Järjestövaliokunnan kokous II/2014

Helsingin yliopiston ylioppilaskunta
Järjestövaliokunnan kokous 2/2014
Kokoushuone Rydman
6.3.2014 klo 18:30

Läsnäolijat: Ahto Harmo (puheenjohtaja), Kerttu Kaikkonen, Miran Hamidulla, Tero Juutilainen, Emi Maeda (asiantuntija (järjestöt)), Teemu Palkki (talousjohtokunnan pj), Pasi Pykälistö, Tommi Jalo, Laura Luoto (sihteeri), Jari Rinta-Aho (kohdasta 3)

1. Avataan kokous klo 18:37.

2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
hyväksytään pöytäkirja sellaisenaan

3. Järjestöjen toiminta-avustusjako ja muut mahdolliset talousjohtokunnalta tulevat asiat

Talousjohtokunnan pj Teemu Palkki esitteli toiminta-avustusjaon kriteerit. HYY jakaa avustuksia 150 000 euroa. Aine- ja tiedekuntajärjestöt saavat siitä leijonanosan. Järjestöjä arvostellaan pääosin toimintakertomuksen, -suunnitelman ja toimintakalenterin perusteella. Muita jakoperiaatteita on yhdenvertaisuus järjestöjen välillä, objektiivisuus ja avoimuus. Jokavuotiset kehittämisryhmät voivat vaikuttaa periaatteisiin ja kriteereihin. Edellisen vuoden talousjohtokunta esittää toiminta-avustusjaon ja kuluvan vuoden hyväksyy.

Nykyinen pistemalli tasaa järjestöjen välisiä eroja: isot saavat suhteessa vähemmän ja pienet enemmän.

Mihin kiinnitetään huomiota? Hallinto ja dokumenttien laatu, tapahtumien jäsenmäärät, tapahtumien laatukriteerit, yhdenvertaisuus ja ympäristö, viestinnän aktiivisuus ja avoimuus.

Ryhmien omat teemat:

Osakunnat: aktiivien jaksaminen, kerhotoiminta, kotiseutuyhteistyö, seniorityö, yhteistyö, jäsenrekrytointi ja –palvelut

Aine- ja tiedekuntajärjestöt: aktiivien jaksaminen, edunvalvonta, opintotoiminta, tuutorointi, uudet opiskelijat, tavoittavuus, avoimuus, yhteistyö Suomessa ja ulkomailla

Orkesterit, kuorot, teatterit: harjoitusten ja esitysten säännöllisyys, vapaa-ajan toiminta, yhteisöllisyys, yhteistyö ja yleishyödyllisyys, jäsenrekrytointi, varainhankinta

Muut järjestöt: aktiivien jaksaminen, avajaiskarnevaalit, jäsenrekrytointi, alaryhmien kysymykset: yhteiskunnalliset, uskonnolliset, kansainväliset ja peli- ja liikuntajärjestöt

Uusi juttu tänä vuonna on prosenttipainotukset: jokaiselle järjestötyypille laadittiin oma painotusprosentti. Tällä toivotaan olevan se vaikutus, että suurten järjestöjen tuet eivät laskisi ja pienten nousisi liian jyrkästi.

Pohditaan, ovatko kysymykset, joiden mukaan pisteet jaetaan, sellaisia jotka mittaavat järkevästi ja kattavasti HYYn piirissä toimivien järjestöjen toimintaa. Kiinnitetään huomiota avajaiskarnevaaleihin osallistumisen pistemäärään (5 p.) vaikka esim. opintotoiminnasta ja toiminnan suunnittelemisesta saa vähemmän pisteitä, eikä paikallaoloa voi skaalata.

Projektiavustukset: maksimissaan 500 euroa, painotetaan uusien ja kansainvälisten opiskelijoiden integrointiin liittyviä projekteja.

Kriteereihin palataan syksyllä.

4. Menneet tapahtumat

4.1. Valiokuntastartti 20.2. meni hyvin, kierrettiin HYYn tiloissa Uudella ja Kaivotalossa, 12 hlöä

4.2. Puheenjohtajaseminaari 25.2. osallistujia 70 hlöä, saatiin enimmäkseen positiivista palautetta, negatiivista esitelmien ruotsinnoksista. Koontien lähetys Ahtolle 16.3. mennessä. Jatkoilla 35 hlöä. Koonteihin ja palautteeseen palataan kokouksessa 18.3.

4.3. Valiokuntakoulutus 27.2. läsnä järjestövaliokunnasta 3 hlöä. Ympäristövaliokunta on kiinnostunut tekemään järjestövaliokunnan kanssa yhteistyötä! Hurraa!

