Ero sivun ”Vapaaehtoisten motivointi ja johtaminen” versioiden välillä

Nykyinen versio 21. elokuuta 2017 kello 10.43

Järjestöt elävät vapaaehtoisistaan. Vaikka järjestö on olemassa ensisijassa jäseniä varten, toimintaa ei käytännössä ole ilman vapaaehtoisten aktiivien joukkoa. Koska aktiiveille on tarjolla niin paljon tekemistä kuin he vain itselleen keksivät ottaa, on tärkeää, että järjestössä keskitytään myös huolehtimaan vapaaehtoisten motivaatiosta ja jaksamisesta.

Vapaaehtoisten motivointi

Vapaaehtoisten aktiivisin joukko on useimmissa järjestöissä järjestön hallitus. Tämän ydintiimin motivaation mukana toiminnan taso nousee ja laskee. Vapaaehtoisten motivaatioon voi vaikuttaa periaatteessa kuka vain, mutta motivoivassa ilmapiirissä on kyse järjestön toimintakulttuurista, jota parhaiten muuttaa hallitus puheenjohtajan johdolla. Motivoinnin keinot ovat kuitenkin yleispäteviä kaikille vapaaehtoisille.

Motivoinnin keinoja:

1. Yhteishengen vahvistaminen ja vertaistuki:
   • Jokaisen vapaaehtoisen on tunnettava olevansa osa isompaa kokonaisuutta.
   • Toimikausi on hyvä aloittaa yhteisellä illanvietolla tai vaikkapa kierroksella jokaisen asunnolle, jolloin ihmiset tutustuvat toisiinsa kokouksien ulkopuolellakin. Myös esimerkiksi urheilu yhdessä hitsaa porukkaa erittäin hyvin yhteen.
   • Kannattaa pohtia, voisiko esimerkiksi hallituksen sisälle koota poikkileikkaavia tiimejä kuten tapahtumatiimin, edunvalvontatiimin ja taloustiimin. Tiimeissä yhteishenkeä on helpompaa kohottaa kuin isommassa porukassa. Välillä tiimit on syytä sekoittaa, jotta yksi porukka ei klikkiydy liikaa.
   • Pitkin toimikautta voi järjestää epävirallisempia ideointitapaamisia, eli iltakouluja. Hallituksen ulkopuolisille virkailijoille kannattaa organisoida jonkinlainen toimikunta tai tiimi, jotta hekään eivät tunne olevan yksin.
2. Tehtävät:
   • Ihmiset ovat motivoituneimpia työssä, joka on riittävän haastavaa, mutta tarjoaa onnistumisen kokemuksia. Niinpä kannattaa pohtia, mikä pesti sopii parhaiten kellekin.
   • Kun jokin tehtävä annetaan hoidettavaksi jollekulle, se on syytä antaa mahdollisimman "raakana", ratkaistavaksi ongelmaksi muotoiltuna: Tehtävä motivoi parhaiten kun sen toteuttamisen saa tehdä omilla ehdoilla ja ideoillaan. Vapaaehtoisten luovuuteen kannattaa luottaa! Toisaalta on tarjottava tukea, jos rahkeet eivät riitäkään, esimerkiksi tekemällä etukäteen selväksi, että tarpeen vaatiessa muu hallitus auttaa toteutuksessa.
   • Eri pesteihin voi myös motivoida kertomalla, mihin tehtävässä toimiminen voi johtaa, tuloksien ja yksilön urapolun kannalta. Parhaassa tapauksessa toimijoille on löydetty mentorit, jotka ovat aiemmin toimineet pestissä ja voivat siten tukea nykytoimijoita - mutta vain tarvittaessa.
3. Palkitseminen ja kiittäminen:
   • Kiittämisessä on lopulta kyse pienistä sanoista ja teoista, joiden ei tarvitse tulla virallisissa yhteyksissä. Ystävällisyys vie pitkälle.
   • Pienet palkkiot, kuten yllättävät kakkukahvit kokouksen alussa piristävät toimijoita. Jos hallitus on esimerkiksi saanut hyvää jäsenpalautetta, voi olla paikallaan leipoa pullaa kaikille.
   • Jos jollakulla on mahdollisuus tai taito tuottaa elämys muille, vaikka vetämällä origamityöpaja tai viemällä porukka normaalisti lukittuun tilaan, se kannattaa hyödyntää palkitsemisessa.
   • Yhteiset illanvietot esimerkiksi isompien projektien päättyessä, vaikkapa vuosijuhlien jälkeen, ovat hyviä tilaisuuksia niin kiittämiselle, palautteen annolle kuin avautumisellekin.
   • Ihmiset arvostavat myös symbolista palkitsemista. Reliikkien kuten järjestön perinteikkään aktiivisuusmelan tai kunniamerkin luovuttaminen tekee kiitoksesta virallisen ja siten arvokkaamman. Palkitsemisperinteitä voi myös luoda, vaikkapa "vuoden innostajan kiertopokaali" tai "Järjestön kovin moppaaja -sauva".
4. Avoimuus ja osallistaminen:
   • Avoimuus lisää vapaaehtoisten kykyä ja motivaatiota osallistua järjestön päätöksentekoon. Sivulta avoimuus löytyy kootusti keinoja siihen kuinka tehdä järjestön toiminnasta mahdollisimman avointa.
   • Puheenjohtaja saa usein tietää monia asioita, joita kukaan muu ei kuule. Niiden arvo ei laske jos ne kertoo muille. Päinvastoin, kun ihmiset saavat enemmän tietoa ja aiemmin kuin on tarpeellista, he kokevat olevansa osa luotettua joukkoa. Tämä motivoi toimimaan ja olemaan itsekin avoin.
   • Talousasiat ovat kriittisiä kaikkien järjestöjen toiminnalle. Pankkitilin saldosta, kassan koosta ja talousarvion toteutumisesta kannattaa informoida koko hallitusta. Silloin ihmiset tietävät toiminnan mittasuhteet ja heikossa taloustilanteessa motivoituvat säästämään.

