Versio 9. elokuuta 2014 kello 09.21

HYYn järjestövaliokunta on järjestötoiminnasta kiinnostuneiden vapaaehtoisten muodostama toimielin.

Toiminta

Järjestövaliokunnan toiminta painottuu kevät- ja syyslukukauteen ylioppilaskunnan ja sen piirissä toimivien järjestöjen toiminnan mukaisesti.

Kokoukset

Järjestövaliokunta kokoustaa tarpeen ja toiminnan määrän mukaisesti lukukausien aikana. Kokouksissa käsitellään HYYn järjestökentän ajankohtaisia asioita, suunnitellaan koulutuksia ja kilpailuja sekä muuta valiokunnan toimintaa. Kokoukset ovat avoimia kaikille järjestötoiminnasta kiinnostuneille HYYn jäsenille.

Koulutukset

Järjestövaliokunta järjestää HYYn piirissä toimivien järjestöjen puheenjohtajille seminaarin sekä keväällä että syksyllä. Vuonna 2014 kevään seminaari oli suunnattu sisällöllisesti hiljattain toimessaan aloittaneille puheenjohtajille ja sen tarkoituksena oli tarjota osallistujille vertaistukea sekä välineitä vuoden käynnistämiseen ja hallituksen toiminnan ohjaamiseen tutustuttaen samalla toimijoita yli tiedekunta- ja järjestörajojen. Syksyn 2014 seminaarissa (11.11.) vuorostaan käydään yhdessä läpi kulunutta vuotta sekä tarjotaan työkaluja toiminnan jatkuvuuteen. Seminaarien yleisessä osuudessa on muita järjestöjen arkeen liittyviä puheenvuoroja.

Muita koulutuksia kuten Alina-salin käyttökoulutuksia järjestetään aina tarpeen mukaan tai vuosittaisten projektien mukaisesti.

Varauskierrokset

Järjestövaliokunta vastaa Alina-salin varauskierrosten toteuttamisesta.

Alina-salia voi varata kaksi kertaa vuodessa toteutettavien varauskierrosten aikana. Varsinaisia varauskierroksia on kaksi kappaletta ja molemmilla kierroksilla voi hakea yhtä vuoroa. Tämän lisäksi on ennakkovarauskierros ennen varsinaisia varauskierroksia. Mikäli järjestölle myönnetään vuoro ennakkovarauskierroksella, voi järjestö tehdä vain yhden varauksen varsinaisilla varauskierroksilla. Varauksen tekevän järjestön tulee olla osallistunut Alina-salin käyttökoulutukseen kulloinkin kuluvan vuoden aikana, tai osallistua erikseen järjestettävään lisäkoulutukseen. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.

Kilpailut

Järjestövaliokunta järjestää vuosittain järjestöille suunnattuja kilpailuja. Perinteikkäimpiä kilpailuja ovat järjestölehti- ja haalarimerkkikilpailut. Kilpailut vaihtelevat jonkin verran vuosittain. Järjestövaliokunta auttaa tarvittaessa myös muita valiokuntia niiden mahdollisten kilpailujen koordinoimisessa ja tiedottamisessa.

Vuoden 2014 järjestökilpailut voi tarkistaa sivulta: http://hyy.helsinki.fi/fi/blog/hyyn-j%C3%A4rjest%C3%B6kilpailut-2014. Kuluvan vuoden kilpailujen voittajat julkistetaan 11.11. järjestettävässä HYYn puheenjohtajaseminaarissa.

Tilakierrokset ja -vierailut

Järjestövaliokunta kiertää vuosittain mahdollisuuksien mukaan eri ylioppilaskunnan piirissä toimivien järjestöjen tiloja ja vierailee HYYn omissa järjestökäytön ulkopuolisissa tiloissa kuten esimerkiksi arkistolla.

Tiedotus ja viestintä

Valiokunnan sisäiseen viestintään ja tiedotukseen käytetään virallisena kanavana valiokunnan sähköpostilistaa. Listan lisäksi keskustelua käydään valiokunnan Facebook-ryhmässä. Sekä sähköpostilista että Facebook-ryhmä ovat avoimia kaikille.

Kokouskutsut esityslistoineen lähetään valiokunnan sähköpostilistalle, mutta niistä tiedotaan myös HYYn järjestöasioiden Facebook-sivuilla sekä Facebook-ryhmässä.

Koulutuksista, kilpailuista, varauskierroksista sekä muusta valiokunnan järjestöille suuntaamasta toiminnasta tiedotetaan HYYn virallisessa järjestötiedotteessa sekä HYYn järjestöasioiden Facebook-sivuilla. Tarvittaessa lähetetään järjestötiedotteen lisäksi muita virallisia tiedotteita.

HYYn järjestöwikiä (kuten tätä sivua) käytetään valiokunnan toiminnan pidempiaikaiseen tiedottamiseen sekä arkistointiin. Valiokunnan kokousten pöytäkirjat julkaistaan julkisina wikiin.

Yhteystiedot

• Sähköpostilista: jarj-vlk@helsinki.fi
• Facebook-sivu: https://www.facebook.com/HYYnJarjestoasiat
• Facebook-ryhmä: https://www.facebook.com/groups/507607556023993/

Toimihenkilöt

• Puheenjohtaja: Ahto Harmo ( ahto.fi.harmo(ät)helsinki.fi / 0405467351 )
• Varapuheenjohtaja: Mikael Lehtonen
• Sihteerit: Laura Luoto ja Vihtori Suominen

Dokumentit

Toimintasuunitelma 2014

Vuosikalenteri 2014

Pöytäkirjat