HYYn piiriin hakeminen

Kaikki Helsingin yliopiston opiskelijoiden yhdistykset eivät automaattisesti kuulu HYYn piiriin. Vain HYYn järjestörekisteriin hyväksytyt järjestöt saavat käyttää HYYn tarjoamia järjestöpalveluita ja voivat hakea HYYn järjestötukia. HYYn piirissä toimii tällä hetkellä noin 250 eri järjestöä.

Yleisiä ohjeita järjestön perustamisesta ja mallisääntöjä löytyy Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisterin sivuilta. Järjestö voidaan hyväksyä HYYn piiriin, mikäli se täyttää säännöt HYYn piirissä toimivaksi järjestöksi.

Hakuprosessi

Uusia järjestöjä hyväksytään HYYn piiriin kahdesti vuodessa, keväisin ja syksyisin. Hakuaika päättyy syksyisin syyskuun ja keväisin helmikuun viimeisenä HYYn toimiston aukiolopäivänä klo 15. Keväisin HYYn piiriin hakevat järjestöt voivat samalla hakemuksella hakea myös toiminta-avustusta.

Uusiksi HYYn piirissä toimiviksi järjestöksi pyrkivien järjestöjen on täytettävä sähköinen hakulomake TAHLO-järjestelmässä HYYn verkkosivuilla ja palautettava tarvittavat liitteet TAHLOn kautta tai HYYn palvelutoimistoon. Järjestöjen hakemukset käsittelee HYYn talousjohtokunta, ja tiedon hyväksymisestä tai hylkäämisestä saa normaalisti noin kuukauden kuluttua hakuajan päättymisestä.

TAHLOn käyttöohjeissa on myös ohjeet uusien yhdistysten rekisteröinnille.

Hakemuksessa tarvittavat liitteet:

• Budjetti kuluvalle vuodelle
• Kuluvan vuoden toimintasuunnitelma
• Järjestön säännöt
• Järjestön perustamiskokouksen pöytäkirjanote tai perustamiskirja
• Jäsenluettelo. HYYn jäsenten osalta listaukseen on merkittävä Helsingin yliopiston opiskelijanumero.

Hakemuksen liitteiden laadintaa varten tehdyt mallidokumentit on koottu sivulle Avustuksia koskevat mallidokumentit.

Mitä uuden järjestön kannattaa tehdä heti aluksi

Tiedotus kuntoon

Hanki hallitukselle sähköpostilista. @helsinki.fi -listoja saa yliopistolta: https://helpdesk.it.helsinki.fi/ohjeet/yhteydenpito-ja-julkaiseminen/sahkoposti/sahkopostilistat

HYYllä on erilaisia tiedotuslistoja, joille kannattaa liittää järjestön toiminnan kiinnostuskohteiden mukaan hallitustoimijoita. Erityisen tärkeää on liittää hallituksen sähköpostilista hyy-jarjestot -tiedotelistalle. Lisää HYYn tiedotuslistoista sekä liittymisohjeet täällä: HYYn sähköpostilistat Huomaa, että HYY päivittää listojen sisällön automaattisesti TAHLOon jätettyjen tietojen perusteella vasta maaliskuun alussa, TAHLOn sulkeudutta.

Muita seuraamisen arvoisia kanavia ovat Ajankohtaista järjestöasiaa -blogi ja HYYn Järjestöasiat -FB-sivu

Ota selvää ajankohtaisista asioista

HYY tarjoaa piirissään toimiville järjestöille erilaisia palveluja, tukia ja koulutusta. Ajankohtaista järjestöasiaa -blogista voit tarkistaa sen, mitä HYYssä on meneillään juuri nyt. HYY toimii vuosikymmenten vankalla rutiinilla, joten jotkut asiat eivät muutu:

• TAHLO avautuu viimeistään helmikuun alussa ja sulkeutuu helmikuun viimeisenä päivänä. Käytännössä siis helmikuun aikana voi täydentää kuluvan vuoden yhteystiedot TAHLOon ja hakea toiminta-avustusta. HUOM: TAHLOn kautta kerätään myös järjestöjen esittelytekstit ylioppilaskalenteriin!
• Alina-salin varauskierrokset järjestetään kahdesti vuodessa, yleensä kevään osalta maaliskuussa ja syksyn osalta lokakuussa.
• Taloudenhoitajille järjestetään koulutusta helmikuussa (taloudenhoitajakurssi) ja joulukuussa (tilinpäätösilta)