Varaukset tehdään sähköisellä lomakkeella.
+
== Kilpailut ==
 +
Järjestövaliokunta järjestää vuosittain järjestöille suunnattuja kilpailuja. Perinteikkäimpiä kilpailuja ovat järjestölehti- ja haalarimerkkikilpailut. Kilpailut vaihtelevat jonkin verran vuosittain. Järjestövaliokunta auttaa tarvittaessa myös muita valiokuntia niiden mahdollisten kilpailujen koordinoimisessa ja tiedottamisessa.  
  
−
Ennakkovaraus
+
Vuonna 2016 kilpaillaan seuraavissa sarjoissa:
−
Ennakkovarausaika on 25.–31.3. Tällöin järjestöillä on mahdollisuus varata juhlatiloja ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista, mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy (esim. vuosijuhla) hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovaraukset toimitetaan sähköpostitse järjestövaliokunnan puheenjohtaja Ahto Harmolle osoitteeseen ahto.fi.harmo(ääät)helsinki.fi
+
<li>Haalarimerkki
−
 
+
<li>Järjestölehti
−
Ennakkovarauksesta on käytävä ilmi:
+
<li>Sitsilaulu
−
<ul>
+
<li>Liikuntatapahtuma
−
<li>Varaava järjestö
+
<li>Kansainvälisyystapahtuma tai -teko
−
<li>Yhteyshenkilö ja puhelinnumero
+
<li>Työelämätapahtuma tai -teko
−
<li>Tapahtuma, johon tila halutaan varata, ja tilaisuuden luonne
+
<li>Koulutuspoliittinen teko
 
</li>
 
</li>
−
</ul>
+
== Tilakierrokset ja -vierailut ==
 +
Järjestövaliokunta kiertää vuosittain mahdollisuuksien mukaan eri ylioppilaskunnan piirissä toimivien järjestöjen tiloja ja vierailee HYYn omissa järjestökäytön ulkopuolisissa tiloissa kuten esimerkiksi arkistolla.
  
−
Päätökset ennakkovarauksista tekee järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa 1.4. klo 17-19.
+
= Tiedotus ja viestintä =
 +
Valiokunnan sisäiseen viestintään ja tiedotukseen käytetään virallisena kanavana valiokunnan sähköpostilistaa. Listan lisäksi keskustelua käydään valiokunnan Facebook-ryhmässä. Sekä sähköpostilista että Facebook-ryhmä ovat avoimia kaikille.
  
−
Varsinaiset varauskierrokset
+
Kokouskutsut esityslistoineen lähetään valiokunnan sähköpostilistalle, mutta niistä tiedotaan myös HYYn järjestöasioiden Facebook-sivuilla sekä Facebook-ryhmässä.
−
Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/varaukset/. Varauskierrokset ovat 3.4.–7.4. ja 10.4.–14.4.
+
  
−
Varauksen saapumisaika ei vaikuta tilan saamiseen, mutta puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos varauksissa esiintyy päällekkäisyyksiä, tarjotaan kyseisille järjestöille sovittelulla muita vapaita vuoroja. Jos sopuun ei päästä, ratkaistaan tilan saaja arpomalla. Sovittelusta ja arvonnasta vastaa järjestövaliokunnan puheenjohtaja yhdessä valiokunnan kanssa.
+
Koulutuksista, kilpailuista, varauskierroksista sekä muusta valiokunnan järjestöille suuntaamasta toiminnasta tiedotetaan HYYn virallisessa järjestötiedotteessa sekä HYYn järjestöasioiden Facebook-sivuilla. Tarvittaessa lähetetään järjestötiedotteen lisäksi muita virallisia tiedotteita.
  
−
HUOM! Järjestön nimeämän yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa puhelimella varauskierrosten päätyttyä, kun varauksia käsitellään. Näin päällekkäisten varausten sovittelu on mahdollista. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia päivämääriä siltä varalta, että alkuperäinen tilavaraus menee päällekkäin toisen järjestön tapahtuman kanssa. Varmistakaa myös aina ennen jokaista varausta, että toivomanne päivä on vapaa!
+
HYYn järjestöwikiä (kuten tätä sivua) käytetään valiokunnan toiminnan pidempiaikaiseen tiedottamiseen sekä arkistointiin. Valiokunnan kokousten pöytäkirjat julkaistaan julkisina wikiin.
  
