Avoimuus

Miksi avoimuus on tärkeää?

Avoimuus on edellytys sille, että järjestön toiminta pystyy kehittymään ja kasvamaan. Avoimuuden avulla järjestöön pääsee helposti uusia toimijoita sisälle ja he pääsevät vaikuttamaan järjestön toimintaan.

Mitä avoimempi järjestö on, sitä todennäköisemmin sen toiminta näyttää houkuttelevalta eikä järjestö kutistu pienen kaveripiirin toiminnaksi.

Avoimuus on myös arvo. Mikäli järjestön toimintakulttuuri on avoin, pystyy järjestö todennäköisemmin kehittämään toimintatapojaan ja muokkautumaan uusien ideoiden sekä palautteen myötä.

Avoimuus takaa osaltaan myös sitä, että järjestö todella toteuttaa sääntöjen mukaista tarkoitustaan eikä taannu esimerkiksi bulvaaniksi kaveriporukan juhlimiselle.

Toki on myös järjestöjä, jotka eivät toimintansa luonteen vuoksi voi olla samalla tavalla avoimia kuin muut. Ainejärjestöt ovat vain tietyn alan opiskelijoita varten. Poliittiset järjestöt joutuvat vetämään rajan siihen, että niiden arvojen vastaisesti ajattelevilla tai kilpailevien järjestöjen toimintaan osallistuvilla ei ole sijaa toiminnassa. Sama pätee toki lievemmin lähes kaikkiin järjestöihin: järjestön jäsenenä ei voi olla, mikäli ei hyväksy sen tarkoitusta.

Pohdi näitä:

Kuinka monta uutta jäsentä/fuksia järjestöön tulee vuosittain? Kuinka moni näistä jää aktiivitoimintaan?

Otetaanko järjestössä fukseja hallitukseen tai virkailijoiksi? Millaisiin tehtäviin, jos otetaan?

Onko järjestöstä saatavilla mitään tietoa englanniksi kv-opiskelijoille, edes lyhyttä esittelyä?

Tapahtumien avoimuus

Tapahtumien avoimuuden ytimessä on niistä tiedottaminen sekä toisaalta osallistumisen esteiden karsiminen.

Tapahtumista tulisi tiedottaa mahdollisuuksien mukaan monissa eri kanavissa. Facebook tavoittaa osan ja sähköpostilista osan jäsenistöstä. On hyvä tiedostaa, ettei kaikilla ole Facebook-tiliä, jonka takia tiedottamista on hyvä tehdä muissakin kanavissa. Sähköpostiin tuleva uutiskirje on yksi hyvä keino varmistaa, että jäsen tietää mistä hän ainakin löytää tiedon tulevista tapahtumista.

Tapahtumien avoimuuteen liittyy tiedottamisen lisäksi monia niiden saavutettavuuteen liittyviä seikkoja. Tapahtumat tulisi järjestää mahdollisuuksien mukaan esteettömissä tiloissa.

Järjestön toimintaan pitäisi voida osallistua varallisuudesta riippumatta eli maksavien tapahtumien lisäksi tulisi olla myös halpoja sekä ilmaisia tapahtumia. Lisäksi yhdenvertaisuusnäkökohdat tulisi muutenkin huomioida.

Tapahtumien tulisi olla monipuolisia ja niitä tulisi järjestää muulloinkin kuin arki-iltaisin. Tämä mahdollistaa myös perheellisten osallistumisen.

Järjestössä kannattaa esimerkiksi jäsenkyselyn avulla selvittää millaisia jäseniä sillä on. Jos jäsenistössä on pienituloisia, perheellisiä, liikuntarjoitteisia jne. voi nämä ryhmät ottaa paremmin huomioon tapahtumien suunnittelussa, kun tietää missä määrin heitä on jäsenistössä.

Pohdi näitä:

Onko järjestön toiminta monipuolista? Löytyykö toimintaa myös niille, jotka eivät tykkää juhlista?

Löytyykö järjestön verkkosivuilta/FB-sivuilta helposti/yhdellä vilkaisulla tulevat tapahtumat ja miten niihin pääsee mukaan?

Tietävätkö järjestön tapahtumia suunnittelevat henkilöt, millaisia jäseniä järjestöllä on?

Päätöksenteon avoimuus

Päätöksen teon avoimuus tarkoittaa ensisijaisesti hyvää ja selkeää tiedotusta sekä mahdollisuuksia osallistua päätöksentekoon.

Yhdistyksellä tulisi olla verkkosivuillaan tai vastaavassa paikassa vaivattomasti saatavilla tiedot siitä ketkä toimivat yhdistyksen viroissa sekä näiden yhteystiedot. Sama pätee yhdistyksen virallisiin dokumentteihin.

