Ulkomaanmatkat

Järjestöjen opintomatkat ovat hyvä tapa kansainvälistää toimintaa. Muiden maiden kulttuureihin tutustuminen ja mahdollisesti esimerkiksi vierailu kohteen yliopistossa luo perspektiiviä opiskelijan arkeen. Matkan järjestelyt vaativat kuitenkin aikaa ja huolellista suunnittelua sekä mahdollisesti jonkinlaista varainhankintaa, jos halutaan madaltaa osallistujien kustannuksia ja siinä samalla usein myös kynnystä lähteä reissuun.

Yhteys paikallisiin toimijoihin voi helpottaa järjestelyitä

Yksi hyvä keino helpottaa matkajärjestelyitä on ottaa kontakti matkakohteen yliopistoon ja opiskelijajärjestöön. Paikalliset ovat auttaa muun muassa toimimalla oppaina, kertomalla opiskelijaystävällisistä paikkoista ja toisaalta vaarallisista tai muuten vältettävistä paikoista. Lisäksi he pystyvät tutustuttamaan aitoon paikalliseen kulttuuriin ja kertomaan esimerkiksi maan opiskelijakulttuurista. On kuitenkin hyvä muistaa, että järjestäytymisen aste ei ole kaikkialla sama kuin Suomessa eikä kannatta asettaa vaatimuksia "isännille".

Yhteydenotossa kannattaa ottaa huomioon myös vastavuoroisuus eli kannattaa tarjota mahdollisuutta vastavuoroisesti toimia oppaana ja apuna, jos "isännillä" on haluja tulla joskus Suomeen. Parhaimmillaan järjetönne voi saada ystävyysjärjestön. Myös yliopistoihin voi ottaa yhteyttä, sillä monet asiat, joita Suomessa hoitaa ylioppilaskunta tai järjestöt, hoitaa muualla yliopisto. Yksi hyvä tapa saada kontakteja on vaihdossa olleet henkilöt, jotka tuntevat paikalliset tavat ja pystyvät kertomaan keneen voisi esimerkiksi ottaa yhteyttä.

Kaikkien vastuu on ei kenekään vastuu - matkanjohtajat

Matkalla kannattaa olla vastuulliset matkanjohtajat, jotka huolehtivat viime kädessä järjestelyistä. Toki työtä voi myös jakaa, mutta yksi tai muutaman päävastuullinen varmistavat sen, että kaikki tulee tehdyksi. Jos matkalle haluaa tieteellistä antia, niin kannattaa pyrkiä järjestämään se yhteistyössä oman oppiaineen tai tiedekunnan kanssa. Mukaan voi pyytää henkilökunnan jäsenen, joka vastaa tieteellisestä puolesta ja sopimuksen mukaan tällöin voi reissusta tehdä opintosuorituksen.

Aikataulujen ja ohjelman suunnittelu

Aikatauluihin kannattaa varata riittävästi joustovaraa ja “ilmaa”. Suurella joukolla siirtymät ja erityisesti ruokailut vaativat aikaa, ja varsinkin kuumalla ilmalla riittävä määrä juoma- ja vessataukoja on tarpeen. Suuren porukan kuljettaminen onnistuu usein helpommin tilausbussilla kuin vuorobussilla tai junalla, mikä säästää myös aikaa. Tämä voi olla tosin hieman kalliimpaa, mutta hintojen vertailu etukäteen kannattaa.

Ennen matkaa on hyvä suunnitella kohtalaisen tarkka ohjelma valmiiksi. Tämä säätää kaikkien aikaa ja hermoja, ja matkailijoiden toiveita voidaan myös ottaa paremmin huomioon. Ohjelma on hyvä olla myös siksi, jotta matkasta saadaan mahdollisimman paljon irti. Silti on oltava valmiita spontaaneihin suunnitelmien muutoksiin. Kun ohjelma on suunniteltu, on mahdollista tarkistaa reitit, erilaiset lippujen hinnat ja tehdä välttämättömät varaukset hyvissä ajoin. Ohjelmaan kannattaa aikatauluttaa myös vapaa-aikaa.

Ohjelman suunnittelussa kannattaa hyödyntää myös osallistujien asiantuntemusta/kiinnostusta. Esimerkiksi jos matkasta saa opintopisteitä, voisi ne olla mahdollista hankkia pitämällä alustuksia paikallisesta kulttuurista. Näin osallistujat toimivat matkaoppaina ja ohjelmaan tulee monipuolisuutta. Jos matkalla pidetään alustuksia tai vastaavia, on ne hyvä kerätä osallistujilta etukäteen kirjallisessa muodossa. Näin matkailijat voivat jo etuköteen tutustua maahan ja toisaalta niistä voi muodostaa vaikkapa kirjasen, josta jää hyvä muisto.

Raha-asioiden hoitaminen

Hinnat kannattaa tarkistaa etukäteen ja pyrkiä myös selvittämään maksuvälineet. Esimerkiksi majoituksen maksujärjestelyistä on hyvä sopia etukäteen, jotta paikan päälle saavuttaessa ei tulisi yllätyksenä, että olisi maksettava tuhansia euroja saman tien. Matkakassaan on hyvä varata riittävästi ilmaa paikalla ilmeneviin yllättäviin kuluihin. Yhteisellä matkakassalla on myös hyvä olla yksi vastuullinen, joka huolehtii maksuiusta ja kerää kuitit yhteisistä menoista mahdollista raportointia varten. Monissa matkakohteissa ei tunneta kuitteja tai kirjanpitoa, joten kannattaa kysyä tai merkitä itse muistiin.