−
I kierros
+
= Yhteystiedot =
 
<ul>
 
<ul>
−
<li>Varausaika 3.4. klo 12.00 – 7.4. klo 22.00. Varaukset tehdään lomakkeeseen
+
<li>Sähköpostilista: jarj-vlk (ät) helsinki.fi
−
<li>https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/49284/lomake.html
+
<li>Facebook-sivu: https://www.facebook.com/HYYnJarjestoasiat
−
<li>Varausten käsittely 8.4. klo 17.00-20.00
+
<li>Facebook-ryhmä: https://www.facebook.com/groups/507607556023993/
 
</li>
 
</li>
 
</ul>
 
</ul>
−
 
+
=== Toimihenkilöt ===
−
II kierros
+
 
<ul>
 
<ul>
−
<li>Varausaika 10.4 klo 12.00 - 14.4. klo 22.00. Varaukset tehdään lomakkeeseen
+
<li>Puheenjohtaja: Matias Nurmi ( matias.i.nurmi (ät) helsinki.fi / 0503790288 )
−
<li>https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/49285/lomake.html
+
<li>Varapuheenjohtajat: Jane Kärnä (jane.karna (ät) helsinki.fi) ja Elina Nieminen (elina.ae.nieminen (ät) helsinki.fi)
−
<li>Varausten käsittely 15.4. klo 17.00-20.00
+
<li>Sihteerit: Susanna Ranta, Matias Koponen
 
</li>
 
</li>
 
</ul>
 
</ul>
  
−
Huomaathan, että varauskierrokset eivät pääty puoliltaöin!
+
= Dokumentit =
  
−
Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kierrosten jälkeen.
+
[[Järjestövaliokunnan toimintasuunitelma 2016 | Toimintasuunitelma 2016]]
  
−
Varaukset kierrosten jälkeen
+
[[Järjestövaliokunnan vuosikalenteri 2016 | Vuosikalenteri 2016]]
−
Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 17.4. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät HYYn varauskalenterista osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/varaukset/
+
  
−
Varausten priorisointi
+
[[Järjestövaliokunnan vuosikalenteri 2015 | Vuosikalenteri 2015]]
−
Ennakkovaraus koskee erityisesti vuosijuhlia, vuosijuhlien jatkoja ja tietyn päivämäärän tapahtumia. Varsinaisilla varauskierroksilla eniten painoarvoa ovat perinteisesti saaneet järjestöjen yhteistyötapahtumat. Priorisoinnista päättää järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.
+
  
−
Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot löytyvät osoitteesta
+
[[Järjestövaliokunnan pöytäkirjat | Pöytäkirjat]]
−
http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alina-salin%20k%C3%A4ytt%C3%B6ehdot%202014.pdf
+
  
−
== Yhteystiedot ==
+
[[Järjestövaliokunnan toimintasuunitelma 2014 | Toimintasuunitelma 2014]]
  
−
== Dokumentit ==
+
[[Järjestövaliokunnan vuosikalenteri 2014 | Vuosikalenteri 2014]]
  
−
[[Järjestövaliokunnan toimintasuunitelma 2014 | Toimintasuunitelma 2014]]
+
[[Katusitsit 2014 | Katusitsit 2014]]
−
 
+
−
[[Järjestövaliokunnan pöytäkirjat | Pöytäkirjat]]
+
  
 
[[Luokka:Järjestövaliokunta]]
 
[[Luokka:Järjestövaliokunta]]

Nykyinen versio 26. elokuuta 2016 kello 10.01

HYYn järjestövaliokunta on järjestötoiminnasta kiinnostuneiden vapaaehtoisten muodostama toimielin.

Toiminta

Järjestövaliokunnan toiminta painottuu kevät- ja syyslukukauteen ylioppilaskunnan ja sen piirissä toimivien järjestöjen toiminnan mukaisesti.

Kokoukset

Järjestövaliokunta kokoustaa tarpeen ja toiminnan määrän mukaisesti lukukausien aikana. Kokouksissa käsitellään HYYn järjestökentän ajankohtaisia asioita, suunnitellaan koulutuksia ja kilpailuja sekä muuta valiokunnan toimintaa. Kokoukset ovat avoimia kaikille järjestötoiminnasta kiinnostuneille HYYn jäsenille.

