Järjestövaliokunnan kokous VII/2014

Helsingin Yliopiston Ylioppilaskunta
Järjestövaliokunnan kokous 7/2014
15.4.2014 klo 17.00
Kokoushuone Cajsa, Uusi Ylioppilastalo 5 B

Pöytäkirja

Läsnä: Ahto Harmo (pj), Laura Luoto (sihteeri), Tero Juutilainen, Jari Rinta-Aho, Miran Hamidulla, Emi Maeda (asiantuntija (järjestöt), kohdat 1-4,8), Mari Kyllönen (hallituksen järjestövastaava, 1-5,8), Tommi Jalo (kohdasta 3 kohtaan 4), Jyrki Eriksson (kohdasta 3), Aarni Suvitie (hallituksen kulttuurivastaava, 3-4, 8), Pasi Pykälistö (kohdasta 4), Juho Kajava (kohdat 3, 5), Mikael Lehtonen (kohdasta 5)

Esteen ilmoittanut: Vihtori Suominen, Kerttu Kaikkonen, Susanna Jokimies, Tuomas Junno

1. Avaus 17:08

2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen.

Liitteinä myönnetyt Alina-vuorot ja projektivarainhakemus Virityspäivälle. Hyväksytään.

3. Alina-salin toinen varauskierros

Käsitellään Alina-salin toiseen varauskierrokseen saapuneet varaukset. Ahto laittaa Emille varaukset.

4. Virityspäivän käytännön järjestelyt

Edelleen tarvitaan apua valiokunnalta käytännön järjestelyihin. Jaetaan auttajille tehtäviä ja paikkoja.

Turvallisen tilan koulutus on peruttu vähäisen osallistujamäärän takia.

Ahto esittelee Viritysappron pisteytystä, jossa painotetaan sitä kuinka laajalti järjestön edustajat ovat käyneet koulutuksissa. Viimeistellään visan kysymykset.

Mari ehdottaa, että koska useissa koulutuksissa on vielä tilaa, niin avataan ne vielä osallistujille, jos haluavat ilmoittautumatta tulla mukaan.

Siirrytään tässä vaiheessa METAan, jotta Aarni pääsee lähtemään.

5. Järjestökilpailut

Paljon kilpailuja tulossa!

Järjestölehtikilpailu: asiantuntijaraati, palkinto 100 euroa, osallistuminen toimittamalla 1 painettun numero sekä saatekirje HYYn keskustoimistolle. Osallistumisen takaraja on 17.10. klo 15:00.

Haalarimerkkikilpailu: Tero esittelee. Osallistuminen lähettämällä haalarimerkki saatekirjeen kera HYYn keskustoimistolle. Voittajan valitsee järjestövaliokunta. Osallistumisen takaraja on 31.10. klo 15:00.

Nettisivukilpailu: Tero esittelee nettisivukilpailun. Eniten huomiota kiinnitetään ulkonäköön, sisältöön ja käytettävyyteen. Järjestövaliokunta valitsee keskuudestaan raadin, joka valitsee finalistit. Tarvittaessa voidaan kutsua myös ulkopuolisia asiantuntijoita. Finalisteista äänestetään voittaja valiokunnan kokouksessa. Palkintona 80 euroa. Osallistuminen viimeistään 10.10..

Liikuntakilpailu: Jyrki esittelee. Palkitaan paras liikuntatapahtuma, kriteerit tapahtuman järjestelyt ja erilaisten liikkujien huomioiminen. Arvioinnissa otetaan erityisesti huomioon tapahtuman matala osallistumiskynnys.

Tapahtumat arvioi järjestövaliokunnan kokoama raati, johon kuuluu osallistujia niin Unisportilta kuin järjestövaliokunnasta.

Palkintona 100 euroa Unisportin tarjoamaan ilmaiseen lajikokeiluun sen tiloissa.

Vuoden koulutuspoliittinen teko: Yhdessä kopovaliokunnan kanssa. Palkinto 60 euroa. Kopovaliokunta päättää tästä kokouksessaan.

Fuksitapahtumakilpailu: Palkitaan omaperäinen fuksitapahtuma. Konseptin ei tarvitse olla uusi, mutta se täytyy järjestää syksyn aikana ja sen on tavoitettava kaikki ko. järjestön uudet opiskelijat. Palkinto 100 euroa. Tuutorivaliokunta valitsee viisi finalistia tapahtumakuvauksista ja vierailee näissä tapahtumissa. Voittaja julkistetaan pj-semmassa 11.11..

Kuvauksista puuttuu vielä tuutor- ja kopovaliokunnan kilpailujen viimeistellyt kuvaukset. Toimitetaan yhteenveto kääntäjälle 21.4.. Ahto tekee tiedotepohjan ja laittaa sen faboryhmään.

Viimeistellään projektitoimintatukihakemus. Haetaan tukea 400 euroa järjestölehti-, haalarimerkki-, nettisivu- ja liikuntatapahtumakilpailua varten, kuhunkin 100 euroa. Hyväksytään hakemus.

6. Menneet tapahtumat

6.1. Kouluttajakoulutus 9.4.

Paikalla viisi valiokuntalaista

7. Tulevat tapahtumat

7.1. HYYn tuutorikoulutus 15.5.

Järjestövaliokuntaa on pyydetty mukaan laatimaan lyhyt noin puolen tunnin koulutusrasti. Ahto ja Mari ovat suunnitelleet koulutuksen sisällöksi innostaa tuutoreita ottamaan selvää ja tutustumaan HYYn piirin järjestöihin. Vetäjillä tulee olemaan haalarit päällä, jotta ovat helpommin lähestyttäviä. Tavoitteena rohkaista fukseja löytämään sellaista toimintaa, mistä ovat itse kiinnostuneita. Osallistujat keksivät ja luovat ryhmässä oman järjestön, mikä voi olla ja tehdä mitä vain. Sen jälkeen etsivät sitä lähinnä olevan järjestön HYYn kalenterin takaa. Tämä toimii myös valmiina työkaluna tuutoreille, mitä voivat käyttää fuksien kanssa.

Rastilla mukana Ahto, Laura, Juho, Mikael. Tapaavat joku päivä suunnittelun merkeissä.

7.2. Kevään kiitoskaronkka 24.5.

Ollaan ulkona, saunotaan, syödään hyvin. Aloitetaan klo 14:00.

8. META

Mikael kertoo, että TYT:n fuksilehdessä olisi tilaa pari sivua järjestövaliokunnan tai HYYn toiminnalle. Ideoita voi lähettää Mikaelille.

Laura lähettää Ahtolle linkin yritys- ja alumnisuhdevastaavan käsikirjaan, cc Emi, laitettavaksi järjestöwikiin.

Jyrki esittelee idean järjestövakuutuksesta. If suostuisi sopimukseen. Selvitettävä HYYn piirissä järjestettyjen yli sadan osallistujan tapahtumien määrä. Jyrki tekee pohjaehdotuksen edustajistolle.

Päivämääriä:

- Seuraava kokous 7.5. klo 16 Cajsassa

- Flooranpäivä 13.5.

Aarni Suvitie kertoo suunnitelmista. Uutta tänä vuonna on sitsikilpailu, jolla pyritään saamaan opiskelijoita enemmän paikalle. Lisäksi muutakin ohjelmaa voisi järjestää. Aarni pyytää järjestysapua valiokunnalta. Ollaan alustavasti kiinnostuneita, ihmiset epävarmoja paikalle pääsystä.

9. Päätös 20:15.

(Liitteinä myönnetyt Alina-salin varaukset ja projetitoimintavaraushakemus järjestökilpailuihin järjestövaliokunnan osalta)