Ero sivun ”Järjestövaliokunnan kokous I/2014” versioiden välillä

Versio 12. maaliskuuta 2014 kello 08.36

Järjestövaliokunta
Kokous 1/14
20.2. kello 16:00 alkaen, kokoushuone Cajsa, Uusi Ylioppilastalo, B-rappu, 4 krs.
Pöytäkirja

1. Avaus

Avattiin kokous ajassa 16:06

Läsnä:

Mari Kyllönen, hallituksen järjestövastaava
Ahto Harmo, puheenjohtaja
Vihtori Suominen, sihteeri
Tero Juutilainen
Johanna Räty
Miran Hamidulla
Susanna Jokimies
Emmi Virtanen
Mikael Lehtonen
Jari Rinta-aho, kohdasta 4 lähtien paikalla
Emi Maeda, asiantuntija (järjestöt), kohdasta 5 lähtien paikalla

2. Valiokunnan toimintasuunnitelman ideointi

Puheenjohtaja esitteli alustavan toimintasuunnitelmaluonnoksen. Käytiin läpi luonnosta ja keskusteltiin valiokunnan kevään sekä syksyn ohjelmasta.

Päätettiin käsitellä toimintasuunnitelmaluonnosta tarkemmin kokouksessa 6.3.

3. Puheenjohtajaseminaari 25.2.

Puheenjohtaja esitteli seminaarin ilmoittautumistilanteen: Ilmoittautuneita on tällä hetkellä 43 ja ilmoittautuminen avoinna sunnuntaihin saakka. Käytiin läpi seminaarin käytännönjärjestelyjä ja nakkilistaa. Valiokunnan jäsenistä ilahduttavan moni pääsee tiistaina mestoille auttamaan järjestelyissä.

Käytiin läpi seminaarin ohjelma, työryhmäkohtaiset ilmoittautumistilanteet ja työryhmien koulutusosioiden valmistelujen laitaa. Susanna korvaa Johtaminen ja delegoiminen - ryhmässä Emmin.

Vihtori työstää Ahdon kanssa suunnitelmaa puheenjohtajan työvälineet - infopaketin valmistelemisesta ja lähettämisestä järjestötiedotteen yhteydessä. Tiedotteen yhteydessä toimitetaan myös kirjalliset koonnat seminaarin workshopeista.

Keskusteltiin palautelomakkeen muodosta. Palautelomakkeesta tehdään googleform-pohjainen ja sen täyttämisen on mahdollista mobiililaitteen välityksellä seminaarissa. Palautetta annettaan seminaarissa jatkuvasti. Lomake skaalautuu hyvin mobiililaitteilla ja tilasta löytyy lisäksi muutama kannettava tietokone.

4. Valiokunnan kevään aikataulut

Käytiin läpi kevään aikataulutus:

6.3. kello 18:30 kokous

12.3. kello 17:00 kokous

18.3. kello 17:00 kokous

1.4. kello 17:00 kokous

8.4. kello 17.00 kokous

15.4. kello 17:00 kokous

vko 19, mahdollinen järjestösemman palautteen, Flora-päivän ja avajaiskarnevaalien ideointikokous

25. - 31.3. Alina-salin ennakkovarauskierros

2.4. Ennakkovarraukset tilavarauskalenteriin

3.-7.4. Alina-salin I varauskierros

9.4. I kierroksen varaukset

10.-14.4. Alina-salin II varauskierros

16.4. II kierroksen varaukset

25.4. Järjestöseminaari

13.5. Floran päivä

vko 20 Kevään kiitoskaronka

5. META

Keskusteltiin FB:ssä olevien järjestövaliokunta-sivun ja HYY:n järjestöasiasivun yhteen synkronoimisesta. Päätettiin lakkauttaa järjestövaliokuntasivu ja keskittää valiokunnan ulkoinen viestintä HYY-järjestöasiasivuille.

6. Päätös

Päätettiin kokous ajassa 17.26