Osallistujat

Matkalle tulee varmasti peruutuksia. On hyvä ilmoittaa, että ilmottautuminen on päivän X jälkeen sitova, jolloin peruuttamisesta tulee lisäkuluja. Lentoyhtiöille on ilmoitettava tiettynä päivänä matkailjoiden nimet ja sen jälkeen nimen muuttaminen maksaa suhteellisen paljon. Majoitus on myös hyvä varata siten, että sitä voi sumplia peruutusten ilmaantuessa ja sukupuolijaon muuttuessa, sillä kaikissa maissa sekahuoneet eivät ole mahdollisia.

Osallistujille on hyvä antaa etukäteen jokin yhteinen perustietopaketti ja sopia säännöt, joita noudatetaan. Suurella porukalla ihmisten pienikin myöhästyminen voi aiheuttaa ongelmia aikataulun suhteen.

Apurahat

Oleellinen osa matkan suunnittelua on rahoituksen varmistaminen. Opintomatkan järjestäminen ei onnistu ilman rahaa ja rahoituksen löytäminen onkin taitolaji itsessään. Matkalle osallistuvien on varauduttava maksamaan osa kustannuksista itse, mutta matkaa järjestävä järjestö voi myös hakea apurahoja kaikkien puolesta.

Apurahoja myöntävät monet eri säätiöt ja rahastot. Jotkut näistä ovat luonteeltaan hyvin yleisiä, kun taas toiset ovat erikoistuneet tietynlaisen toiminnan tukemiseen. Tässä osiossa esitellään muutama taho, jotka myöntävät apurahoja. On kuitenkin mahdotonta listata niitä kaikkia tämän oppaan puitteissa. Kuten muissakin asioissa, oma aktiivisuus ja verkostoituminen kannattavat myös apurahoja haettaessa.

Valmiiksi suunniteltu ohjelma ja mahdolliset etukäteen vaadittavat kirjalliset tuotokset auttavat matka-apurahojen saannissa. Apurahahakemuksen kirjoittamiseen on hyvä varata riittävästi aikaa ja se kannattaa luetuttaa asiantuntijalla.

Helsingin yliopiston myöntämät apurahat

Helsingin yliopisto myöntää apurahoja Helisingin yliopiston piirissä toimiville opiskelijoille. Avustusta voi hakea järjestön kotimaahan ja ulkomaille suuntaaviin opintomatkoihin ja ulkomaisten opiskelijajärjestöjen vierailuihin. Opintomatkoilla tulee olla selvä yhteys osallistujien opintoihin, mutta muuten avustuksia voidaan myöntää kohdemaasta ja matkan teemasta riippumatta. Sama järjestö voi hakea avustusta useampaan projektiin yhtäaikaisesti. Yliopisto myöntää opintomatka-apurahoja ainoastaan järjestöille, ei yksittäisille henkilöille.

Helsingin yliopiston apurahojen hakuaika on vuosittain loka-marraskuussa. Hakuajasta tiedotetaan yleisesti Flammassa.

Avustus voidaan maksaa järjestölle joko ennen opintomatkaa tai sen jälkeen. Matkan jälkeen avustusta saaneiden on tehtävä kirjallinen raportti matkasta ja toimitettava raportti liitteineen yliopistolle. Hakemus tehdään sähköisen hakujärjestelmän kautta.

Lisää tietoa Helsingin yliopiston myöntämistä apurahoista on Flammassa.

CIMO

CIMO on kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön asiantuntija- ja palveluorganisaatio. CIMO pyrkii toiminnallaan edistämään suomalaisen yhteiskunnan kansainvälistymistä, erityisesti nuorten ja nuorten aikuisten keskuudessa. Omien vaihto-ohjelmiensa lisäksi CIMO tiedottaa myös kansainvälistymistä tukevista apurahoista.

Lisätietoa on saatavilla CIMO:n nettisivuilla.

Suurlähetystöt

Opintomatkaa suunnitellessa kannattaa ottaa yhteyttä kohdemaan suurlähetystöön tai kulttuuri-instituuttiin. Suurlähetystöllä saattaa olla hyviä vinkkejä matkan suunnitteluun sekä hyödyllisiä kontakteja. Lisäksi suurlähetystöt saattavat myöntää apurahoja opintomatkoja varten. Esimerkkinä mainittakoon Saksan suurlähetystö: http://www.helsinki.diplo.de Kohdasta ”kulttuuri ja koulutus > Stipendit > DAAD stipendit” löydät tietoa apurahoista, joita myönnetään Saksaan suuntaaville järjestöille.

Opintomatkat muihin pohjoismaihin

Pohjoismaiden välinen yhteistyö on antoisaa ja rikastuttavaa toimintaa. Mikäli järjestönne opintomatka suuntautuu toiseen pohjoismaahan, on teillä luultavasti useampi rahasto tai säätiö, josta hakea apurahoja.

Hanasaari on suomalais-ruotsalainen kulttuurikeskus ja rahasto: www.hanaholmen.fi/fi/pohjoismaiset-rahastot Opiskelijaryhmät ja –järjestöt voivat hakea näistä rahastoista apurahoja opintomatkojaan varten.

Norden on pohjoismaista yhteistyötä edistävä elin, jonka sivuilta löydät paljon hyödyllistä tietoa sekä kohdemaista että mahdollisista apurahoista: http://www.norden.org/fi

Säätiöt, rahastot ja muut tukijat

Maailma on pullollaan säätiöitä ja rahastoja ja jokaista opintomatkaa kohden löytyy varmasti ainakin yksi apurahoja myöntävä elin. Joskus voi kuitenkin olla vaikeaa löytää juuri se oikea taho, johon ottaa yhteyttä. Tätä varten on olemassa erinäisiä tietokantoja ja hakukoneita, joiden avulla oikean tahon löytäminen helpottuu. Apurahojen antajista on koottu listaa artikkeliin Varainhankinta.