Taloudenhoitaja

Taloudenhoitaja tai muu talousvastaava hoitaa järjestön talousasioita, tärkeimpänä kirjanpitoa, rahaliikennettä, hallituksen pitämistä ajantasalla taloustilanteesta sekä talouden seurantaa. Yhdistyksen säännöt määrävät toisinaan paljonkin siitä, millaisia taloudellisia toimia hallituksella on valtuus toteuttaa, ja siksi taloudenhoitajan on oltava hyvin perehtynyt sääntöihin. Yhdistyksellä ei käytännössä ole toimintaa ilman taloutta, joten taloudenhoitaja on hyvin vastuullisessa mahdollistajan asemassa. Järjestön taloudenpidon arkea käsitellään myös artikkelissa Rahaliikenne käytännössä.

Sisällysluettelo

1 Kirjanpito
2 Rahaliikenne
3 Hallituksen informointi talousasioista
4 Talouden valvonta
5 Taloudenhoitajan vuosikello
- 5.1 Kevätkausi
- 5.2 Syyskausi
6 Lähteet

Kirjanpito

Kirjanpito tarkoittaa, että järjestön rahaliikenne dokumentoidaan. Kirjanpitoa edellyttää laki, ja käytännössä siitä huolehtii järjestössä usein taloudenhoitaja. Käytännössä kirjanpitäminen tarkoittaa vuoden alussa tilien avauksen tekemistä, menojen ja tulojen kirjaamista, kuittien ja muiden tositteiden keräämistä kaikesta rahaliikenteestä sekä tilinpäätöksen laadintaa vuoden lopussa. Mikään tässä ei ole pienehkössä yhdistyksessä kovin vaikeaa, mutta vaatii erityistä tarkkuutta.

Kirjanpidosta kerrotaan tarkemmin artikkelissa Kirjanpito.

Rahaliikenne

Järjestöllä kannattaa ehdottomasti olla oma tili, niin järjestön varallisuuden seuraaminen ja rahaliikenne on helpompaa. Kannattaa vertailla eri palveluntarjoajien hintoja ja palveluita ennen kuin tekee valintansa, sillä yhdistystileillä on usein jonkinlainen palvelumaksu. Erityisesti yhteisöille suunnattuja verkkopankkipalveluita tarjoaa ainakin yhteisöverkkopankki Holvi.

Taloudenhoitaja sekä puheenjohtaja ovat usein henkilöt, joille on myönnetty tilinkäyttöoikeus. Tilinkäyttöoikeus pitää ilmoittaa pankkiin vuosittain. Tilinkäyttöoikeuden muuttaminen tapahtuu siten, että hallitus tekee päätöksen käyttöoikeuksien perumisesta kaikilta aiemmin käyttöoikeutta hallinneilta, ja myöntää hallintaoikeuden uusille tilinkäyttäjille. Sitten päätöksen sisältävä tarkastettu ja allekirjoitettu pöytäkirja toimitetaan pankkiin. Pöytäkirjasta on ilmettävä tilinkäyttöoikeutettujen koko nimet sekä henkilöllisyystunnukset.

Taloudenhoitaja maksaa yleensä yhdistyksen laskut, vie myyntituotot pankkiin, säilyttää yhdistyksen käteiskassaa ja kerää tositteet. Yhdistyksen arkisesta rahaliikenteestä lisää artikkelissa Rahaliikenne käytännössä.

Hallituksen informointi talousasioista

Yhdistyksen taloudesta vastaa viimekädessä hallitus. Tästä syystä taloudenhoitajan on syytä pitää muu hallitus ajan tasalla esimerkiksi yhdistyksen tilin ja kassan saldosta, talousarvion toteutumisesta, tapahtumien tuotoista ja kustannuksista ynnä muista talousasioista. Informointi on myös taloudenhoitajan etu: kun hallitus tietää mitä taloudessa tapahtuu, ei ongelmien tullessa eteen voida taloudenhoitajasta tehdä syntipukkia.

Hyvä ja helppo tapa hallituksen informointiin on esimerkiksi kuukausittaiset tai neljännesvuosittaiset katsaukset, jossa käydään läpi keskeiset talousluvut. Samalla taloudenhoitaja tulee käyneeksi itselleen läpi oleellisimmat talousasiat. Talouskatsauksesta ei kannata ottaa paineita, sillä pienen yhdistyksen talous on luonnostaan ailahtelevaista: taloudenhoitaja ei voi aina tietää, milloin jokin iso lasku on tulossa ja milloin vaikkapa yhdistyksen hakemat avustukset maksetaan. Niinpä tilin saldo voi heitellä paljonkin lyhyessä ajassa. Olennaisinta on, että taloudenhoitaja pyrkii kertomaan tietämänsä hallitukselle.

Talouden valvonta

Taloudenhoitaja on vastuullisessa asemassa hallituksessa ja koko yhdistyksessä: hän on usein ainoa, joka seuraa ja huolehtii siitä, että päätettyjen asioiden toteuttamiseen on oikeasti varaa ja että yhdistyksen rahoja käytetään sen tarkoituksen toteuttamiseen järkevällä tavalla. Tällä tavoin taloudenhoitaja valvoo yhdistyksen rahankäyttöä. Valvontaan liittyy myös tositteiden pyytäminen menoista sekä se, että jokaisesta menosta tehdään hallituksen päätös, viimeistään jälkikäteen. Valvonnassa olennainen työkalu on budjetti eli talousarvio, johon taloudenhoitaja voi viimekädessä vedota, jos hänestä tuntuu että hallitus on käyttämässä rahaa muuhun kuin yhdistyksen tarkoituksen toteuttamiseen.