Toiminnan kehittäminen

Järjestötoimintaan liittyy yleensä vahvoja perinteitä ja tapoja toimia. Nämä toimintatavat ovat osa järjestön identiteettiä ja erottavat järjestön muista yhtiesöistä. Välillä liian sitkeäksi muuttuneet, perusteettomat perinteet muuttuvat kuitenkin toiminnan esteiksi ja hidasteiksi, ja silloin järjestön on kehityttävä. Ylipäätään järjestön arjessa olisi aika ajoin hyvä tarkastella toimintaa hieman laajemmassa perspektiivissä, jotta nähdään palveleeko toiminta jäseniä ja toteuttaako se sääntöjä.

Kehittävän otteen valitseminen ei ole pelkkää lennokasta haihattelua, vaan auttaa innostumaan perustoiminnasta ja tekemään asiat toiminnan arjessa paremmin.

Toiminnan kehittämisen työkaluja ja toimintamalleja on koottu paljon myös Nyyti ry:n järjestötyön materiaalipankkiin.

Järjestön nykytilan tarkastelu

Koko järjestön ja toisaalta hallituksen on aika-ajoin syytä pysähtyä pohtimaan, miksi järjestö on olemassa. Ei ole itsestään selvää, miksi, miten ja mistä järjestö on syntynyt, ja ovatko nämä perusteet edelleen päteviä. Voi olla, että järjestön jäsenistön tilanne olisi parempi ilman järjestöä ja kaikki olisivat onnellisempia, jos koko järjestö lakkautettaisiin. Useimmiten kuitenkin havaitaan, että toiminta itsessään on arvokasta, mutta sitä tehdään väärällä tavalla tai tehottomasti.

Järjestön kehittymisen ja kehittämisen edellytys on ymmärrys nykytilasta.

Työkaluja nykytilan analyysiin

Pienoiskuvan luominen epäonnistui: Tiedosto puuttuu

1. Lähtökohta-analyysi: Lähtökohta-analyysissä (Loimu 2000) arvioidaan seuraavien osa-alueiden kautta järjestön nykytilaa.

• Jäsenet: Keitä jäsenet ovat? Onko jäsenillä olemassa vaihtoehtoa jäsenyydelle? Keitä potentiaalisia jäseniä järjestöllä on? Millaisiin jäsenryhmiin nämä jäsenet voidaan jakaa?
• Palvelut ja jäsenedut: Mitä jäsenet saavat jäsenyydestään? Mitkä jäsenryhmät käyttävät palveluita eniten? Onko jäsenille selvää, mitä palveluita ja hyötyjä he saavat jäsenyydellään?
• Sidosryhmät: Mitä yhteistyökumppaneita järjestöllä on? Miksi juuri nämä ovat yhteistyökumppaneita?
• Kilpailijat: Mitkä organisaatiot kilpailevat järjestön kanssa samoista jäsenistä? Mitä nämä tahot tekevät paremmin, ja mitä huonommin?
• Yhteiskunnallinen ympäristö: Mitä järjestön toimintaympäristössä on tapahtumassa, esimerkiksi arvomaailmassa, potentiaalisen jäsenistön käytöksessä, lainsäädännössä, sidosryhmissä?

2. SWOT-analyysi: yritysten arviointiin runsaasti käytetty klassinen nelikenttä, jossa listataan organisaation vahvuudet (Strenghts), heikkoudet (Weaknesses), mahdollisuudet (Opportunities) ja uhat (Threats). Näistä kaksi ensimmäistä kuvaavat nykyhetkeä ja omaa toimintaa ja jälkimmäiset tulevaa ja toimintaympäristöä, ulkopuolelta tulevaa. SWOT-analyysi on yksinkertaistavasta luonteestaan huolimatta näppärä ja silmiä avaava väline, jota voi kokeilla esimerkiksi hallituskauden puolivälissä, kun pohditaan mitä vielä aletaan tekemään.

