Tapahtumajärjestämisen hyvät käytännöt

Kaikki opiskelijajärjestöt järjestävät yleisötapahtumia, joko jäsenilleen tai kaikille halukkaille. Tapahtumajärjestämistä oppii tehdessä, mutta tähän artikkeliin on pyritty kokoamaan käytännössä hyviksi todettuja toimintatapoja, jotta jokaisen ei tarvitsisi toistaa samoja virheitä.

Tapahtumien suunnittelu

Tapahtuma ei ole valmis, kun kohdeyleisö, idea ja sen toteutus ovat selvillä. Siitä alkaa toteutuksen suunnittelu.

Jokaisella tapahtumalla on oltava vastuullinen järjestäjä. Vastuuhenkilö huolehtii kokonaiskuvasta ja aikataulusta. Opiskelijajärjestössä voi tuntua luontevalta, että puheenjohtaja kantaa kokonaisvastuun, mutta parempiin tuloksiin päästään, kun vasttuullinen tapahtumanvetäjä on joku muu kuin valmiiksi ylikuormitettu puheenjohtaja. Usein järjestön hallitus voi toimia toteuttavana voimana, mutta monesti on hyvä perustaa erillinen työryhmä joko hallituksen jäsenistä tai laajemmasta porukasta. Työryhmän jäsenille kannattaa sopia tarkkaan rajatut vastuualueet, jotta jokainen tietää mitä häneltä odotetaan.

Vastuuhenkilön tehtävänä on myös panna tapahtuman suunnittelu liikkeelle. Suunnittelun check list:

• Hyvä suunnitelma on onnistuneen tapahtumatuotannon perusta. Kannattaa harkita kirjallisen tuotantosuunnitelman laatimista.
• Myös tapahtumaan liittyvä viestintä on suunniteltava ajoissa.
• Itse tapahtuman suunnittelussa pitää muistaa, että tapahtumaa ei tehdä omien mieltymysten mukaan, vaan yleisön mieltymysten. Myös kohdeyleisön pitää olla selvillä - kenelle tapahtumaa tehdään?
• Päivämäärä pitää tarkistaa muiden tapahtumien, kansallisten juhlapyhien ja perioditaukojen varalta.
• Ei kannata toivoa liikoja yhdeltä tapahtumalta: kaikki ei mahdu ohjelmaan ja vieraat ovat iloisia saadessaan sitä, mitä luvattiin.
• Tapahtuman järjestämisen eri deadlinet on tehtävä selviksi eri osapuolille: Milloin kutsujen on lähdettävä, milloin esiintyjien on oltava tiedossa, milloin hankitaan tarjoilut jne. Myös rakennus ja purkaminen on aikataulutettava.
• Tapahtumalle on laadittava budjetti. Hinnat on varmistettava ennakkoon, ja silti pitää varata rahaa myös yllätyksille. Budjetin ei tarvitse olla hieno - riittää että se on realistinen.
• Vastuuhenkilöllä on oikeus ja velvollisuus varmistaa joka tilanteessa jokaisen asian tilanne. Kukaan muu ei tunne kokonaisuutta!

Tuotantosuunnitelma

Kun tapahtumassa alkaa olla niin monta liikkuvaa osaa, että tuntuu että kaikki ei pysy päässä kerralla, on syytä laatia tuotantosuunnitelma.

Tuotantosuunnitelmassa kuvataan tapahtuman järjestämisen eri osa-alueet. Itse tapahtuman ohjelma on vain yksi osa muiden joukossa. Tuotantosuunnitelman kannattaa sisältää ainakin seuraavat kohdat:

1. Tapahtuma: Mistä on kyse.
2. Paikka: Missä tapahtuma pidetään ja millainen paikka on kyseessä.
3. Järjestäjä: Järjestävä taho, oltava selvillä esimerkiksi mahdollisia lupia ja sopimuksia varten.
4. Yhteistyötahot: Esimerkiksi muut opiskelijajärjestöt, yliopiston yksiköt, yrityskumppanit.
5. Ohjelma: Tapahtuman varsinainen sisältö. Siitä voi olla hyvä koota erillinen tuotantokäsikirjoitus tai muu tarkka minuuttiaikataulu, jos kyseessä on isompi tapahtuma.
6. Viestintä ja markkinointi: Miten tapahtuma viedään kohdeyleisön ja muidne tietoisuuteen. Asiasta lisää artikkelissa Tapahtumamarkkinointi.
7. Hankittavat luvat: Erityisesti ulkoilmatapahtumien järjestämiseen tarvitaan eri lupia.
8. Tekniikka, rakenteet ja jätehuolto: Kaikki se materiaalinen, mitä tapahtuman järjestäminen edellyttää, kuten äänilaitteet, lavat, astiat, tuolit, pöydät, katokset, jäteastiat, opasteet jne. Sisätapahtumissa usein helpompaa.
9. Turvallisuus ja ensiapu: Mitä isompi tapahtuma, sen isommat riskit. Vähintään järjestyksenvalvojia ja ensiaputaitoinen on oltava paikalla. Erillisten turvallisuus- ja pelastussuunitelmien laatiminen voi tulla kyseeseen isommissa tapahtumissa.
10. Työvoima: Kuka tämän kaiken lopulta tekee?

