Puheenjohtaja

Puheenjohtajan tehtävät

Puheenjohtajan ensisijainen tehtävä on johtaa kokouksen puhetta, jonka puheenjohtajaksi hänet on määrätty. Puheenjohtaja aloittaa ja päättää kokouksen sekä ohjaa kokouksen kulkua. Puheenjohtaja ohjaa kokouksen kulkua esityslistan kohtien mukaisesti. Hän jakaa kokouksen puheoikeutetuille jäsenille puheenvuoroja ja valvoo niiden asiallisuutta. Hän voi tarpeen vaatiessa vaatia puhujaa tiivistämään puheenvuoroaan tai pysymään käsiteltävässä aiheessa. Puheenjohtaja myös kertaa keskustelun lopuksi päätetyt asiat ja järjestää päätöksistä tarvittavat äänestykset, mikäli tarve vaatii. Puheenjohtaja usein osallistuu kokouksessa käytävään keskusteluun.

Puheenjohtaja usein käyttää nuijaa tai muuta vastaavaa esinettä apunaan. Nuijan avulla puheenjohtaja aloittaa ja päättää kunkin esitylistan kohdan kopauttamalla nuijaa kevyesti. Kopautus on merkkinä kokouksen osanottajille siitä, milloin kokous alkaa tai loppuu, siirtyy seuraavaan kohtaan tai tekee päätöksen.

Puheenjohtajan asema

Puheenjohtajan asema vaihtelee riippuen minkälaisen kokouksen puheenjohtamisesta on kysymys. Esimerkiksi oman järjestön kerhon tai valiokunnan kokouset ovat luonteeltaan sellaisia, että puheenjohtaja osallistuu kokoukseen lähes samalla tavoin kuin kaikki muutkin kokouksen jäsenet. Puheenjohtajan pääasiallinen tehtävä on tällöin lähinnä valvoa, että kokouksen keskustelu pysyy aiheessa ja kokous etenee. Hän usein ottaa kantaa ja kommentoi käsiteltävää asiaa niinkuin muutkin kokouksen jäsenet. Opiskelijajärjestöissä puheenjohtajan tehtävät ovat usein paljon muuta kuin pelkästään puheen johtamista kokouksessa. Puheenjohtaja tällöin organisoi, järjestää ja kehittää valiokunnan/kerhon/järjestön/seuran toimintaa, jonka puheenjohtajana hän toimii.

Virallisemmissa kokouksissa, esimerkiksi opiskelijajärjestön hallituksen kokouksessa tai yleiskokouksessa, puheenjohtajan tehtävä on usein teknisempi. Tällöin puheenjohtajan rooli keskittyy enemmän itse puheen johtamiseen ja asioiden yhteennivomiseen käsiteltävän kohdan mukaisesti. Puheenjohtaja ei välttämättä osallistu muuten järjestön/yrityksen/seuran yms.. toimintaan, vaan keskittyy ensisijaisesti luomaan puitteet onnistuneelle kokoukselle. Tämänkaltainen asema vaatii usein jo vuosien kokemusta kokoustyöskentelystä. Eräänlaisena ääripäänä voisi mainita eduskunnan puhemiehen tai vaikkapa Suomen ylioppilaskuntien liiton(SYL) tai opiskelijoiden liikuntaliiton (OLL) liittokokouksen puheenjohtajan tehtävät.

Miten voin olla hyvä puheenjohtaja?

Hyviä puheenjohtajia on monenlaisia. Usein puheenjohtaminen riippuu kokouksen luonteesta, joten hyvin erilaisilla johtamistavoilla voidaan saada aikaiseksi hyvä ja onnistunut kokous:

1. Ole tasapuolinen. On tärkeää olla reilu ja oikeudenmukainen kaikkia kokouksen osapuolia kohtaan, siksi hyvä ihmistuntemus on puheenjohtajalle tärjeää. Jos kokouksen esityslistalla on jokin tunteita herättävä asia, muista antaa kaikille mielipiteille riittävästi tilaa. Ole valmis myös jääväämään itsesi, jos asia koskettaa sinua läheisesti. Hyvä puheenjohtaja antaa itsestään luotettavan kuvan. Usein käsiteltävän aiheen lopuksi olisi hyvä käydä kierros, jossa jokainen kokouksen jäsen voisi sanoa mielipiteensä asiaan. Näin muutkin kuin äänekkäät henkilöt saavat oman mielipiteensä kuuluviin.