Vapaaehtoisten johtaminen

Järjestöt perustuvat vapaaehtoisten tekemälle työlle. Myös vapaaehtoistoimintaa pitää johtaa, ja oikeastaan vapaaehtoistyössä johtajan läsnäoloa tarvitaan vielä enemmän kuin vaikkapa palkkatyössä. Tämä johtuu siitä, että vapaaehtoisen motivaatio kumpuaa yhteisyyden tunteesta organisaatiota kohtaan, ja sitä voi ylläpitää vain huolehtimalla yhteishengestä. Yhteishengestä taas ei usein kanna vastuuta muut kuin johtaja, järjestöissä siis usein puheenjohtaja.

Johtaminen ei tarkoita, että puheenjohtajan pitäisi kytätä muiden aktiivien toimintaa. Päin vastoin, hänen pitää antaa ihmisten käyttää omaa osaamistaan ja luovuuttaan, mutta olla läsnä ja tukea. Keskeistä onkin arvostava ja kiinnostunut suhtautuminen jokaisen panosta kohtaan.

Johtajan on oltava kartalla myös toiminnan resursseista: Millainen tiimi millaisilla vahvuuksilla on koossa? Minkä verran on rahaa käytettävissä toimintaan? Minkä verran on rahaa käytettävissä vapaaehtoisten palkitsemiseen?

Neljä keskeistä asiaa vapaaehtoisten johtamisessa:

1. Läsnäolo ja esimerkki: Johtajan on pidättäydyttävä mikromanageroimasta muiden projekteja, ja annettava tehtävät mahdollisimman raakoina, mutta oltava koko ajan valmis tukemaan, jos tarvitaan. Toisaalta johtajallakin on omat projektinsa, ja niiden hoitaminen esimerkillisesti eli muille raportoiden, aikatauluista kiinni pitäen ja omat heikkoudet tunnustaen vaikuttaa koko tiimiin.
2. Perehdyttäminen: Vapaaehtoisilla on eniten intoa tehtäväänsä alkuvaiheessa. Niinpä heti aluksi on perehdytettävä uusi porukka tehtäviinsä ja tartuttava hommiin. Perehdytykseen apua saa vanhoilta toimijoilta, mutta johtajan on oltava vetovastuussa, ettei perehdytyksestä jää olo vanhojen ohjailemasta hallituksesta/tiimistä. On tärkeää, ettei alku ole liian löysä sillä silloin koko toimikausi voi mennä säästöliekillä, kun innokkuus ja osaaminen eivät osu samaan sykliin.
3. Projektinhallinta: Vapaaehtoistoiminta on luonteeltaan projektimaista. Hallituksen toimikausi on projekti, ja niin on esimerkiksi vuosijuhlien, sählyturnauksen tai seminaarin järjestäminen. Projektit pitää suunnitella ja päättyessä käydä läpi, vetovastuun olla yhdellä henkilöllä ja projekti pitää dokumentoida. Projektinhallinnan alkeita kannattaa käydä yhdessä läpi. Alkuun auttaa artikkeli Tapahtumajärjestämisen hyvät käytännöt.
4. Palaute ja kiitos: Vapaaehtoinen, kuten muutkin työntekijät, tarvitsee palautetta ja kiitosta. Niitä pitää antaa tasaisesti pitkin toimikautta ja lopuksi isommin. Palautteenanto on taitolaji, ja voi olla että ihmiset pitää aluksi pakottaa antamaan palautetta. Se kuitenkin ruokkii itseään, kohottaa itseluottamusta ja auttaa kehittymään, joten palautteeseen kannattaa panosta. Myös kiitoksen viljely palauttaa itsensä moninkertaisena.

Johtamista järjestössä tarkastellaan myös Palloliiton seuraohjelman Vapaaehtoisten johtaminen -oppaassa.

Lähteet

• Nyyti ry (2004): Työkalukirja järjestötyöhön.
• Alatalo, Eliisa (2010): Opas vapaaehtoisten johtamiseen, Oulun seudun ammattikorkeakoulu.
• Palonen, Otto (2012): Vapaaehtoisten motivointi ja johtaminen, SYL.