Hallituksen kokousten esityslistat tulisi olla jäsenistön saatavilla hyvissä ajoin – mieluiten vähintään viikkoa ennen kokousta. Yhdistysten hallitukset käsittelevät välillä jäsenten hyväksymisiä tai muita henkilöihin liittyviä asioita, jotka on yksityisyyden suojan takia järjestettävä suljettuina. Muilta osin hallituksen kokoukset tulisi pitää avoimina jäsenistölle. Jotta jäsenistön olisi helppoa saapua paikalle, on hallituksen kokouksista hyvä sähköpostissa välitettävän esityslistan lisäksi tehdä Facebook-tapahtuma. Sen avulla myös näkee onko jäsenistöä saapumassa niin paljon paikalle, että se vaikuttaa hankittaviin tarjoiluihin ja tilaan.

Yhdistyksen yleiskokouksen materiaalit tulisi olla nähtävillä hyvissä ajoin. Tätä vaativat usein jo yhdistyksen säännötkin. Pelkkien paperisten versioiden lisäksi niiden tulisi olla näkyvillä verkossa. Yleisestikin avoimuuden lisäämisessä on hyvä muistaa se, että on eri asia ovatko tiedot periaatteessa saatavilla vai onko niiden saamisesta tehty mahdollisimman vaivatonta. Useimmiten verkkosivuilla oleva tieto on kaikkein helpoiten jäsenten saavutettavissa.

Yhdistyksen hallituksen tai yleiskokouksen tekemistä päätöksistä olisi hyvä viestiä varsinkin, jos niillä on erityistä merkitystä. Vähintään pöytäkirjat tulisi löytyä yhdistyksen verkkosivuilta.

Pohdi näitä:

Kuinka monella klikkauksella löytää järjestön hallituksen yhteystiedot?

Millaista järjestön tiedotteiden kieli on - monimutkaista, selkeää, ammattijargonia, jotain muuta?

Milloin viimeksi hallituksen kokouksissa on ollut hallituksen tai virkailijakunnan ulkopuolisia jäseniä seuraamassa kokousta? Mitä tapahtuisi, jos joku tavan rivijäsen tulisi paikalle hallituksen kokoukseen?

Toimintakulttuurin avoimuus

Toimintakulttuurin avoimuus on osa-alue, joka vaatii jatkuvaa työstämistä, vaikka esimerkiksi järjestön rakenteet muuten olisikin pyritty tekemään mahdollisimman avoimiksi.

Toimintakulttuurin avoimuus on toisaalta sitä, että uudet ihmiset ja ideat otetaan hyvin vastaan ja toisaalta sitä, että järjestön toimintaan ja päätöksentekoon pääsee helposti osallistumaan.

Uusien jäsenten vastaanottamisen kannalta tärkeintä on järjestää riittävästi matalan kynnyksen tapahtumia, jonne järjestön toimintaan aiemmin osallistumattomien on helppo saapua. Tavanomaisin esimerkki tästä ovat uusien illat ja fukseille suunnatut juhlat. Erityisesti uusille järjestettyjen tapahtumien lisäksi on hyvä, jos on muitakin matalan kynnyksen tapahtumia, joissa käydä uusien iltaan osallistumisen jälkeen. Tällaisina voivat toimia esimerkiksi leffaillat.

Uusien ideoiden vastaanottamista helpottaa, mikäli järjestöllä on jokin kanava, johon jäsenistö tietää voivansa välittää kehitysideoitaan. Tämä voi olla esimerkiksi Google Drive –lomake tai tietty sähköpostiosoite. Järjestön on myös hyvä kerätä palautetta kaikesta toiminnastaan. Tämä auttaa pitämään toiminnan kehittämisen rutiininomaisena ja jatkuvana prosessina.

Järjestön hallituksella ja aktiiveilla on suuri vastuu siitä, että järjestön toimintakulttuuri on sellainen, että järjestön toimintaan on helppoa tulla mukaan. Tämä vaatii osaltaan mahdollisten klikkien tunnistamista ja toimintamallien miettimistä niiden suhteen, jotta ne eivät sulkisi uusia ulos järjestön toiminnasta. Yksi keino tähän on järjestää tapahtumissa riittävästi toimintaa, jossa syntyneitä porukoita sekoitetaan esimerkiksi istumajärjestyksellä tai ryhmäyttävillä tehtävillä. Varsinkin pienissä järjestöissä on kuitenkin pitkälti sen aktiivien asenteesta kiinni kuinka helposti järjestöön uudet toimijat pääsevät mukaan.

Pohdi näitä:

Miten järjestössä suhtaudutaan jäsenistöstä/hallituksen ulkopuolelta tuleviin ideoihin toiminnasta tai sen kehittämisestä?

Onko uusille jäsenille puhuminen ulkoistettu pelkästään tuutoreille/fuksivastaaville?

Onko järjestössä sisäpiirejä? Onko se hyvä vai huono asia?