2. Ole jämäkkä Vaikka kokoustaminen kavereiden kanssa on usein hieman hankala tilanne, pyri pitämään kokous asialinjalla. Huomauta, jos puhujien puheenvuorot karkaavat muualle ja käske pysyä aiheessa. Jos kokous häiriintyy kokouksen jäsenten päällekkäinpuhumisesta, ehdota että jaat puheenvuorot viittaamista vastaan. Rajoita tarpeen vaatiessa myös pitkäksi venyviä puheenvuoroja. Jos jostakin asiasta vain puhutaan, eikä keskustele etene eteenpäin, on puheenjohtajan syytä puuttua keskusteluun. Vaikka toiselle huomauttaminen voi tuntua vaikealta, rupeavat kokouksen jäsenet usein nopeasti kunnioittamaan puheenjohtajan taitojasi.

3. Suunnittele etukäteen Hyvällä suunnittelulla pääsee pitkälle myös puheenjohtamisessa. Kun mietit etukäteen valmiiksi rauhallisen kokoustilan, lähetät osallistujille esityslistan jo ennen kokousta ja paneudut esityslistan aiheisiin, olet huomattavasti valmiimpi itse kokoustilanteessa. Suositeltavaa on myös keskustella etukäteen kokouksen aiheista osanottajien kesken, jotta itse kokouksessa ei aikaa mene liikaa puheenvuoroihin. Jos kokouksen odotetaan venyvän pitkäksi, on puheenjohtajan hyvä miettiä mahdollisuus myös kokoustauoille.

4. Keskity ja kuuntele kokoustilanteessa Puheenjohtajan on erityisen tärkeää keskittyä ja kuunnella kokouksessa. Hyvällä suunnittelulla pelastetaan paljon, mutta kokoustilanteessa on oltava jatkuvasti tarkkana, sillä kokoukset ovat kaikki luonteeltaan erilaisia. Hyvä puheenjohtaja niputtaa keskustelun lopuksi asiat yhteen ja järjestää niistä tarvittavat äänestykset. Tätä on hyvin vaikea toteuttaa, ellei puheenjohtaja ole perillä keskustelun asiasta. Kun puheenjohtaja ymmärtää puhujien puheenvuorojen tarkoitukset ja rakentaa asiasta tyydyttävän päätöksen, hän antaa itsestään luotettavan kuvan. Vaikka et itse ole kokouksessa puheenjohtajana, on usein hyödyllistä seurata kuinka kunkin kokouksen puheenjohtaja toimii. Voit miettiä missä hän on erityisen hyvä vai löydätkö jonkun asian, jonka tekisit itse toisin? Osallistuuko hän keskusteluun vai pysyykö hän taka-alalla? Pitääkö hän kokouksen asialinjalla vai rönsyileekö keskustelu jatkuvasti muualle?

Puheenjohtajan vuosikello

Alla on kuvattu keskeisimmät puheenjohtajan vuoden mittaan hoidettavat asiat tyypillisessä järjestössä. Koko yhdistyksen vuodenkietoa kuvaava vuosikello on artikkelissa Yhdistyksen vuosikello.

Kevätkausi

• Tammikuu: Hallituksen järjestäytyminen (jos ei ole tehty joulukuussa), hallituksen perehdytyksen järjestäminen, avainten, papereiden ym. irtaimen vastaanotto edeltäjältä
• Helmikuu: Tahlon täyttäminen taloudenhoitajan ja sihteerin kanssa, vuosi- tai kevätkokouksen kokouksen valmistelu sihteerin kanssa, hallitusohjelman tms. suunnitelman laadinta
• Maaliskuu: Vuosi- tai kevätkokous
• Huhtikuu: Alina-salin varauskierros syyskaudelle, yhteistyöjärjestöjen tapaaminen
• Kesä-heinäkuu: Lomaa

Syyskausi

• Elokuu: Ilmoittautuminen Avajaiskarnevaaleille, hallituksen syksyn avauskokous
• Syyskuu: Uusien jäsenien rekrytointi, tulevan vuoden toiminnan suunnittelun aloitus sihteerin kanssa
• Lokakuu: Järjestön syyskokouksen kutsuminen koolle, kokouksen valmistelu, toimintasuunnitelman valmistelu
• Marraskuu: Järjestön syyskokous, ensi vuoden toimintasuunnitelman esittely kokoukselle.
• Joulukuu: Toimintakertomuksen koostaminen, testamenttien laadinta.