Tapahtumajärjestämisen hyvät käytännöt
Jokaisella tapahtumalla on oltava vastuuvetäjä. Työryhmä: kuka tekee ja mitä tekee – vastuut selkeiksi
Projektin määräpäivät eri osa-alueille ennen tapahtuman H-hetkeä Muista, että tuotantokäsikirjoitus on vain tapahtuman järjestäjien työkalu! Muista aina pitää brief ennen tapahtumaa kaikille osallisille: opastajat, turvamiehet… Varmista joka tilanteessa ja käänteessä, se on vastuuhenkilön oikeus ja velvollisuus. Aikataulut myös ennen tapahtumaa ja sen jälkeen: rakennus ja purku Budjetti: varmista mikä maksaa ja mikä ei ettei tule yllätyksiä.
Analysoi tarkkaan kenelle teet tapahtumaa. Omilla mieltymyksillä ei ole väliä. Kohderyhmän mieltymyksillä on.
Tarkista päivämäärä: mitä muuta tapahtuu samana päivänä? Tarkista olosuhteet ja paikka aina ennakkoon. Tarkista tekniikka aina hyvissä ajoin etukäteen! ps. riittääkö sähköt? Muista antaa kiitos kaikille tekijöille! Palautepalaveri heti kun on mahdollista.
Vaadi puhujat kenraaliharjoituksiin, jotta mikrofonit ja tekniikka toimii heidän kanssaan. Kaikille esiintyjille/puhujille aikataulut ajoissa tietoon (tuotantokäsikirjoitus). Sovi lisäksi merkki, jolla ilmoitat heille paljonko aikaa jäljellä. Sovi etukäteen tarkasti puhujien kanssa puheen sisällöstä ja kerro muiden puhujien aiheet. Sovi myös etukäteen mahdollisesta luvasta jakaa materiaalia osallistujille. Tarkista esiintyjien/puhujien materiaali etukäteen ja varmista esim. ettei niissä ole asiattomuuksia (esim. kilpailijoista). Kerro ilmoittautumisten vastaanottajille tarkasti tapahtumasta, jotta he osaavat vastailla kysymyksiin. Kerro mistä he saavat tarvittaessa lisätietoa. Vahvista esiintyjät ja puhujat aina kirjallisesti Esiintyjien takatilat ja tarjoilut
Muista turvallisuustoimet (järjestyksenvalvojat, ensiaputaitoiset jne. tapahtuman mukaan).
Kerää aina palautetta tapahtumasta, kirjaa se ylös ja opi uutta.
Siivous: ennen tapahtumaa ja tapahtuman jälkeen. Ehkä tapahtuman aikana? Viranomaisilmoitukset: erilaisia (mm. pelastussuunnitelma, ilmoitus yleisötilaisuudesta jne. )
Somistamalla ja luovalla ajattelulla useimmista tiloista saa viihtyisiä ja toimivia.
Huomioi vuodenajat tapahtumissa.
Vastaa kutsun huutoon. Älä lupaa liikoja.
Päätä etukäteen miten jälkimarkkinointi hoidetaan.
Ääni- ja valomaailma ovat osa somistusta.
Saavutettavuus ja yhdenvertaisuus
Tämän listan tarkoitus on auttaa tapahtumanjärjestäjää ottamaan huomioon kaikki osallistujat ja heidän tarpeensa jo järjestelyvaiheessa.
- Pyri valitsemaan tilaisuudelle esteetön tila. Esteettömyys tarkoittaa mm. mahdollisuutta päästä paikalle ja liikkua tiloissa pyörätuolilla, inva-wc:tä, induktiosilmukkaa (kuulovammaisten apuväline), mahdollisuutta yleisavustajiin jne. Muista tapahtumaa mainostaessasi kertoa, onko tila esteetön. Uuden ylioppilastalon tilat ovat hyvin esteellisiä. HYYn kokous- ja juhlatilojen esteettömyydestä kerrotaan HYYn nettisivuilla.
- Tilajärjestelyissä esteettömyyttä on myös taustahälinän huomioiminen ja sen poissulkeminen (mikrofonin käyttö) sekä sopiva valaistus (ei liian pimeä tai kirkas). Tilojen löytämistä helpottavat selkeät opasteet auloissa ja tilojen yhteydessä.
- Kartoita osallistujien tarpeita jo tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä, esim. käyttämällä seuraavaa lauseketta: Ilmoitathan tapahtuman järjestäjälle etukäteen yksilöllisistä tarpeistasi (esim. tulkkauksen tarve, erityisruokavalio).
- Mikäli tilaisuudessa on tarjoiluja, huolehdi, että tarjolla on ainakin kasvis-, hyla- ja alkoholiton vaihtoehto, joka on muuta kuin vettä.
- Mikäli ilmoittautuminen vaatii sukupuolen kertomista, anna mies- ja naisvaihtoehdon lisäksi myös mahdollisuus vastata ”muu”. Jos tilaisuudessa on saunomismahdollisuus, pitäkää erikseen myös miesten ja naisten saunavuorot, vaikka suurin osa olisikin tyytyväinen sekasaunaan. Sopikaa, että joku järjestäjistä on koko ajan ei-saunojien kanssa.
- Kerro etukäteen millä kielellä tapahtuma järjestetään ja onko osallistuminen muilla kielillä mahdollista. Myös esimerkiksi siitä, että tilaisuus järjestetään osittain englanniksi, kannattaa mainita.
- Kunnioita pöytäjuhlien plaseerauksessa seksuaalivähemmistöjen toiveita. Miettikää myös, missä menee teidän rajanne sopivissa juomalauluissa – monia lauluja voi nykyaikaistaa!
- Käännä tapahtumamainoksista ainakin tärkeimmät kohdat ruotsin ja englannin kielelle. Kerro käännöksissä, keneltä saa lisätietoa aiheesta.
- Puuttukaa epäasialliseen käytökseen heti jos sitä ilmenee. Epäasiallista on esimerkiksi juomaan painostaminen, sovinistiset vitsit tai häiritsevä lähentely.
- Järjestäjänä sinä olet vastuussa ja ratkaisevassa roolissa siinä, että kaikki viihtyvät tilaisuudessanne. Katso, että kaikki pääsevät osallistumaan, saavat sanansa sanotuksi, ja että ketään ei jää ulkopuolelle.