5. Järjestöseminaari

Pidetään 25.4.. Tarvitaan parempi nimi. Ehdotuksia tulemaan!

Pidetään Kaisa-kirjastossa, 50 hlöä vetävä luentosali ja 5-10 hlöä vetäviä pienryhmähuoneita (3 kpl) klo 12-18. Mietitään, miten järjestötoimijoita pitäisi kouluttaa. Budjettia on noin 1200 euroa! Ulkopuolisia kouluttajia on siis mahdollista hankkia.

Tulossa on ainakin tuutorkoulutusta ja yhdenvertaisuuskoulutusta. Ehdotetaan: viestintäkoulutus, varainhankintakoulutus, arkistokoulutus.

Emi pyytää valiokuntaa järjestämään oheisohjelmaa. Ehdotetaan merkkimarkkinoita, turistikierrosta keskustakampuksella, järjestöspeed-datingia, kaislautumista…

6. Domus Gaudiumin järjestökierros

Mennään tutustumaan Domman järjestötiloihin 1.4. Jos haluaa tutustua myös HYYn arkistoon, aloitetaan 16:30! Jee!

7. Toimintasuunnitelma ja budjetti

Ahto esittelee toimintasuunnitelmaluonnoksen. Luonnosta voi muokata järjestöwikissä. Toivottavasti jokainen valiokunnan jäsen käy lukemassa sen läpi. Jokaisesta muokkauksesta säilyy myös sitä edeltävä versio. Kommentointimahdollisuutta ei ole. Järjestöwikiin on mahdollista luoda omat tunnukset sen sivuilla. Tosun luonne on suunnitelmallinen ei kiveenhakattu. Olennaista on tietää mitä tehdään ja milloin.

Valiokunnan alustava budjetti on 1500 euroa/vuosi. Siitä menee pj-semmaan 950 €, avajaiskarnevaaleihin 300 €, toimistokuluihin 50 €, kokoustarjoiluihin 100 € ja kilpailuihin 300 €. Rinta-aho ehdottaa, että kilpailutetaan paras fuksitapahtuma, tätä kannatetaan. Voidaan tehdä yhteistyötä tuutorivaliokunnan kanssa. Muita kilpailuideoita on merkkikilpailu, lehtikilpailu, tapahtumajulistekilpailu.

8. Alina-sali

Mainosviesti varauskierroksista on tehty, odottaa lähettämistä. Ahto on tehnyt varauksia varten e-lomakkeen. Jos sopivaa päivää jollekin järjestölle ei löydy, puheenjohtaja sovittelee hakijoita yhdessä valiokunnan kanssa. Lisätään varausten käsittelypäivät mainosviestiin.

Valiokunnalta on pyydetty ylimääräistä käyttökoulutusta. ISHA haluaisi käyttää tilaa 2.4.. Syksyllä todennäköisesti valiokunta vetää kaikki Alina-koulutukset. Ylimääräinen koulutus järjestetään tiistaina 18.3. klo 16:00.

9. Hallinto

Ahto ehdottaa että säilötään tärkeitä dokumentteja, esim. pöytäkirjat ja tosu, wikiin. Ahto tulostaa paperiset pöytäkirjat ja tuo ne kokoukseen allekirjoitettavaksi. Valiokunta käyttää ulkoiseen viestintään HYYn Järjestöasiat -sivua. Tästä lähin sillä luodaan aina kokouksista oma tapahtuma, jotta saadaan osviittaa mahdollisista osallistujista ja näkyvyyttä.

Kaikki virallinen tiedotus hoidetaan yhä sähköpostitse.

Seuraavat järjestötiedotteet:
31.3. (dl. sisällölle 24.3.)
28.4. (dl. sisällölle 21.4.)
26.5. (dl. sisällölle 19.5.)

10. META

On koottu Valiojoukko-ryhmä, joka kehittää HYYn vapaaehtoistoimintaa. Jos kiinnostaa olla mukana, ota yhteys Ahtoon, Jariin tai Tuomas Pernuun. Tavoitteena on saada jotain konkreettista kesään mennessä.

Kerrataan tulevat kokouspaikat.
12.3. klo 17:00 kokous on Sparressa
18.3. klo 17:00 on Batmanissa
1.4. klo 17:00 on Seppeleessä
8.4. klo 17:00 on Cajsassa
15.4. klo 17:00 on Cajsassa

11. Päätetään kokous klo 20:55.