Tapahtumamarkkinointi

Tapahtumat ovat opiskelijajärjestön julkisivu: se mitä suurin osa jäsenistä ja varsinkin ulkopuoliset näkevät järjestöstä. Siksi jokainen järjestö toivoo tapahtumiinsa osallistujia asettamiensa tavoitteiden mukaan. Kaikkien tilaisuuksien ei tarvitse olla massatapahtumia, mutta liika yleisö on hyvin harvinainen haitta järjestöjen tapahtumissa, oli kyseessä sitten runoilta, kirpputori tai vuosijuhlat.

Yleisö ei tule tapahtumaan itsestään. Tapahtumaa on siis markkinoitava, eli aktiivisesti vietävä mahdollisten osallistujien tietoisuuteen. Tapahtumamarkkinoinnissa keskeistä on markkinointiponnistuksien oikea mitoitus tapahtuman suhteen: jos kyseessä on tapahtuma, jolta odotetaan paljon tuottoja tai suurta yleisöä ja valmisteluun on panostettu, on myös markkinointia tehtävä hartiavoimin. Jos taas tapahtumaan ei muutenkaan juuri panosteta tai se on suunnattu vain pienelle joukolle, ei markkinoinnissakaan kannata käyttää kovin suurta volyymia. Tapahtumat myös syövät näkyvyyttä toisiltaan, joten joskus vähemmän on enemmän - jollekin toiselle tapahtumalle.

Viestinnän keinoista kerrotaan myös Järjestöwikin virkailijaoppaan artikkelissa Viestintä.

Viisi ideaa tapahtumamarkkinointiin

1. Ole ajoissa liikeellä: Jotta tapahtumaan tulisi kukaan, on viestintä aloitettava ajoissa. Mitä aiemmin, sen parempi, mutta viimeistään kuukautta ennen pitäisi ensimmäinen viesti lähteä. Tämä tarkoittaa, että myös tapahtuman toteutuksen suunnittelu pitää aloittaa ajoissa, mutta mikä oikeastaan estää päättämästä tapahtuma-aikataulua jo vuoden alussa?
2. Ota yleisö haltuun jo ennen varsinaista tapahtumaa: Tapahtuman ympärille voi luoda kuhinaa jo ennen h-hetkeä, esimerkiksi kilpailujen, sosiaalisessa mediassa julkaistujen "jatkotarinoiden" tai tapahtumaan liittyvien flash mobien kautta. Yksi hyvä keino on myös fiilistellä aiempaa tapahtumaa, esimerkiksi edellisvuoden vuosijuhlaa. Olennaista on, että ennakkotempaukset ovat huolella suunniteltuja ja linkittyvät tapahtumaan loogisesti. Muuten ne voivat jäädä irrallisiksi tai vaikuttaa keinotekoisilta.
3. Vinkkaa tapahtumasta mediaan ja yhteistyötahoille: Jos kyseessä on julkinen tapahtuma, jossa on jotain uutta tai erilaista, voivat esimerkiksi paikallislehdet, yhteistyöyritykset tai yliopiston yksiköt innostua tekemään jutun siitä, ja siten tapahtuma kasvaa kuin itsestään. Esimerkiksi tiedekunnilla on omat tiedottajansa ja verkkotoimittajansa, joten sieltä voi saada yllättävää viestintätukea. Yliopiston viestijät ja media voivat tarttua yhtä hyvin seminaarikutsuun kuin allasbilemainokseenkin jos kokevat sen kiinnostavaksi. Yhteinen kampanja yhteistyöyrityksen kanssa voi myös toimia, jos tavoitteet kohtaavat.
4. Paisuta tapahtuma yli fyysisten rajojen: Tapahtuman aikana ja sen jälkeen tapahtumasta voi tehdä kokoaan suuremman levittämällä sen sosiaaliseen mediaan. Esimerkiksi tapahtuman oma Twitter-#avainsana voi aloittaa vilkkaan keskustelun tai juhlatilaisuuden videostream voi osallistaa myös ne, jotka eivät päässeet paikalle. Myös niin sanottu liveblogaus eli kommenttiketju Facebook-seinällä voi toimia esimerkiksi avoimissa kokouksissa tai seminaareissa. Näin tapahtuma jää eloon vielä sen päättymisen jälkeenkin.
5. Hyödynnä aiempi tapahtuma: Nosta menneen tapahtuman tilannekuvia ja huippukohtia esiin viestinnässä tapahtuman jälkeen sekä ennen mahdollista seuraavaa tapahtumaa. Palauta ihmisten mieliin, miten siistiä tapahtumassa olikaan.

Sähköpostimarkkinointi

Sähköpostiviestinnän check list tapahtumamarkkinointiin:

1. Laita ensimmäinen viesti tapahtumasta ajoissa eli noin 4-2 viikkoa ennen tapahtumaa ja muistutusviesti vähän ennen tapahtumapäivää (tai viimeistä ilmoittautumispäivää).
2. Älä lähetä yhdestä tapahtumasta liian montaa viestiä samalle listalle. 2-4 viestiä on yleensä riittävästi.
3. Viestin otsikosta pitäisi aina käydä ilmi mistä on kyse, ja jos viestit tapahtumasta, sen päivämäärä.
4. Kirjoita heti viestin alkuun selkeästi, mistä on kyse, ketä asia koskee (jos lähetät viestin muillekin kuin niille joita se koskee) ja vaatiiko se toimenpiteitä kuten ilmoittautumista.
5. Sähköpostiviestiin ei tarvitse tunkea kaikkea mahdollista tietoa, jos se löytyy jostain muualtakin netistä - tee siis mielummin linkki ja kirjoita sähköpostiin vain oleellisin.
6. Muista kertoa viestissä kaikki oleellinen. Esimerkiksi tapahtumasta: Kuka voi tulla, paljonko maksaa, missä on lipunmyynti, mikä tapahtuma ylipäätään on kyseessä (erityisesti jos nimi on erikoinen),missä tapahtuma järjestetään (eli osoite) ja milloin. Kerro myös ilmoittautumisesta, jos sellainen vaaditaan, ja muista selventää, mitä tietoja ilmoittautuessa pitäisi ilmoittaa.

Sosiaalinen media

Sosiaalinen media eli Facebook, Twitter, Instagram ja vastaavat yhteisölliseen sisältöjen jakamiseen tarkoitetut palvelut ovat parhaimmillaan tapahtumien markkinoinnissa. Tapahtumasta voi luoda ilmiön sosiaalisessa mediassa, ennen kuin mitään varsinaista on edes tapahtunut.

Facebookissa viestiessä kannattaa muistaa, että viestit tippuvat nopeasti lukijoiden syötteistä, jos niihin ei tule yhtään reaktiota. Siksi viesti kannattaa laittaa liikkeelle silloin, kun opiskelijat todennäköisimmin sen lukevat. Tämä aika osuu arkipäivään, todennäköisimmin tiistaihin tai keskiviikkoon, ilta-aikaan noin klo 19-22. Myös tapahtumat kannattaa luoda tähän aikaan.

Lähteet

• Mashable: When Are Facebook Users Most Active?
• Aalto-yliopiston ylioppilaskunta (2012): Yhdistysopas