Järjestövaliokunta

HYYn järjestövaliokunta on järjestötoiminnasta kiinnostuneiden vapaaehtoisten muodostama toimielin.

Toiminta

Koulutukset

Järjestövaliokunta järjestää HYYn piirissä toimivien järjestöjen puheenjohtajille seminaarin sekä keväällä että syksyllä. Vuonna 2014 kevään seminaari on suunnattu sisällöllisesti hiljattain toimessaan aloittaneille puheenjohtajille ja sen tarkoituksena on tarjota osallistujille vertaistukea sekä välineitä vuoden käynnistämiseen ja hallituksen toiminnan ohjaamiseen tutustuttaen samalla toimijoita yli tiedekunta- ja järjestörajojen. Syksyn 2014 seminaarissa vuorostaan käydään yhdessä läpi kulunutta vuotta sekä tarjotaan työkaluja toiminnan jatkuvuuteen. Seminaarien yleisessä osuudessa on muita järjestöjen arkeen liittyviä puheenvuoroja.

Varauskierrokset

Järjestövaliokunta vastaa Alina-salin varauskierrosten toteuttamisesta.

Alina-salia voi varata kaksi kertaa vuodessa toteutettavien varauskierrosten aikana. Varauskierroksia on kaksi kappaletta ja molemmilla kierroksilla voi hakea yhtä vuoroa. Varauksen tekevän järjestön tulee olla osallistunut Alina-salin käyttökoulutukseen vuoden 2014 aikana, tai osallistua erikseen järjestettävään lisäkoulutukseen. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa. Varaukset ennakkovarauspyynnöt lähetetään sähköpostitse. Varsinaiset varauskierrokset toteutetaan elomakkeilla.

Kevään 2014 varauskierrokset

Ennakkovaraus

Ennakkovarausaika on 25.–31.3. Tällöin järjestöillä on mahdollisuus varata juhlatiloja ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista, mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy (esim. vuosijuhla) hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovaraukset toimitetaan sähköpostitse järjestövaliokunnan puheenjohtaja Ahto Harmolle osoitteeseen ahto.fi.harmo(ääät)helsinki.fi

Ennakkovarauksesta on käytävä ilmi:

• Varaava järjestö
• Yhteyshenkilö ja puhelinnumero
• Tapahtuma, johon tila halutaan varata, ja tilaisuuden luonne

Päätökset ennakkovarauksista tekee järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa 1.4. klo 17-19.

Varsinaiset varauskierrokset

Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://hyy.helsinki.fi/varaukset/. Varauskierrokset ovat 3.4.–7.4. ja 10.4.–14.4.

Varauksen saapumisaika ei vaikuta tilan saamiseen, mutta puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos varauksissa esiintyy päällekkäisyyksiä, tarjotaan kyseisille järjestöille sovittelulla muita vapaita vuoroja. Jos sopuun ei päästä, ratkaistaan tilan saaja arpomalla. Sovittelusta ja arvonnasta vastaa järjestövaliokunnan puheenjohtaja yhdessä valiokunnan kanssa.

HUOM! Järjestön nimeämän yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa puhelimella varauskierrosten päätyttyä, kun varauksia käsitellään. Näin päällekkäisten varausten sovittelu on mahdollista. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia päivämääriä siltä varalta, että alkuperäinen tilavaraus menee päällekkäin toisen järjestön tapahtuman kanssa. Varmistakaa myös aina ennen jokaista varausta, että toivomanne päivä on vapaa!

I kierros

• Varausaika 3.4. klo 12.00 – 7.4. klo 22.00. Varaukset tehdään lomakkeeseen
• https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/49284/lomake.html
• Varausten käsittely 8.4. klo 17.00-20.00

II kierros

• Varausaika 10.4 klo 12.00 - 14.4. klo 22.00. Varaukset tehdään lomakkeeseen
• https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/49285/lomake.html
• Varausten käsittely 15.4. klo 17.00-20.00

Huomaathan, että varauskierrokset eivät pääty puoliltaöin!

Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kierrosten jälkeen.

Varaukset kierrosten jälkeen

Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 17.4. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät HYYn varauskalenterista osoitteessa http://hyy.helsinki.fi/varaukset/

Varausten priorisointi

Ennakkovaraus koskee erityisesti vuosijuhlia, vuosijuhlien jatkoja ja tietyn päivämäärän tapahtumia. Varsinaisilla varauskierroksilla eniten painoarvoa ovat perinteisesti saaneet järjestöjen yhteistyötapahtumat. Priorisoinnista päättää järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja asiantuntijan (järjestöt) kanssa.

Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot löytyvät osoitteesta
http://hyy.helsinki.fi/sites/default/files/Alina-salin%20k%C3%A4ytt%C3%B6ehdot%202014.pdf

Yhteystiedot

• Sähköpostilista: jarj-vlk@helsinki.fi
• Facebook: https://www.facebook.com/HYYnJarjestoasiat

Toimihenkilöt

• Puheenjohtaja: Ahto Harmo ( ahto.fi.harmo(ät)helsinki.fi / 0405467351 )
• Varapuheenjohtaja: Mikael Lehtonen
• Sihteerit: Laura Luoto ja Vihtori Suominen

Dokumentit

Toimintasuunitelma 2014

Pöytäkirjat