Bileiden järjestäminen

Suunnittelu on bileiden A ja O

1. Keksi hyvä "bileidea"

Kaikki alkaa bilejärjestelystä siitä, että sinulla on idea valmiina. Bileet voivat olla vuosittain järjestettävät tai kokonaan uudet. Usein jos olet järjestämässä jo ennestään tuttua tapahtumaa, kannattaa keskustella tapahtuman järjestämisestä edellisen vuoden vastaavien kanssa. Näin voit jo etukäteen miettiä, miten voisit kehittää tapahtumaa entisestään. Uuden idean kanssa suunnittelun merkitys korostuu, sillä et voi järjestäjänä vielä olla varma, miten bileesi loppujen lopuksi sujuu. Kirjoita paperille etukäteen minkälaiset bileet aiot järjestää? Minkälaiset tilat ovat tarkoituksenmukaiset bileiden järjestämiselle? Kuinka paljon osallistujia uskot tapahtumaan saapuvan? Kuinka paljon ihmisiä tarvitset tapahtumaa järjestämään?

2. Järjestä kokous tai tapaaminen järjestössäsi tapahtuman tiimoilta.

Nyt kun sinulla on jonkinlainen idea valmiina, esittele se eteenpäin. Järjestä asian tiimoilta kokous tai tapaaminen. Kokouksessa voit kertoa ideastasi ja saada siitä kokeneemmilta neuvoa. Samalla voit mainostaa tapahtumaasi järjestön sisällä ja "rekrytoida" tapahtumaan itsellesi apuvoimia. Hyvä tapahtuman järjestäjä ei tee koskaan kaikkea itse, vaan osaa viisaasti jakaa vastuuta useammalle henkilölle. Bileiden järjestelyssä on usein "pääjärjestäjä", "tiedotusvastaava", "talousvastaava" "narikka/lipunmyyntivastaava" "bändivastaava" yms..

3. Valitse bileiden ajankohta ja varaa tilat

Bileiden osalta on ensisijaista päättää mahdollisimman ajoissa se, milloin bileet järjestetään. Selvä päivämäärä tarkoittaa sitä, että "bileidea" ei jää ajatuksen tasolle. Selvitä etukäteen, onko omalla tai sisarjärjestöllä jotakin samaan aikaan päällekkäin ja sopiiko päivämäärä muille järjestäjille. Jos esimerkiksi samaan aikaa järjestetään jokin muu suuri opiskelijatapahtuma, se varmasti näkyy omien bileidesi osallistujamäärässä. On tärkeää myös varata bileiden järjestämiselle tarvittavat tilat etukäteen. Joihinkin paikkoihin voi olla useiden viikkojen, jopa kuukausien jono. Tarkista myös etukäteen, että paikka on tarkoituksenmukainen bileiden järjestämiselle. Kun paikka on varattu, voivat kaikki järjestäjät olla varmoja, että tapahtuma tullaan todella järjestämään.

4. Varaa asianmukaiset luvat

Tapahtuma voi vaatia tarpeen mukaan myös erilaisia lupia. Hanki luvat ajoissa, jottei tapahtuma jää niistä kiinni. Muista, että ilman asianmukaisia lupia viranomaisilla on oikeus lopettaa juhlasi, josta vastuu lankeaa sinulle.

5. Viestitä ja mainosta tapahtumaasi ja puhu siitä järjestössäsi

Lähetä tapahtumasta järjestösi listalle sähköpostia. Tapahtumalle on nimitetty tarvittaessa erillinen tiedotusvastaava, mutta loppujen lopuksi tiedottaminen on kaikkien järjestäjien asia. Kun annat itsestäsi innostuneen vaikutelman, se saa ihmiset yhtälailla kiinnostumaan tapahtumastasi.