Koulutukset

Järjestövaliokunta järjestää HYYn piirissä toimivien järjestöjen puheenjohtajille seminaarin sekä keväällä että syksyllä. Vuonna 2016 kevään seminaari on suunnattu sisällöllisesti hiljattain toimessaan aloittaneille puheenjohtajille ja sen tarkoituksena on tarjota osallistujille vertaistukea sekä välineitä vuoden käynnistämiseen ja hallituksen toiminnan ohjaamiseen tutustuttaen samalla toimijoita yli tiedekunta- ja järjestörajojen.

Muita koulutuksia kuten Alina-salin käyttökoulutuksia järjestetään aina tarpeen mukaan tai vuosittaisten projektien mukaisesti.

Varauskierrokset

Järjestövaliokunta vastaa Alina-salin varauskierrosten toteuttamisesta.

Alina-salia voi varata kaksi kertaa vuodessa toteutettavien varauskierrosten aikana. Varsinaisia varauskierroksia on kaksi kappaletta ja molemmilla kierroksilla voi hakea yhtä vuoroa. Tämän lisäksi on ennakkovarauskierros ennen varsinaisia varauskierroksia. Mikäli järjestölle myönnetään vuoro ennakkovarauskierroksella, voi järjestö tehdä vain yhden varauksen varsinaisilla varauskierroksilla. Varauksen tekevän järjestön tulee olla osallistunut Alina-salin käyttökoulutukseen kulloinkin kuluvan vuoden aikana, tai osallistua erikseen järjestettävään lisäkoulutukseen. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.

Kilpailut

Järjestövaliokunta järjestää vuosittain järjestöille suunnattuja kilpailuja. Perinteikkäimpiä kilpailuja ovat järjestölehti- ja haalarimerkkikilpailut. Kilpailut vaihtelevat jonkin verran vuosittain. Järjestövaliokunta auttaa tarvittaessa myös muita valiokuntia niiden mahdollisten kilpailujen koordinoimisessa ja tiedottamisessa.

Vuonna 2016 kilpaillaan seuraavissa sarjoissa:

  • Haalarimerkki
  • Järjestölehti
  • Sitsilaulu
  • Liikuntatapahtuma
  • Kansainvälisyystapahtuma tai -teko
  • Työelämätapahtuma tai -teko
  • Koulutuspoliittinen teko

    • Tilakierrokset ja -vierailut

    Järjestövaliokunta kiertää vuosittain mahdollisuuksien mukaan eri ylioppilaskunnan piirissä toimivien järjestöjen tiloja ja vierailee HYYn omissa järjestökäytön ulkopuolisissa tiloissa kuten esimerkiksi arkistolla.

    Tiedotus ja viestintä

    Valiokunnan sisäiseen viestintään ja tiedotukseen käytetään virallisena kanavana valiokunnan sähköpostilistaa. Listan lisäksi keskustelua käydään valiokunnan Facebook-ryhmässä. Sekä sähköpostilista että Facebook-ryhmä ovat avoimia kaikille.

    Kokouskutsut esityslistoineen lähetään valiokunnan sähköpostilistalle, mutta niistä tiedotaan myös HYYn järjestöasioiden Facebook-sivuilla sekä Facebook-ryhmässä.

    Koulutuksista, kilpailuista, varauskierroksista sekä muusta valiokunnan järjestöille suuntaamasta toiminnasta tiedotetaan HYYn virallisessa järjestötiedotteessa sekä HYYn järjestöasioiden Facebook-sivuilla. Tarvittaessa lähetetään järjestötiedotteen lisäksi muita virallisia tiedotteita.

    HYYn järjestöwikiä (kuten tätä sivua) käytetään valiokunnan toiminnan pidempiaikaiseen tiedottamiseen sekä arkistointiin. Valiokunnan kokousten pöytäkirjat julkaistaan julkisina wikiin.

    Yhteystiedot

    Toimihenkilöt

    • Puheenjohtaja: Matias Nurmi ( matias.i.nurmi (ät) helsinki.fi / 0503790288 )
    • Varapuheenjohtajat: Jane Kärnä (jane.karna (ät) helsinki.fi) ja Elina Nieminen (elina.ae.nieminen (ät) helsinki.fi)
    • Sihteerit: Susanna Ranta, Matias Koponen

    Dokumentit

    Toimintasuunitelma 2016

    Vuosikalenteri 2016

    Vuosikalenteri 2015

    Pöytäkirjat

    Toimintasuunitelma 2014

    Vuosikalenteri 2014

    Katusitsit 2014
    Noudettu kohteesta https://wiki.hyy.fi/index.php?title=Järjestövaliokunta&oldid=20281