Järjestövaliokunnan toimintasuunitelma 2014

HYYn järjestövaliokunnan toimintasuunnitelma vuodelle 2014

HYYn järjestövaliokunnan tehtävänä on toimia keskustelukanavana HYYn hallituksen ja ylioppilaskunnan alaisten järjestöjen välillä sekä parantaa ja kehittää järjestöjen toimintaedellytyksiä yhdessä HYYn järjestösektorin kanssa.

Kokoukset

Valiokunnan kokouksissa käsitellään ajankohtaisia HYYn järjestökenttää koskevia asioita ja suunnitellaan koulutuksia, muita tapahtumia sekä muuta valiokunnan toimintaa. Kokoukset ovat aina kaikille HYYn jäsenille avoimia. Jokaisesta kokouksesta kirjoitetaan pöytäkirja, joka on julkisesti nähtävillä viimeistään pöytäkirjan tarkastamisen ja hyväksymisen jälkeen.

Koulutukset

Järjestövaliokunta järjestää HYYn piirissä toimivien järjestöjen puheenjohtajille seminaarin sekä keväällä että syksyllä. Kevään seminaari on suunnattu sisällöllisesti hiljattain toimessaan aloittaneille puheenjohtajille ja sen tarkoituksena on tarjota osallistujille vertaistukea sekä välineitä vuoden käynnistämiseen ja hallituksen toiminnan ohjaamiseen tutustuttaen samalla toimijoita yli tiedekunta- ja järjestörajojen. Syksyn seminaarissa vuorostaan käydään yhdessä läpi kulunutta vuotta sekä tarjotaan työkaluja toiminnan jatkuvuuteen. Seminaarien yleisessä osuudessa tarjoutuu mahdollisuus myös HYYn muille toimijoille esitellä toimintaansa ja pitää puheenvuoroja järjestöjen arkeen liittyvistä aiheista. Vierailevia asiantuntijoita voidaan myös kutsua pitämään puheenvuoroja. Pidetyistä koulutuksista ja puheenvuoroista tehdään koonti, joka julkaistaan kaikkien nähtäville. Kevään 2015 puheenjohtajaseminaarin suunnittelu aloitetaan jo vuoden 2014 syksyllä.

Järjestövaliokunta osallistuu myös HYYn järjestöseminaarin suunnitteluun ja järjestelyihin sekä Orientaatio II -työnimellä kulkevan uusille opiskelijoille suunnatun tapahtuman suunnitteluun.

Muut tapahtumat

Järjestövaliokunnan tapahtumavuoden avaa ensimmäisen kokouksen jälkeinen valiokuntastartti, jonka yhteydessä vapaaehtoistoimijat tutustuvat toisiinsa hallituksen järjestövastaavan sekä järjestöasiantuntijan kanssa. Valiokuntastartissa kierretään eri järjestötilakokonaisuuksia Uudella ylioppilastalolla tutustuen kussakin jonkin tilakokonaisuudessa olevan järjestön toimintaan. Myöhemmin keväällä järjestetään vastaava kierros Domus Gaudiumilla.

Yliopiston avajaiskarnevaalien yhteydessä valiokunta järjestää katusitsit keskustakampuksella. Sitseillä tuodaan esille järjestökulttuuria ja esitellään valiokuntaa opiskelijoille. Valiokunta pitää myös mahdollisuuksien mukaan omaa tai muiden valiokuntien kanssa yhteistä pistettä karnevaaleilla. Järjestövaliokunta osallistuu vuoden mittaan mahdollisesti Floran päivän toteutukseen, järjestettäviin valiokuntien yhteisiin ja muihin HYYn sisäisiin tapahtumiin.

Tiedotus ja hallinto

Valiokunta pitää vuodestaan järjestöwikissä vuosikalenteria, jonne päivitetään aina tuoreimmat suunnitelmat sekä toteutuneet tapahtumat. Sivu suojataan vuoden päätteeksi muokkauksilta.

Valiokunnan virallinen tiedotuskanava on sähköpostilista jarj-vlk@helsinki.fi. Julkista tiedotusta tuetaan sosiaalisen median välineillä, kuten Facebookin HYYn järjestövaliokunta -sivulla. Valiokunnan käytössä on myös sisäinen Facebook-ryhmänsä, johon toiminnasta kiinnostuneet kutsutaan ja liitetään.

Valiokunnan toimintaa dokumentoidaan HYYn järjestöwikiin valiokunnan omaan osioon. Kokouspöytäkirjat kootaan wikin sivuille.