Toimintasuunnitelma

Toimintasuunnitelma on ohjaava dokumentti, joka kertoo, mitä järjestössä tehdään kunakin toimintavuonna. Toimintasuunnitelma on sääntöjen jälkeen toiseksi tärkein järjestön toimintaa ohjaava asiakirja. Toimintasuunnitelma velvoittaa hallitusta tekemään siinä listatut asiat, ja toisaalta antaa valtuudet tehdä kaiken, mitä tavoitteiden saavuttamiseksi on tarpeen. Toimintasuunnitelma myös viestii yhdistyksen tavoitteista jäsenille, yhteistyökumppaneille ja rahoittajille. Toimintasuunnitelman pari on talousarvio eli budjetti, joka kertoo, minkä verran rahaa toimintasuunnitelman projekteihin on varattu, ja mistä nämä rahat tulevat.

Parhaimmillaan toimintasuunnitelma myös toimii jäsenistön ohjauskeinona hallituksen suuntaan. Silloin toimintasuunnitelman on hyväksynyt järjestön jäsenistö, ja usein myös sen valmisteluun on osallistettu jäseniä. Hyvä tapa voi olla esimerkiksi toimintasuunnitelman hyväksyminen uuden hallituksen valitsemisen yhteydessä syyskauden lopulla. Toimintasuunnitelman valmistelusta tarkemmin alla.

Toimintasuunnitelman sisältö

Mitä toimintasuunnitelmassa sitten pitäisi lukea? Tämä riippuu täysin järjestöstä. Toimintasuunnitelman laadinta onkin järjestön perusidean pohtimista, ja valmisteluprosessin aikana on syytä vastata seuraaviin kysymyksiin:

• Miksi järjestö on olemassa, eli mikä on sen toiminnan tarkoitus? Tähän pitäisi löytyä vastaus säännöistä.
• Miten järjestö toteuttaa tarkoitustaan, eli mikä on sen perustoimintaa? Tähän voi löytyä vastaus vanhoista toimintakertomuksista. Tai niistä voi löytyä tieto siitä, mikä ei ole sen keskeisintä toimintaa.
• Mitä tavoitteita järjestöllä on, tällä hetkellä ja toisaalta pitkällä aikavälillä? Nämä voivat tulla suoraan jäsenten tai hallituksen aloitteista, ja toisaalta aiemmista toimintasuunnitelmista.
• Mitä aiemmilta vuosilta periytyviä hankkeita on meneillään ja vietävä loppuun? Tähän saa vastauksen aiemmista toimintasuunnitelmista ja -kertomuksista, joissa kerrotaan monivuotisista projekteista.
• Miten järjestön toimintaa voisi kehittää? Tähän saa usein parhaat vastaukset jäsenaloitteista sekä aiempien vuosien hallituksilta, mutta myös uusi hallitus voi ideoida kehitysehdotuksia.

Toimintasuunnitelman rakenne

Hyvä toimintasuunnitelma

1. Sisältää lyhyen katsauksen siihen, mikä järjestö varsinaisesti on ja mitä se tekee, jolloin tavoitteet aukeavat lukijalle paremmin.
2. Antaa konkreettisia keinoja, joista syntyy toimintasuunnitelman velvoittavuus. Siksi hyvässä toimintasuunnitelmassa vältetään sanamuotoja joissa “pyritään tekemään”.
3. On realistinen: toimintasuunnitelmaan ei kannata kirjata tavoitteita, joita ei arvioida voitavan toteuttaa vuoden aikana. Tavoitteet voivat kuitenkin olla kunnianhimoisia.
4. Velvoittaa seuraamaan toteutumista: varsinkin isommilla järjestöillä, joilla toimintaa on paljon, kannattaa toimintasuunnitelmaan kirjata myös, miten ja milloin tavoitteiden toteutumista seurataan.
5. Antaa kasvot tärkeimmille toimijoille, kuten hallituksen eri vastaaville. Tätä kautta vapaaehtoiset voivat kokea panoksensa merkitykselliseksi
6. On saatavilla jäsenille ja muille kiinnostuneille, esimerkiksi nettisivuilla, wikissä, ilmoitustaululla tai pilvipalvelimella.

