Ero sivun ”HYYn tilat” versioiden välillä

Versio 27. kesäkuuta 2013 kello 10.57

HYY tarjoaa järjestöilleen erilaisia tiloja toimintaan: kokoustiloja, juhlasalia, saunoja ja kerhotiloja. Tilat sijaitsevat Kaivopihan ympäristössä Uudella ylioppilastalolla ja Kaivotalossa sekä Domus Gaudiumilla Etu-Töölössä. Tarkemmat tiedot järjestöille tarjottavista tiloista, niiden tämänhetkisistä käyttösäännöistä ja varausohjeista sijaitsevat HYYn nettisivuilla. Tilojen varaustilanteen näet varauskalenterista.

Järjestöillä on myös omia tiloja, joita on mahdollista käyttää.

HYYn juhlatilojen käyttö ja varaaminen

Ylioppilaskunta tarjoaa suoraan järjestöilleen yhtä juhlatilaa, Alina-salia. Alina-sali on HYYn käytetyin järjestötila ja se on käytännössä koko lukuvuoden varattuna. Tiedot Alina-salin varaamisesta ja käytännöistä ovat HYYn nettisivuilla.

Alina-salin varaukset jakaa HYYn järjestövaliokunta. Varauskierros tapahtuu kolmessa osassa: Ennakkovarauskierros, 1. varauskierros ja 2. varauskierros. Kullakin kierroksella järjestö voi hakea yhtä vuoroa. Varauskierroksista tiedotaan HYYn sivuilla ja järjestötiedotteessa. Varauskierrosten jälkeen mahdollisia vapaita vuoroja voi tiedustella HYYn palvelutoimistosta. Alina-salin vapaat vuorot niin varauskierrosten aikana kuin niiden päätyttyä pitää kuitenkin aina ensiksi tarkistaa varauskalenterista.

Järjestöjen tulee käydä Alinan käyttökoulutus, jotta he saavat tilan käyttöönsä. Koulutus tulee käydä joka vuosi. Koulutuksia järjestetään vuoden aluksi ja syksyllä tarpeen mukaan. Koulutuksista tiedotetaan järjestötiedotteessa ja tarvittaessa erillisissä koulutuskohtaisissa tiedotteissa.

Vinkkejä kerhotilojen käyttäjille

HYYn järjestötiloista suuri osa on tällä hetkellä isompia kokonaisuuksia, joita käyttää useampi järjestö. Avain sujuvaan tilankäyttöön on yhteistyö ja kommunikaatio järjestöjen välillä. Tilojen hallinnoinnista ja yhteisistä käytännöistä kannattaa sopia järjestön aktiivitoimijoiden vaihtuessa joka vuoden alussa uudelleen. Kannattaa kokeilla, minkälainen sopiiko omalle kohdalle paremmin esimerkiksi virallisen yhteistyöelimen perustaminen vai epävirallisemmat tapaamiset toimintaa pyörittävien henkilöiden kesken. Kasvokkain keskustelemisen on varmasti toimivin tapa sopia yhteisistä pelisäännöistä, ainakin aluksi. Sisäisen tiedotuksen sujuvoittamiseksi voi olla järkevää perustaa vaikkapa yhteinen sähköpostilista.

Vaikka samaa tilaa käyttäisi useampi järjestö, on tilakokonaisuuden siivoaminen tilaa käyttävien järjestöjen vastuulla. Helpoimmin tilat säilyvät siistinä, jos siivoaa jälkensä aina tilaisuuden jälkeen. Tästäkin huolimatta tiloihin kertyy pölyä, likaa ja ylimääräistä tavaraa, jotka helposti tuntuvat jäävän ns. ei kenenkään vastuulle. Siivoamisesta aiheutuu myös kustannuksia, jotka on hyvä jakaa jollakin tapaa kaikkien tilaa käyttävien kesken. Kannattaa yhdessä kaikkien tilaa käyttävien järjestöjen kanssa pohtia sitä, tarvitseeko siivouskustannuksia ja esimerkiksi mahdollisia siivousvuoroja välttämättä jakaa tasan kaikkien tilaa käyttävien kesken, vai olisiko syytä harkita käyttöasteeseen perustuvaa vastuuta. Pari kertaa vuodessa tapahtumia käyttävä järjestö tuskin sotkee tilaa yhtä paljon kuin useamman kerran viikossa tilaa käyttävä järjestö. Viikkosiivousvuorot ovat koettu monessa järjestössä hyväksi tavaksi pitää huolta, että tilat säilyvät hyvässä kunnossa.

Järjestötilaan tehtäviin hankintoihin voi hakea HYYn kalustehankintatukea.

Muut vuokraajan omat tarjoilut sallivat juhlatilat

Suurempiin tilaisuuksiin kannattaa kysyä HYYn piirissä toimivien järjestöjen tiloja tai ravintoloita.