Hallituksen kokous ja kokoustekniikka

Suuri osa järjestölle välttämättömistä asioista tapahtuu erilaisissa kokouksissa. Useimmissa järjestöissä hallituksen jäsenet näkevät toisiaan useammin kuin muut yhdistyksen jäsenet, sillä hallitus kokoustaa säännöllisesti. Monet hallitukset ovat keskenään sopineet esimerkiksi viikottaisen tai kuukausittaisen kokousajan. Jos vakioaikaa ei haluta sopia, kätevä ja ilmainen työkalu yhteisen ajan sopimiseen on Sumpli.com -nettipalvelu. Osallistujille mieluisan ajankohdan lisäksi kokoukseen ja kokoustekniikkaan liittyy monia sellaisia asioita, jotka kannattaa miellyttävän kokouskokemuksen ja asioiden ketterästi sujumisen vuoksi ottaa huomioon.

Hyvä kokous

Hyvän kokouksen olennainen tekijä on hyvä valmistelu. Useita ihmisiä ei kannata kutsua koolle sitä varten, että ruvetaan vasta selvittämään asioita. Jos kokouksen tehtävänä on päättää esimerkiksi tapahtuman järjestämisestä, on hyvä, että joku on kartoittanut paikkavaihtoehtoja etukäteen. Jos kokouksen tulee päättää dokumentista, on syytä, että joku valmistelee luonnoksen tekstistä. Pääsääntönä kannattaa pitää sitä, että kokouksessa ei päätetä kylmiltään asioista. Ainakin jonkun hallituksen jäsenen tulisi olla miettinyt asiaa etukäteen. Täysin valmista esitystä ei tarvitse olla, mutta ainakin vaihtoehtoja on yleensä mahdollista tarjota. On myös usein hyvä, jos hallituksen jäsenille annetaan mahdollisuus perehtyä asiaan etukäteen. Aina tähän ei toki ole mahdollisuutta.

Hyvässä kokouksessa tehdään rakentavassa hengessä selkeitä päätöksiä, jotka kirjataan pöytäkirjaan. Kokous ei kestä liian pitkään ja se etenee suhteellisen ripeästi asiassa pysyen. Hyvän kokouksen jälkeen osallistujilla on sellainen olo, että on saatu jotain aikaan.

Kokouksen puheenjohtajana toimiminen

Hyviä puheenjohtajia on monenlaisia. Usein puheenjohtaminen riippuu kokouksen luonteesta, joten hyvin erilaisilla johtamistavoilla voidaan saada aikaiseksi hyvä ja onnistunut kokous:

1. Ole tasapuolinen. On tärkeää olla reilu ja oikeudenmukainen kaikkia kokouksen osapuolia kohtaan, siksi hyvä ihmistuntemus on puheenjohtajalle tärjeää. Jos kokouksen esityslistalla on jokin tunteita herättävä asia, muista antaa kaikille mielipiteille riittävästi tilaa. Ole valmis myös jääväämään itsesi, jos asia koskettaa sinua läheisesti. Hyvä puheenjohtaja antaa itsestään luotettavan kuvan. Usein käsiteltävän aiheen lopuksi olisi hyvä käydä kierros, jossa jokainen kokouksen jäsen voisi sanoa mielipiteensä asiaan. Näin muutkin kuin äänekkäät henkilöt saavat oman mielipiteensä kuuluviin.

2. Ole jämäkkä Vaikka kokoustaminen kavereiden kanssa on usein hieman hankala tilanne, pyri pitämään kokous asialinjalla. Huomauta, jos puhujien puheenvuorot karkaavat muualle ja käske pysyä aiheessa. Jos kokous häiriintyy kokouksen jäsenten päällekkäinpuhumisesta, ehdota että jaat puheenvuorot viittaamista vastaan. Rajoita tarpeen vaatiessa myös pitkäksi venyviä puheenvuoroja. Jos jostakin asiasta vain puhutaan, eikä keskustele etene eteenpäin, on puheenjohtajan syytä puuttua keskusteluun. Vaikka toiselle huomauttaminen voi tuntua vaikealta, rupeavat kokouksen jäsenet usein nopeasti kunnioittamaan puheenjohtajan taitojasi.

3. Suunnittele etukäteen Hyvällä suunnittelulla pääsee pitkälle myös puheenjohtamisessa. Kun mietit etukäteen valmiiksi rauhallisen kokoustilan, lähetät osallistujille esityslistan jo ennen kokousta ja paneudut esityslistan aiheisiin, olet huomattavasti valmiimpi itse kokoustilanteessa. Suositeltavaa on myös keskustella etukäteen kokouksen aiheista osanottajien kesken, jotta itse kokouksessa ei aikaa mene liikaa puheenvuoroihin. Jos kokouksen odotetaan venyvän pitkäksi, on puheenjohtajan hyvä miettiä mahdollisuus myös kokoustauoille.

4. Keskity ja kuuntele kokoustilanteessa Puheenjohtajan on erityisen tärkeää keskittyä ja kuunnella kokouksessa. Hyvällä suunnittelulla pelastetaan paljon, mutta kokoustilanteessa on oltava jatkuvasti tarkkana, sillä kokoukset ovat kaikki luonteeltaan erilaisia. Hyvä puheenjohtaja niputtaa keskustelun lopuksi asiat yhteen ja järjestää niistä tarvittavat äänestykset. Tätä on hyvin vaikea toteuttaa, ellei puheenjohtaja ole perillä keskustelun asiasta. Kun puheenjohtaja ymmärtää puhujien puheenvuorojen tarkoitukset ja rakentaa asiasta tyydyttävän päätöksen, hän antaa itsestään luotettavan kuvan. Vaikka et itse ole kokouksessa puheenjohtajana, on usein hyödyllistä seurata kuinka kunkin kokouksen puheenjohtaja toimii. Voit miettiä missä hän on erityisen hyvä vai löydätkö jonkun asian, jonka tekisit itse toisin? Osallistuuko hän keskusteluun vai pysyykö hän taka-alalla? Pitääkö hän kokouksen asialinjalla vai rönsyileekö keskustelu jatkuvasti muualle?

Hyviä kokouskäytäntöjä

• Säännölliset kokousajat
• Yhteystietolistat
• Nettipalvelut: Sumpli.com -palvelu kokousajan sopimiseen.
• Esityslistat ajoissa
• Päätösluettelot nopeasti

Lähteet

• Miettinen, Lasse & Välke, Olli (2013): Yhdistystoimijan opas, Vihreä Sivistysliitto ry.