Toimintasuunnitelman tekemiseen on kuitenkin yhtä monta tapaa kuin on järjestöjä, ja soveltuvin malli löytyy vain kokeilemalla. Jotkut järjestöt kirjaavat vain vuoden tärkeimmät tavoitteet jolloin ne saavat enemmän painoarvoa, toiset taas kuvailevat kaiken toiminnan hyvin yksityiskohtaisesti, jotta kaikki ideat ja aikomukset saadaan paperille ja siten velvoittaviksi.

Joka tapauksessa toimintasuunnitelman on syytä olla ytimekäs paketti, jolloin viesti on terävä. Jos järjestöllä on tarvetta pidemmälle suunnitelmalle, sisällysluettelo ja sivunumerointi helpottavat lukemista.

Toimintasuunnitelman valmistelu

Alla on kuvailtu kaksi esimerkkimallia toimintasuunnitelmaprosessille.

Valmistelumalli A

1. Läpi vuoden avoin lomake, nettisivu, postilaatikko, ideointihetki viikkotapaamisessa, jonka kautta jäsenet voivat antaa aloitteita toimintasuunnitelmaan.
2. Ideointi-ilta tai hallituksen luonnostelukokous, jossa karsitaan tulleet aloitteet luonnokseksi.
3. Luonnos syyskokoukselle hyväksyttäväksi toimintasuunnitelmaluonnokseksi.
4. Uusi hallitus editoi luonnosta tammi-helmikuussa omien painopisteidensä mukaan.
5. Kevätkokous hyväksyy lopullisen suunnitelman hallituksen esityksen pohjalta.

Valmistelumalli B

1. Ideoita pyydetään jäsenistöltä (keinoja: suunnitteluilta, fb-status, sähköpostiviesti tms.)
2. Hallitus lukee vanhoja toimintasuunnitelmia ja toimintakertomuksia. Järjestetään perehdytyksiä, jotta hallitus tietää, minkälaista toimintaa voi tai kannattaa järjestää. Säilytetään vanhoja kirjallisia perehdytysmateriaaleja, jos sattuu "hiljaisia hallitusvuosia" ettei jouduta aloittamaan ihan tyhjästä.
3. Edeltävän hallituksen ja uuden hallituksen saman vastuualueen vastaavat työstävät yhdessä haluamallaan tavalla (joko kirjoittavat yhdessä tai uusi pyytää vanhalta palautetta) toimintasuunnitelman osioita.
4. Puheenjohtaja kokoaa osa-alueista yhden dokumentin ja muokkaa sitä tarvittaessa, laittaa alustavan tosun kommentoitavaksi muulle hallitukselle.
5. Hallitus keskustelee dokumentista ja vie hyväksyttäväksi yhdistyksen kokoukselle toimintavuoden alkupuolella, esimerkiksi samaan kokoukseen tilinpäätöksen hyväksymisen kanssa.
6. Toimintasuunnitelman toteutumista seurataan järjestön lähtökohdista järkevällä tavalla.

Näitä malleja ei välttämättä voi sellaisenaan ottaa minkään järjestön toimintasuunnitelman valmisteluprosessiksi, mutta soveltaen niitä voi prosessista saada osallistavamman ja siten toiminnasta oikeutetumpaa jäsenistön näkökulmasta.

Toimintasuunnitelmamalli

Järjestöwikin sivulla Avustuksia koskevat mallidokumentit on saatavilla mallikappale myös toimintasuunnitelmasta.

Lähteet

• Parempaa toimintaa paremmalla suunnittelulla -työpaja HYYn piirin järjestöille, 7.10.2013
• Välke, Olli: Jäsenrekisterikoulutus HYYn piirissä toimiville järjestöille 18.9.2013