Puheenjohtaja

Yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja johtaa hallituksen työskentelyä vastaamalla kokousten virallisesta puolesta, pitämällä kokonaiskuvaa ja kehityssuuntaa silmällä sekä huolehtimalla hallituksen työskentelyn sujuvuudesta. Muodollisesti puheenjohtajalla ei ole enempää valtaa kuin muillakaan hallituksen jäsenillä, vaan hän ainoastaan johtaa puhetta. Käytännössä puheenjohtaja on kuitenkin merkittävin henkilö yhdistyksessä, ja sillä ilman puheenjohtajaa asiat eivät usein etene. Puheenjohtajan tehtäväkenttä on laaja, ja hyväksi puheenjohtajaksi kasvaminen vaatii kokeilemista ja virheistä oppimista.

Puheenjohtajan tehtävät

Muodollisesti puheenjohtaja johtaa puhetta hallituksen kokouksissa sekä kirjoittaa yhdistyksen nimen virallisiin papereihin, ei enempää. Käytännössä puheenjohtaja on kuitenkin usein ainoa, joka pystyy tarkastelemaan toiminnan kokonaisuutta ja vaikuttamaan asioiden tekemiseen tuomalla ne esityslistan kautta hallituksen hoidettaviksi. Puheenjohtajan tehtäväkenttä karkeasti ottaen:

• Hallituksen kokouksen koollekutsuminen ja esityslistan valmistelu sihteerin kanssa
• Puheen johtaminen hallituksen kokouksessa
• Toiminnan kokonaisuuden seuraaminen:
  • Onko päätös pantu toimeen
  • Onko samasta asiasta olemassa aiempia päätöksiä
  • Mitkä asiat ovat ajankohtaisia, mitä pitäisi tehdä
  • Mikä on projektien, toimintasuunnitelman ja talousarvion toteutuksen tilanne
  • Priorisointi: mikä on tärkeää nyt, mikä ei.
• Yhdistyksen kehittäminen: strateginen suunnittelu, toimintatapojen ja käytäntöjen kehittäminen
• Hallituksen työnjako ja toiminta: tehtävät jaetaan tasaisesti, kaikkien näkemykset huomioidaan, kaikki osallistetaan, päätöksiä kunnioitetaan, keskusteluyhteys ja palaute toimii, ilmapiiriongelmat käsitellään.

Olennaista on ymmärtää, että puheenjohtaja pikemminkin kätilöi hyvää yhdistystoimintaa toimintaa kuin toimii yhdistyksen diktaattorina. Hallitus voi tehdä päätöksiä, joista puheenjohtaja on eri mieltä, eikä tämä ole henkilökohtainen tappio puheenjohtajalle vaan normaali osa yhdistysdemokratiaa. Kokouksen johtamisesta lisää artikkelissa Hallituksen kokous ja kokoustekniikka.

Miten voin olla hyvä puheenjohtaja?

Hyviä puheenjohtajia on monenlaisia. Usein puheenjohtaminen riippuu kokouksen luonteesta, joten hyvin erilaisilla johtamistavoilla voidaan saada aikaiseksi hyvä ja onnistunut kokous:

1. Ole tasapuolinen. On tärkeää olla reilu ja oikeudenmukainen kaikkia kokouksen osapuolia kohtaan, siksi hyvä ihmistuntemus on puheenjohtajalle tärjeää. Jos kokouksen esityslistalla on jokin tunteita herättävä asia, muista antaa kaikille mielipiteille riittävästi tilaa. Ole valmis myös jääväämään itsesi, jos asia koskettaa sinua läheisesti. Hyvä puheenjohtaja antaa itsestään luotettavan kuvan. Usein käsiteltävän aiheen lopuksi olisi hyvä käydä kierros, jossa jokainen kokouksen jäsen voisi sanoa mielipiteensä asiaan. Näin muutkin kuin äänekkäät henkilöt saavat oman mielipiteensä kuuluviin.

