Nykyinen versio 4. helmikuuta 2016 kello 14.25

HYYn järjestövaliokunnan toimintasuunnitelma vuodelle 2016

HYYn järjestövaliokunnan tehtävänä on toimia keskustelukanavana HYYn ja sen alaisten järjestöjen välillä sekä parantaa ja kehittää järjestöjen toimintaedellytyksiä yhdessä asiantuntijan, järjestöistä vastaavan hallituksen jäsenen ja talousjohtokunnan kanssa.

Kokoukset

Valiokunnan kokouksissa käsitellään ajankohtaisia HYYn järjestökenttää koskevia asioita ja suunnitellaan koulutuksia, muita tapahtumia sekä muuta valiokunnan toimintaa. Kokoukset ovat aina kaikille HYYn jäsenille avoimia. Jokaisesta kokouksesta kirjoitetaan pöytäkirja, joka on julkisesti nähtävillä viimeistään pöytäkirjan tarkastamisen ja hyväksymisen jälkeen. Ennen kokouksia tai kokouksien jälkeen pyritään järjestämään muuta oheistoimintaa valiokunnan iloksi ja hyödyksi.

Koulutukset

Järjestövaliokunta järjestää HYYn piirissä toimivien järjestöjen puheenjohtajille seminaarin sekä keväällä että syksyllä. Kevään seminaari on suunnattu sisällöllisesti hiljattain toimessaan aloittaneille puheenjohtajille ja sen tarkoituksena on tarjota osallistujille vertaistukea sekä välineitä vuoden käynnistämiseen ja hallituksen toiminnan ohjaamiseen tutustuttaen samalla toimijoita yli tiedekunta- ja järjestörajojen. Syksyn seminaarissa vuorostaan käydään yhdessä läpi kulunutta vuotta sekä tarjotaan työkaluja toiminnan jatkuvuuteen. Seminaarien yleisessä osuudessa tarjoutuu mahdollisuus myös HYYn muille toimijoille esitellä toimintaansa ja pitää puheenvuoroja järjestöjen arkeen liittyvistä aiheista. Vierailevia asiantuntijoita voidaan myös kutsua pitämään puheenvuoroja. Pidetyistä koulutuksista ja puheenvuoroista tehdään koonti, joka julkaistaan kaikkien nähtäville. Kevään 2017 puheenjohtajaseminaarin suunnittelu aloitetaan jo vuoden 2016 syksyllä. Järjestövaliokunta osallistuu aktiivisesti myös Virityspäivä -nimellä kulkevaan järjestötoimijoille suunnattuun koulutuspäivään. Järjestövaliokunnan tehtävänä on mahdollisuuksien mukaan auttaa koulutuksen pitäjiä, vetää itse koulutuksia ja suunnitella niin oheis- kuin iltaohjelmaa. Virityspäivä on virallisesti järjestöistä vastaavan HYYn hallituksen jäsenen vastuulla.

Muut tapahtumat

Järjestövaliokunnan tapahtumavuoden avaa toisen kokouksen yhteydessä järjestettävä Kronoksen kaudenavajaiset, jolloin halukkaat voivat tutustua niihin. Helmikuussa järjestetään ensimmäinen puheenjohtajaseminaari, jossa valiokunta pääsee näyttämään potentiaalinsa. Maaliskuussa aloitetaan tutustuminen myös Uuden ylioppilastalon sisällä tapahtuvaan toimintaan sekä vieraillaan Uuden ylioppilastalon korkeimmissa kerroksissa. Kevään ja syksyn aikana on tarkoitus kiertää myös muissa järjestötiloissa kuten Domus Gaudiumilla sekä eri osakuntien tiloissa. Kevään loppupuolelle tai syksyn alkuun on myös suunnitteilla erillinen tilakierros, jossa perehdytään tilojen kuntoon. Kevään aikana mietitään myös, miten yhteistyötä saataisiin järjestöasioiden vapaaehtoistoimijoiden välillä lisättyä. Tarkoituksena olisi tutustuttaa aktiiveja eri ylioppilaskuntien toimintaan sekä toisiin aktiiveihin. Omasta jaksamisesta valiokunta pitää huolen säännöllisen epäsäännöllisesti vietettävistä illanistujaisista ja saunomistilaisuuksista. Iltojen tarkoituksena on keskustella hieman muistakin asioista kuin pelkästään HYYstä ja valiokunnan toiminnasta. Lisäksi kevään lopuksi valiokunta järjestää nyyttäriperiaatteella itselleen kiitoskaronkan. Kesällä valiokunta viettää hiljaiseloa. Yliopiston avajaiskarnevaalien yhteydessä valiokunta järjestää katusitsit keskustakampuksella. Sitseillä tuodaan esille järjestökulttuuria ja esitellään valiokuntaa yliopisto-opiskelijoille. Valiokunta pitää myös mahdollisuuksien mukaan omaa tai muiden valiokuntien kanssa yhteistä pistettä karnevaaleilla. Järjestövaliokunta osallistuu vuoden mittaan mahdollisesti Floran päivän toteutukseen, järjestettäviin valiokuntien yhteisiin ja muihin HYYn sisäisiin tapahtumiin. Vuoden aikana aktiivisesti toimineita valiokuntalaisia palkitaan loppuvuodesta pikkujouluissa järjestövaliokunnan haalarimerkillä haalarimerkkiohjesäännön mukaisesti.

Muu toiminta

Järjestövaliokunta ottaa syksyllä kantaa järjestöjen toiminta-avustusperiaatteisiin. Valiokunta järjestää Alina-salin varauskierrokset kolmessa vaiheessa sekä keväällä että syksyllä. Järjestövaliokunta järjestää vuoden aikana järjestökilpailuja - mahdollisesti yhteistyössä muiden valiokuntien kanssa. Tarkka ajankohta kilpailulle mietitään kevään kokouksissa, jolloin myös kilpailujen aiheet päätetään. Edellisenä vuonna valiokunta alkoi suunnittelemaan valiokunnalle omaa lippua. Tämä projekti jäi kesken aivan lopussa, johtuen lipunpainofirman vaatimasta tarkemmasta vektorikuvasta. Järjestövaliokunta saa tämän projektin tänä vuonna valmiiksi. Lipun ensimmäinen heilutusvuoro annetaan Ahto Harmolle. Valiokunta pyrkii takaamaan toimintansa jatkuvuutta ja uusiutuvuutta hankkimalla pitkin vuotta riveihinsä uusia toimijoita. Rekrytoiminen tapahtuu erilaisten tapahtumien ja tempausten yhteydessä sekä niin kutsutun puskaradion kautta, mutta myös erillisen, helmikuulle suunnittelun uusien illan kautta.

Tiedotus ja hallinto

Valiokunta pitää vuodestaan järjestöwikissä vuosikalenteria, jonne päivitetään aina tuoreimmat suunnitelmat sekä toteutuneet tapahtumat. Sivu suojataan vuoden päätteeksi muokkauksilta. Valiokunnan sisäinen tiedotuskanava on avoin Facebook-ryhmä “HYYn järjestövaliokunta”. Valiokunnalla on myös sähköpostilista jarj-vlk@helsinki.fi. Julkiseen tiedotukseen käytetään HYYn järjestötiedotetta ja sosiaalisen median välineitä, kuten Facebookin HYYn järjestöasiat -sivua. Valiokunnan toimintaa dokumentoidaan HYYn järjestöwikiin valiokunnan omaan osioon. Kokouspöytäkirjat kootaan järjestöwikin sivuille.