Ero sivun ”Talousarvio” versioiden välillä

Versio 11. lokakuuta 2013 kello 12.41

Talousarvio eli budjetti on järjestön tilikauden taloussuunnitelma. Se siis kertoo, minkä verran 12 kuukauden mittaisella tilikaudella arvioidaan hankittavan tuloja, ja minkälaisiin menoihin ja minkä verran rahaa suunnitellaan käytettävän. Talousarvio on toimintasuunnitelman pari siten, että se kertoo, millaisilla taloudellisilla resursseilla toimintasuunnitelman projekteja toteutetaan, ja mistä tämä raha tulee.

Talousarvio siis antaa hallitukselle vallan käyttää siinä osoitetut varat toimintaan, ja toisaalta velvoittaa hallitusta olemaan ylittämättä arvioitua määrärahaa ja hankkimaan rahat talousarvion osoittamalla tavalla. Talousarvio pitäisikin aina valmistella yhdessä toimintasuunnitelman kanssa. Muuten tärkeiksi katsottujen projektien rahoitus saattaa jäädä pieneksi, ja vastaavasti rahaa saatetaan budjetoida toimintaan, josta on päätetty toimintasuunnitelmassa luopua. Toimintasuunnitelmaan on hyvä kirjata, kuinka talousarviossa osoitettu varainhankinta toteutetaan. Kun talousarviossa esimerkiksi sanotaan, että varainhankintaa tehdään 2000 euron edestä, toimintasuunnitelmassa voi lukea, että 1000 euroa hankitaan myymällä pullaa laskiastiistaina ja 1000 euroa toukokuussa tehtävällä talkookeikalla paikalliseen vanhainkotiin tai muuta sellaista.

Talousarvion valmistelu

Talousarvion valmistelun on syytä noudattaa toimintasuunnitelman valmistelun aikataulua, jotta nämä kaksi saadaan linjaan: kaikkiin toimintasuunnitelman hankkeisiin osoitetaan rahaa, ja toisaalta toimintasuunnitelmaan ei kirjata hankkeita joihin ei ole varaa. Kun toimintasuunnitelmaprosessia vetää usein puheenjohtaja, talousarvion valmistelu on taloudenhoitajan vetämä projekti. Talousarvion kuten toimintasuunnitelmankin olisi syytä tulla yhdistyksen kokouksen hyväksyttäväksi. Jos yhdistyksessä toimintasuunnitelma on tapana valmistella marraskuussa seuraavalle vuodelle, myös talousarvio valmistellaan marraskuussa. Jos taas toimintasuunnitelma valmistellaan tammikuussa, talousarviovalmistelukin tehdään tammikuussa.

Tärkeimmät asiat, jotka talousarvioon on tultava ovat:

• Toimintasuunnitelmassa linjattuihin toimintoihin on osoitettava rahat.
• On osoitettava, mistä kaikki käytettävät rahat otetaan: pankkitililtä, varainhankinnalla, jäsenmaksulla jne.

Talousarvioon kirjattava kaikki menot ja tulot, joita tilikaudella arvioidaan tulevan. Kaikkea ei voi tietenkään tietää etukäteen, mutta yllätyksiinkin on varauduttava varaamalla rahaa ennakoimattomiin kulutusmenoihin. Olennaisinta on kuitenkin, että talousarvio kertoo, mistä rahat kaikkien menojen kattamiseen saadaan.

Talousarvion ei tulisi olla alijäämäinen eli tappiota tuottava, paitsi jos kyseisenä vuonna toteutetaan jokin isompi projekti, johon on aiempina vuosina kerätty varoja. Tällainen hanke voisi olla vaikkapa tasavuosijuhlat tai opintomatka ulkomaille. Vastaavasti järjestön talousarvion ei pitäisi olla myöskään ylijäämäinen, ellei olla varautumassa edellä mainittuun isompaan investointiin. Tämä johtuu yksinkertaisesti siitä, että yhdistyksien tehtävänä ei ole tuottaa voittoa vaan toteuttaa perustoimintaansa, ja siten kaikki hankitut varat pitäisi ensisijaisesti pyrkiä käyttämään paremman toiminnan tekemiseen, ei säästää. Toisin sanoen talousarvion loppusumman tulisi olla lähellä nollaa.

Toisaalta on hyvä jättää jonkin verran varallisuutta tulevien vuosien varalle talteen. Mikään ei varsinaisesti kiellä yhdistystä tuottamasta voittoa, mutta pitkällä aikavälillä verottaja puuttuu jatkuvasti suuria voittoja perusteetta tuottavan yhdistyksen toimintaan. Pidemmän aikavälin taloudellisesta suunnittelusta kerrotaan artikkelissa Toiminnan kehittäminen.