Ero sivun ”Järjestövaliokunnan kokous IV/2014” versioiden välillä

Versio 3. huhtikuuta 2014 kello 13.23

Helsingin Yliopiston Ylioppilaskunta
Järjestövaliokunnan kokous 4/2014
18.3.2014 klo 17:00
Kokoushuone Batman, Kaivokatu 10 A

Pöytäkirja

Läsnä: Ahto Harmo (puheenjohtaja), Mari Kyllönen (hallituksen jäsen, järjestöt), Jyrki Eriksson, Vihtori Suominen, Miran Hamidulla (poistui kohdassa 3.2, palasi kohdassa 5), Mikael Lehtonen, Minna Mäkitalo, Tero Juutilainen, Emmi Virtanen, Laura Luoto (sihteeri), Pasi Pykälistö (kohdasta 5), Susanna Jokimies (kohdasta 5), Santeri Velin (kohdasta 5 kohtaan 6)

Ilmoittanut esteen: Tuomas Junno, Tommi Jalo, Johanna Räty, Kerttu Kaikkonen, Jari Rinta-Aho, Noora Nuutinen

1. Avaus 17:10

2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

Hyväksytään.

3. Puheenjohtajaseminaari

3.1. Palaute

Ollaan saatu hyvää yleispalautetta, 34 vastaajaa. Palautetta on kerätty sekä paperisesti paikanpäällä että netissä. Ensi kerralla aletaan suunnitella semmaa jo syksyllä, niin voidaan paremmin varautua esim. käännöstarpeisiin.

3.2. Koonti

Mikael esittelee koonnin työpajoista. Koonti laitetaan Järjestöwikiin. Sitä ennen se on luettavissa järjestövaliokunnan facebook-ryhmässä perjataihin 21.3. asti. Ahto laittaa linkin koontiin Emille laitettavaksi järjestötiedotteeseen.

Erikseen wikiin laitetaan myös puheenjohtajan työkalupakki, jonka Ahto ja Vihtori ovat koonneet. Myös sitä voi kommentoida facessa perjantaihin mennessä.

4. Domus Gaudiumin järjestötilakierros 1.4.

Kaikki järjestöt ovat kuitanneet, olemme tervetulleita Dommalle! Aikataulu on eritelty edellisessä pöytäkirjassa. Mietitään lähempänä, viedäänkö järjestöille jonkinlainen tervehdys. Ahto laittaa esittelijöille vielä tarkan aikataulun, niin osaavat mitoittaa kierroksen.

5. Järjestöseminaari

Mari Kyllönen esittelee järjestöseminaarin vaiheen. Seminaari järjestetäänkin päärakennuksella, toisin kuin alun perin oli suunniteltu, sillä Yliopiston 375 –vuotisjuhlavuosi halusi sponsoroida seminaaria.. Tilaisuus alkaa 10:00 tienoilla aamiaisella, jolloin yliopiston 375-vuotisjuhlavuodesta joku esittäytyy, samoin hakijapalvelut. On myös pyöritelty ideaa erilaisista järjestöesittelyistä tapahtuman alussa.

Koulutusten pituudet ovat 45 min tai 1 h 45 min. Koulutuksia mahtuu noin 10 kpl.

Varmoja koulutuksia on: (koulutus, pitäjä, kesto)

Järjestötoimijan hyvinvointi, Nyyti ry

Opiskelukyky, SYL, 105 min

Uusien opiskelijoiden vastaanotto, Matleena Kosonen, 105 min

Turvallinen tila, Sanni Laiho, kesto 45 min

Ympäristöystävällinen järjestötoiminta, Johanna Riitakorpi, kesto 45 min

Liikuntasettiä, Teemu Palkki, kesto 45/105 min (Unisportilla valtaosa)

Toivottuja koulutuksia:

Varainhankintakoulutus - Yritysyhteistyö

Viestintä, Mats

Nettisivu

Lehtikoulutus, Miran?

Johtajainspiskoulutus -> joku vetäjä, joka saisi pj:t uudelleen inspiroitumaan tässä vaiheessa vuotta

Arkistointi sujuvaksi ja sähköiseksi, Pasi tiedustelee vetäjää

Tapahtumien järjestäminen, Mikael

Mariin voi ottaa yhteyttä näiden tiimoilta, mutta tämän viikon loppuun mennessä olisi hyvä olla sisällöt kasassa. Apua tarvitaan myös ilmoittautumisen hallinnassa, viestinnässä, iltaohjelmassa (Tero ja Ahto suunnittelevat), palautteen keräämisessä ja troubleshooting –asioissa. Jyrki ehdottaa että iltaohjelmassa myös harrastetaan jotain liikuntaa yhdessä. Mainostetaan tapahtumaa ihan valtavasti yhdessä! Suunnitellaan facebook-mainosisku.

6. Järjestökilpailut

Ideoita oli ennestään haalarimerkki, lehti, fukseille suunnattu tapahtuma, tapahtumajuliste. Yhteistyötä kilpailujen suhteen voisi tehdä esim. kulttuurivaliokunnan ja yhteiskunnallisen vaikuttamisen valiokunnan kanssa. Ympäristövaliokunta on ilmaissut haluavansa tehdä meidän kanssa yhteistyötä.

Jyrki ehdottaa nettisivukilpailua, jota kannatetaan. Miran ehdottaa liikuntatapahtumakilpailua, johon voisi kysyä sponsoria Unisportilta. Meidän omat palkittavat olisivat nettisivut, järjestölehti, haalarimerkki ja liikuntatapahtuma. Jyrki ottaa Unisportiin yhteyttä palkinnosta. Mari ehdottaa, että pyydetään Ylkkäriä mukaan järjestölehtikilpailuun. Kysytään jos he julkaisisivat voittajalehdestä jutun ja ottaisivat osaa raatiin.

7. META

Alina-salin käyttökoulutuksen kävi tänään 10 järjestöä. Kaikki läpäisivät koulutuksen, jee! Hyvin meni.

Uudella oli eilen kytiksellä varkaita. Alinassa olleet ovat käännyttäneet ja vartijat poistaneet heidät. Lähiaikoina lähtee tiedote A – ja B- rapun järjestöille, jotta varovat ja pitävät ovensa lukossa. Kaikkien on pidettävä silmänsä auki! Alaovea on vahdittava poikkeuksetta ja jokaiselta sisääntulijalta on kysyttävä opiskelijakortti. Kaikkien on myös pidettävä huoli omaisuudestaan ja mahdollisista arvotavaroista. Järjestäjien kannattaa tapahtumatiedotuksessa huomauttaa osallistujia, ettei Uudelle kannata ottaa arvotavaroita mukaan.

Mari haluaa tehdä Järjestöasiat- facebook-sivulle Tiesitkö että? –tiistain. Pohdittiin sisältöä ja keksittiin paljon hyviä ideoita.

Palataan vielä kohtaan 3.1 ja käsitellään paperiset palautteet.

8. Päätetään kokous ajassa 19:17.