Ero sivun ”Jäsenrekisterin hallinta” versioiden välillä

Nykyinen versio 19. syyskuuta 2013 kello 18.47

Jäsenrekisteri ei ole stabiili lista, se elää jatkuvasti. Jäsenluettelon ajan tasalla pitäminen vaatii jonkin verran aikaa, mutta siihen kannattaa suhtautua tunnollisesti. On yhdistyksen etu olla kartalla omasta jäsenistöstään. Jäsenrekisterin suursiivous on syytä tehdä esimerkiksi kerran vuodessa.

Jäsenten hyväksyminen ja erottaminen

Uusien jäsenten ottamisesta ja vanhojen jäsenten erottamisesta on aina tehtävä päätös. Yhdistyksen säännöt määräävät yleensä siitä, kuka tai mikä (kokous) päätöksen tekee. Jos säännöissä ei ole asiasta mainintaa, päättää yhdistyslain mukaan uusista jäsenistä hallitus ja vanhojen erottamisesta yhdistyksen kokous.

Säännöissä saatetaan määrätä myös siitä, että yhdistys voi maksamattomien jäsenmaksujen perusteella katsoa jäsenen eronneeksi yhdistyksestä. Sekä eronneeksi katsotut jäsenet että omasta tahdostaan eronneet jäsenet on aina todettava kokouksessa ja kirjattava pöytäkirjaan. Käytäntö saattaa vaikuttaa raskaalta, mutta auttaa pitämään jäsenrekisterin kunnossa.

Jäsenluettelon syysiivous

Kun yhdistyksellä on pakollinen jäsenmaksu, jäsenluettelo voidaan siivota seuraavin askelin:

1. Syyslukukauden alussa taloudenhoitaja ilmoittaa hallitukselle, että tietyt yhdistyksen jäsenet eivät ole maksaneet jäsenmaksuaan kuluvana eivätkä edellisenä vuonna.
2. Yhdistyksen säännöissä todetaan, että hallitus voi katsoa jäsenmaksunsa laiminlyöneet eronneeksi.
3. Hallitus päättää kirjata nämä jäsenet eronneiksi yhdistyksestä. Päätökseen merkitään selkeästi eronneiden nimet.
4. Eronneeksi todetut poistetaan jäsenluettelosta tai luetteloon merkitään, että he eivät ole enää jäseniä.

Kun yhdistyksellä ei ole pakollista jäsenmaksua, voidaan jäsenluettelo siivota seuraavilla tavoilla:

1. Jäsenet voivat ilmoittaa erostaan. Pyydetään siis heitä eroamaan.
2. Jäsenet voidaan erottaa vain säännöissä mainituilla perusteilla. Perusteet voivat olla yhdistykselle ominaisia. Tehdään sääntömuutos ja otetaan se jälkeen käyttöön jäsenmaksu tai muu jäsenyyden ehto, esimerkiksi opiskelijastatus, joka pitää aktiivisesti osoittaa vuosittain. Mikäli yhdistyksellä on kertaluonteinen jäsenmaksu, joka yleensä maksetaan opintojen alussa, voidaan sääntömuutoksessa määritellä jäsenmaksun olevan voimassa esimerkiksi 7 vuotta, minkä jälkeen jäsenyys on erikseen vahvistettava omalla ilmoituksella vuosittain.

Lähteet

• Välke, Olli: Jäsenrekisterikoulutus HYYn piirissä toimiville järjestöille 18.9.2013