Ristiriitojen ratkaiseminen

Monesti toimintaa haittaa joku yksittäinen hiertävä asia, joka joko on pinnalla ja keskustelussa, tai vaiettu ja kipeä. Ongelmat voi siis joko vaieta kuoliaaksi ja elää sen kanssa, etsiä julkisesti syyllisiä ja tehdän ongelmasta numero, tai myöntää ongelma ja avoimesti tarttua siihen ja siten kääntää se toiminnan kehittämisen mahdollisuudeksi.

Jos ongelma todella halutaan ratkaista tarvitaan useimmiten kaksi asiaa:

1. Joku ottaa vastuun ratkaisemisesta ja alkaa aktiivisesti viedä asiaa eteenpäin. Jos kyse on hallituksen sisäisestä skismasta, ratkaisija on luontevasti puheenjohtaja. Jos taas kyseessä on varsinaiseen toimintaan liittyvä ristiriitatilanne, parhaiten sitä luultavasti purkaa asiasta vastuullinen hallituksen jäsen.
2. Asia keskustellaan avoimesti siten, että kaikki mielipiteet, myös hallituksen ulkopuoliset, tulevat avoimesti kuulluksi. On myös tärkeää, että kun yhteisymmärrys on saavutettu, asiasta tehdään selkeä päätös tai vähintään kirjataan kokouspöytäkirjaan, mihin tulokseen päädyttiin. Näin kaikki voivat luottaa siihen, että asia on sovittu eikä kukaan mene muuttelemaan ratkaisua mieleisekseen.

Hallituksen iltakoulut

Hallituksen tehtävä on toteuttaa järjestön toimintaa siten, kuin säännöt ja järjestön yleiset kokoukset määräävät. Toisinaan arkisen raatamisen keskellä hallitukselta kuitenkin hukkuu toiminnan tausta-ajatus, ja silloin on syytä pitää varsinaista hallituksen kokousta vapaamuotoisempi ideointi- ja pohtimistapaaminen, jollaisia yleisesti kutsutaan iltakouluiksi.

Iltakoulussa voi olla joko yksittäisiä ongelmia ratkaistavana tai asioita joihin kaivataan ideoita, tai sitten voidaan yleisesti ottaen pohtia toimintaa, järjestön tilannetta ja maailmaa.

Mikäli halutaan ratkaista jokin tietty ongelma järjestön toiminnassa, yksi tehokas työkalu on 5 x miksi -analyysi.

5 x miksi -analyysi: Niin sanottu 5 x miksi -analyysi on tapa ottaa käsittelyyn yksittäinen ongelmakohta. Jos esimerkiksi toistuvasti toiminnassa nousee esiin kysymys, miksi jäsenet eivät osallistu, voidaan se altistaa seuraavalle metodille:

1. Määrittele: Mikä ongelma halutaan ratkaista, vaikkapa "jäsenet eivät osallistu toimintaan".
2. Kysy: Kysy viisi kertaa miksi-kysymys, esimerkiksi: Miksi jäsenet eivät osallistu toimintaan? Toimintaa ei koeta omaksi. Miksi toimintaa ei koeta omaksi? Hallitus on ei kerro tekemisistään. Miksi hallitus ei kerro tekemisistään? Koska ei ole luontevaa, epämuodollista tapaa raportoida keskusteluista. Miksi raportointitapaa ei ole? Viestintää ei ole pidetty niin tärkeänä asiana. Miksi viestintää ei pidetä tärkeänä? Ketään ei kiinnosta toiminta.
3. Ideoi: Keksi jokaiseen vastauskohtaan vähintään kaksi toimenpidettä, jotka voisivat parantaa asiaa. Valitse lopulta toteuttamiskelpoisimmat toimenpiteet ja päätä miten niitä lähdetään edistämään.

Lähteet

• Nyyti ry (2004): Työkalukirja järjestötyöhön.