Tapahtuman toteutus

Ennen tapahtumaa

Tapahtuman valmistelun check list:

• Tapahtumapaikka ja tekniikka on tarkistettava aina ennakkoon. Myös silloin, kun paikka ja laitteet ovat tutut.
• Puhujien olisi syytä tulla tekemään kenraaliharjoitus ennen tilaisuutta, jotta tekniikka ym. voidaan tarkistaa heidän osaltaan.
• Puhujille ja muille esiintyjille on etukäteen tiedotettava aikatauluista. Kannattaa myös sopia merkki, jolla ilmoitetaan puhujalle, milloin on hänen vuoronsa, ja puheen aikana paljonko aikaa on jäljellä.
• Puhujien aiheet ja arviot puheiden pituudesta on käytävä etukäteen läpi. Ilmoita myös muiden puhujien aiheet.
• Esiintyjien ja puhujien kanssa on aina sovittava kirjallisesti.
• Esiintyjille on järjestettävä tarjoiluja ja mahdollinen takatila.
• Loppusiivouksen tekijät pitää olla ennakkon tiedossa, etteivät kaikki karkaa esiripun laskeutuessa!
• Varalaitteet tekniikan pettäessä kannatta olla tiedossa. Varalaitteiden ei tarvitse olla samaa kaliiberia.
• Turvallisuutta on ajateltava ennakkoon: nakitetaan järjestyksenvalvojat ja mietitään, kenelle soitatetaan jos tapahtuma riistäytyy käsistä.
• Isompien tapahtumien osalta on tarkistettava, vaatiko järjestäminen viranomaisilmoituksia tai -lupia.

Tapahtumapäivänä

Tapahtumapäivän check list:

• Kaikille pitää olla selvää, milloin paikalla on oltava. Usein huomattavasti ennen tapahtuman alkua. Myös ensimmäinen poistumisaika pitää kertoa etukäteen.
• Kaikki mukana olevat pitää brieffata tehtäväänsää. Myös järjestyksenvalvojat ja pullonkerääjät.
• Kaikilla tekijöillä pitää olla myös paniikkinumero kännykässä, johon voi soittaa.
• Tapahtumista kannattaa kerätä palautetta, jonka avulla voi ensi kerralla tehdä vielä paremman tapahtuman.
• Muistakaa, että vaikka kaikki menisi pieleen, kyseessä on vain yksi tapahtuma. Uusia tulee.

Tapahtuman jälkeen

Tapahtuman jälkihoidon check list:

• Pitäkää pakka koossa loppuun asti: huolehtikaa jälkien siivoamisesta, kiittäkää osallistujia ja dokumentoikaa valmisteluprosessi vastaisuuden varalle.
• Varsinkin kaikkia järjestäjiä on kiitettävä.
• Kannattaa pitää purkava debriefing-palaveri, jossa kerrataan tapahtuman kulku ja annetaan palautetta. Myös kaatajaiset tai karonkka voi olla paikallaan.

Saavutettavuus ja yhdenvertaisuus

Tämän listan tarkoitus on auttaa tapahtumanjärjestäjää ottamaan huomioon kaikki osallistujat ja heidän tarpeensa jo järjestelyvaiheessa.

1. Pyri valitsemaan tilaisuudelle esteetön tila. Esteettömyys tarkoittaa mm. mahdollisuutta päästä paikalle ja liikkua tiloissa pyörätuolilla, inva-wc:tä, induktiosilmukkaa (kuulovammaisten apuväline), mahdollisuutta yleisavustajiin jne. Muista tapahtumaa mainostaessasi kertoa, onko tila esteetön. Uuden ylioppilastalon tilat ovat hyvin esteellisiä. HYYn kokous- ja juhlatilojen esteettömyydestä kerrotaan HYYn nettisivuilla.
2. Tilajärjestelyissä esteettömyyttä on myös taustahälinän huomioiminen ja sen poissulkeminen (mikrofonin käyttö) sekä sopiva valaistus (ei liian pimeä tai kirkas). Tilojen löytämistä helpottavat selkeät opasteet auloissa ja tilojen yhteydessä.
3. Kartoita osallistujien tarpeita jo tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä, esim. käyttämällä seuraavaa lauseketta: Ilmoitathan tapahtuman järjestäjälle etukäteen yksilöllisistä tarpeistasi (esim. tulkkauksen tarve, erityisruokavalio).
4. Mikäli tilaisuudessa on tarjoiluja, huolehdi, että tarjolla on ainakin kasvis-, hyla- ja alkoholiton vaihtoehto, joka on muuta kuin vettä.
5. Mikäli ilmoittautuminen vaatii sukupuolen kertomista, anna mies- ja naisvaihtoehdon lisäksi myös mahdollisuus vastata ”muu”. Jos tilaisuudessa on saunomismahdollisuus, pitäkää erikseen myös miesten ja naisten saunavuorot, vaikka suurin osa olisikin tyytyväinen sekasaunaan. Sopikaa, että joku järjestäjistä on koko ajan ei-saunojien kanssa.
6. Kerro etukäteen millä kielellä tapahtuma järjestetään ja onko osallistuminen muilla kielillä mahdollista. Myös esimerkiksi siitä, että tilaisuus järjestetään osittain englanniksi, kannattaa mainita.
7. Kunnioita pöytäjuhlien plaseerauksessa seksuaalivähemmistöjen toiveita. Miettikää myös, missä menee teidän rajanne sopivissa juomalauluissa – monia lauluja voi nykyaikaistaa!
8. Käännä tapahtumamainoksista ainakin tärkeimmät kohdat ruotsin ja englannin kielelle. Kerro käännöksissä, keneltä saa lisätietoa aiheesta.
9. Puuttukaa epäasialliseen käytökseen heti jos sitä ilmenee. Epäasiallista on esimerkiksi juomaan painostaminen, sovinistiset vitsit tai häiritsevä lähentely.
10. Järjestäjänä sinä olet vastuussa ja ratkaisevassa roolissa siinä, että kaikki viihtyvät tilaisuudessanne. Katso, että kaikki pääsevät osallistumaan, saavat sanansa sanotuksi, ja että ketään ei jää ulkopuolelle.