2. Ole jämäkkä Vaikka kokoustaminen kavereiden kanssa on usein hieman hankala tilanne, pyri pitämään kokous asialinjalla. Huomauta, jos puhujien puheenvuorot karkaavat muualle ja käske pysyä aiheessa. Jos kokous häiriintyy kokouksen jäsenten päällekkäinpuhumisesta, ehdota että jaat puheenvuorot viittaamista vastaan. Rajoita tarpeen vaatiessa myös pitkäksi venyviä puheenvuoroja. Jos jostakin asiasta vain puhutaan, eikä keskustele etene eteenpäin, on puheenjohtajan syytä puuttua keskusteluun. Vaikka toiselle huomauttaminen voi tuntua vaikealta, rupeavat kokouksen jäsenet usein nopeasti kunnioittamaan puheenjohtajan taitojasi.

3. Suunnittele etukäteen Hyvällä suunnittelulla pääsee pitkälle myös puheenjohtamisessa. Kun mietit etukäteen valmiiksi rauhallisen kokoustilan, lähetät osallistujille esityslistan jo ennen kokousta ja paneudut esityslistan aiheisiin, olet huomattavasti valmiimpi itse kokoustilanteessa. Suositeltavaa on myös keskustella etukäteen kokouksen aiheista osanottajien kesken, jotta itse kokouksessa ei aikaa mene liikaa puheenvuoroihin. Jos kokouksen odotetaan venyvän pitkäksi, on puheenjohtajan hyvä miettiä mahdollisuus myös kokoustauoille.

4. Keskity ja kuuntele kokoustilanteessa Puheenjohtajan on erityisen tärkeää keskittyä ja kuunnella kokouksessa. Hyvällä suunnittelulla pelastetaan paljon, mutta kokoustilanteessa on oltava jatkuvasti tarkkana, sillä kokoukset ovat kaikki luonteeltaan erilaisia. Hyvä puheenjohtaja niputtaa keskustelun lopuksi asiat yhteen ja järjestää niistä tarvittavat äänestykset. Tätä on hyvin vaikea toteuttaa, ellei puheenjohtaja ole perillä keskustelun asiasta. Kun puheenjohtaja ymmärtää puhujien puheenvuorojen tarkoitukset ja rakentaa asiasta tyydyttävän päätöksen, hän antaa itsestään luotettavan kuvan. Vaikka et itse ole kokouksessa puheenjohtajana, on usein hyödyllistä seurata kuinka kunkin kokouksen puheenjohtaja toimii. Voit miettiä missä hän on erityisen hyvä vai löydätkö jonkun asian, jonka tekisit itse toisin? Osallistuuko hän keskusteluun vai pysyykö hän taka-alalla? Pitääkö hän kokouksen asialinjalla vai rönsyileekö keskustelu jatkuvasti muualle?

Puheenjohtajan vuosikello

Alla on kuvattu keskeisimmät puheenjohtajan vuoden mittaan hoidettavat asiat tyypillisessä järjestössä. Koko yhdistyksen vuodenkietoa kuvaava vuosikello on artikkelissa Yhdistyksen vuosikello.

Kevätkausi

• Tammikuu: Hallituksen järjestäytyminen (jos ei ole tehty joulukuussa), hallituksen perehdytyksen järjestäminen, avainten, papereiden ym. irtaimen vastaanotto edeltäjältä
• Helmikuu: Tahlon täyttäminen taloudenhoitajan ja sihteerin kanssa, vuosi- tai kevätkokouksen kokouksen valmistelu sihteerin kanssa, hallitusohjelman tms. suunnitelman laadinta
• Maaliskuu: Vuosi- tai kevätkokous
• Huhtikuu: Alina-salin varauskierros syyskaudelle, yhteistyöjärjestöjen tapaaminen
• Kesä-heinäkuu: Lomaa

Syyskausi

• Elokuu: Ilmoittautuminen Avajaiskarnevaaleille, hallituksen syksyn avauskokous
• Syyskuu: Uusien jäsenien rekrytointi, tulevan vuoden toiminnan suunnittelun aloitus sihteerin kanssa
• Lokakuu: Järjestön syyskokouksen kutsuminen koolle, kokouksen valmistelu, toimintasuunnitelman valmistelu
• Marraskuu: Järjestön syyskokous, ensi vuoden toimintasuunnitelman esittely kokoukselle.
• Joulukuu: Toimintakertomuksen koostaminen, testamenttien laadinta.

Lähteet

• Miettinen & Välke (2013): Yhdistystoimijan opas, Vihreä Sivistysliitto ry.
• Tampereen yliopiston ylioppilaskunta (2000): Ainejärjestön ABC - opas ainejärjestöaktiiville