6. Varmista, että tapahtumassasi on riittävästi työntekijöitä.

On tärkeää olla tietoinen, että olet saanut väkeä riittävästi avuksesi. Jos tapahtuma on suuri ja vaatii paljon apuvoimaa, on sinun syytä tarkkaan olla selvillä, että tarvittaviin tehtäviin löytyy aina tekijä. Jos esimerkiksi bileissäsi jokin juhlija yllättäen loukkaa itsensä pahasti, tulisi paikalla olla vähintään yksi ensiaputaitoinen henkilö. Jos olet etukäteen luvannut juhlijoille, että narikka on vartioituna kello 02.00 asti, sen on syytä myös olla niin. Kun väkeä on paljon mukana, ei kenenkään vastuu kasva liian isoksi ja helpottaa myös omaa työtaakkaasi. Pääjärjestäjänä sinun olisi syytä laatia lista kaikista työtehtävistä juhlissasi ja jakaa tehtävät tämän mukaan. Pidä myös huolta, että kaikki työntekijät osaavat myös toimia tehtävässään. Kouluta siis etenkin ensikertalaiset hyvin ja valvo, että ihmiset saavat myös jotain vaivanpalkkaa tehtävistään.

7. Käy etukäteen läpi mahdolliset vaaratilanteet.

Tämä saattaa kuulostaa turhalta, mutta on tilanteen sattuessa kirjaimellisesti elintärkeää. Käy läpi miten toimit mahdollisen tulipalon tai tapaturmatilanteen sattuessa. Missä ovat pelastustiet ja miten ihmiset saadaan parhaiten poistettua vaarallisesta tilasta? Muista että olet järjestäjän vastuussa juhlijoiden turvallisuudesta, josta tulee pitää aina asianmukaista huolta. Varmista, että itsesi lisäksi mahdollisimman moni muu osaa toimia yllättävässä tilanteessa oikein, ettet ole yksin.

8. Ole tapahtuman aikana jatkuvasti läsnä ja tavoitettavissa.

Kun tapahtuma alkaa, on asioiden usein mentävä omalla painollaan. Silloin on myöhäistä enää suunnitella mitään. Huolehdi, että työntekijät ovat paikallaan ja heillä on vaadittavat tarvikkeet tehtäväänsä varten. Ole tapahtumapäivänä aktiivinen, tiedustele työntekijöiden viihtymistä ja reagoi mahdollisiin ongelmatilanteisiin nopeasti. Jos olet suunnitellut tapahtuman hyvin ja työntekijät ovat tietoisia tehtävistään, voi tapahtuman järjestäminen olla yllättävänkin helppoa. On kuitenkin tärkeää olla valmis poikkeamaan suunnitelmista, jos se on tarkoituksenmukaista.

9. Huolehdi tapahtuman jälkipyykistä

Kun tapahtuma on ohi, alkaa usein kaikkein vaikein vaihe, siivoaminen. Jos olet varannut itsellesi tilat, ne tulee usein luovuttaa samassa kunnossa kuin paikka oli ennen juhlia. Juhlissa, joissa on tarjolla runsaasti alkoholia, voi siivoaminen olla suuri urakka, josta olet itse ensisijaisesti vastuussa. Yhdessä touhutessa siivoaminen on kuitenkin selkeästi helpompaa. Pidä siis huolta, että tämäkin asia saadaan hoidettua.

10. Ota palautetta vastaan tapahtumasta ja kerää tietoa eteenpäin.

Tapahtuman jälkeen on syytä olla itsekriittinen. Mikä onnistui ja mikä meni pieleen? Kirjaa nämä asiat ylös ja tallenna ne koneellesi. Jos tapahtumalle tulee seuraavalle vuodelle uusi järjestäjä tai järjestät tapahtuman uudelleen, saat tämän avulla hyvää muistitietoa seuraajallesi tai itsellesi. Monia asioita nimittäin unohtaa vuoden aikana. Näin tapahtumaa on huomattavan paljon helpompo kehittää entistä paremmaksi. Muista myös kiittää kaikkia työntekijöitä ja juhlijoita, niin heitä voidaan myös nähdä seuraavanakin vuonna samoissa tehtävissä :)