Puheenjohtaja

Yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja johtaa hallituksen työskentelyä vastaamalla kokousten virallisesta puolesta, pitämällä kokonaiskuvaa ja kehityssuuntaa silmällä sekä huolehtimalla hallituksen työskentelyn sujuvuudesta. Muodollisesti puheenjohtajalla ei ole enempää valtaa kuin muillakaan hallituksen jäsenillä, vaan hän ainoastaan johtaa puhetta. Käytännössä puheenjohtaja on kuitenkin merkittävin henkilö yhdistyksessä, ja sillä ilman puheenjohtajaa asiat eivät usein etene. Puheenjohtajan tehtäväkenttä on laaja, ja hyväksi puheenjohtajaksi kasvaminen vaatii kokeilemista ja virheistä oppimista. Puheenjohtajaa avustaa monissa järjestöissä varapuheenjohtaja.

Puheenjohtajan tehtävät

Muodollisesti puheenjohtaja johtaa puhetta hallituksen kokouksissa sekä kirjoittaa yhdistyksen nimen virallisiin papereihin, ei enempää. Käytännössä puheenjohtaja on kuitenkin usein ainoa, joka pystyy tarkastelemaan toiminnan kokonaisuutta ja vaikuttamaan asioiden tekemiseen tuomalla ne esityslistan kautta hallituksen hoidettaviksi. Puheenjohtajan tehtäväkenttä karkeasti ottaen:

• Hallituksen kokouksen koollekutsuminen ja esityslistan valmistelu sihteerin kanssa
• Puheen johtaminen hallituksen kokouksessa
• Toiminnan kokonaisuuden seuraaminen:
  • Onko päätös pantu toimeen
  • Onko samasta asiasta olemassa aiempia päätöksiä
  • Mitkä asiat ovat ajankohtaisia, mitä pitäisi tehdä
  • Mikä on projektien, toimintasuunnitelman ja talousarvion toteutuksen tilanne
  • Priorisointi: mikä on tärkeää nyt, mikä ei.
• Yhdistyksen kehittäminen: strateginen suunnittelu, toimintatapojen ja käytäntöjen kehittäminen
• Hallituksen työnjako ja toiminta: tehtävät jaetaan tasaisesti, kaikkien näkemykset huomioidaan, kaikki osallistetaan, päätöksiä kunnioitetaan, keskusteluyhteys ja palaute toimii, ilmapiiriongelmat käsitellään.
• Yhdistyksen edustaminen ulospäin yhdessä muun hallituksen kanssa

Olennaista on ymmärtää, että puheenjohtaja pikemminkin kätilöi hyvää yhdistystoimintaa toimintaa kuin toimii yhdistyksen diktaattorina. Hallitus voi tehdä päätöksiä, joista puheenjohtaja on eri mieltä, eikä tämä ole henkilökohtainen tappio puheenjohtajalle vaan normaali osa yhdistysdemokratiaa. Kokouksen johtamisesta lisää artikkelissa Hallituksen kokous ja kokoustekniikka.

Millainen on hyvä puheenjohtaja?

Puheenjohtajaan kohdistuu eniten paineita yhdistyksessä: hänen toiminnastaan ovat kiinnostuineita jäsenet, hallitus, yhteistyötahot ja viranomaiset. Kaikkien odotuksien täyttäminen on mahdotonta, mutta muutamalla perusperiaatteella puheenjohtaja pärjää pitkälle olematta yli-ihminen:

1. Kokonaiskuvan tarkastelu. Puheenjohtajan tehtävänä on tarkastella toiminnan kokonaisuutta. Puheenjohtaja huolehtii, että kaikki asiat ja mielipiteet tulevat huomioiduksi tasapuolisesti, kokoukset etenevät, keskustelu pysyy aiheessa ja puheenvuorot ovat jämäköitä, vuoden mittaan tehty toiminta toteuttaa yhdistyksen tarkoitusta ja on kokonaisuudessaan mielekästä ja että jokainen hallituksen jäsen hoitaa oman tehtävänsä. Koska kokonaiskuvan huolehtiminen on puheenjohtajan tehtävä, yksityiskohdista huolehtiminen on muiden hallituksen jäsenten tehtävä. Puheenjohtajan tulisi siis kyetä tarkastelemaan hallituksen ja yhdistyksen toimintaa ikään kuin ulkoapäin voidakseen arvioida, tehdäänkö oikeita asioita oikealla tavalla.
2. Valmistautuminen ja ennakointi. Puheenjohtajan on mietittävä asioita vähintään puolen vuoden aikajänteellä. Muille hallituksen jäsenille riittää, että he tietävät, mitä heidän pitää tehdä ennen seuraavaa kokousta. Puheenjohtajalle ennakointi on välttämätöntä, jotta hän voi arvioida, milloin asiat tuodaan hallituksen päätettäviksi ja milloin ne toteutetaan. Ennakointi on myös ajan tasalla pysyttelyä, ja puheenjohtaja voikin kysyä suoraan hallituksen jäseniltä, mitä heidän tontilleen kuuluu ja mikä on ajankohtaista. Puheenjohtajan on myös vuoden alussa tuotava hallituksen pohdittavaksi, mitä vuoden aikana halutaan tehdä, ja vuoden lopussa, mitä seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaan kirjataan. Myös seuraavan kokouksen valmistelu on puheenjohtajan vastuulla, ja hänen pitääkin olla parhaiten valmistautunut henkilö kokouksessa ja tuntea käsiteltävät asiat vähintään pintapuolisesti jo ennakkoon.
3. Delegointi. Liian moni järjestö on kaatunut siihen, että puheenjohtaja on pitänyt kaikki langat omissa käsissään loppuun asti. Tehokas ja aikaansaava hallitus onkin sellainen, jossa puheenjohtaja voi luottaa siihen, että kun tehtävä, vaikkapa jäsentapahtuman järjestäminen, delegoidaan jollekin hallituksen jäsenelle, se toteutuu ilman että puheenjohtajan tarvitsee kytätä koko prosessin ajan. Vastuun antaminen muille hallituksen jäsenille myös motivoi ja sitouttaa heitä toimimaan hallituksessa, ja siksi vastuuta kannattaa antaa jopa enemmän kuin tuntuu turvalliselta. Puheenjohtajan kenties vaikein tehtävä onkin saada vapaaehtoisista esiin heidän suurin potentiaalinsa. Pienessä yhdistyksessä jotkut järjestämistehtävät jäävät väistämättä myös puheenjohtajan vastuulle, mutta tärkeää on ymmärtää, että puheenjohtaja ei vastaa joka asiasta.
4. Rohkeus. Puheenjohtajan ei pidä pelätä epäonnistumisia. Jotta toiminta voisi kehittyä ja hallitus onnistua, jonkun pitää tehdä hulluiltakin tuntuvia aloitteita, kannustaa avoimeen keskusteluun, ottaa vastaan jäsenten ideoita ja luottaa muihin ihmisiin. Virheitä sattuu ja joskus seuraukset ovat ikävätkin, mutta toisaalta kaikki tekevät virheitä ja ne pitää vain osata kääntää opetukseksi. Eniten kiitosta tulee yleensä riskialtteimmista projekteista, joten kannattaa kokeilla. Kannattaa muistaa mittakaava: useimmiten isompia mokia on tehty jo oman yhdistyksen lähihistoriassakin. Toisaalta pitää olla myös rohkeutta kieltäytyä asioista, kun ne ylittävät mielekkyyden rajan.
5. Yhdistyksen tuntemus. Puheenjohtajan on tunnettava yhdistyksensä. Hänen on pakko tuntea yhdistyksen säännöt, sillä ne määräävät kaikkea toimintaa ja niiden rikkominen on lain vastaista. Myös toimintasuunnitelman ja talousarvion tunteminen on tärkeää, eikä ole pahitteeksi, jos puheenjohtajalla on käsitys yhdistyksen lähihistoriasta ja menneistä vaikuttajahahmoista.

Varapuheenjohtajan tehtävät

Laki ei edellytä yhdsityksiltä varapuheenjohtajan nimeämistä, mutta käytännössä tällainen puheenjohtajan vakiosijainen on monissa järjestöissä erikseen. Varapuheenjohtajalla ei ole toimeensa liittyen mitään varsinaista tehtävää, vaan hän hoitaa kaikkia puheenjohtajan tehtäviä tämän ollessa tavalla tai toisella estyneenä. Jotta varapuheenjohtaja pärjäisi puheenjohtajan sijaisena, pitää hänen olla suhteellisen perehtynyt yhdistyksen asioihin, ja niinpä varapuheenjohtaja on merkittävä voimavara.

Varapuheenjohtajan olemassaolo voidaan hyödyntää monin tavoin, mutta yleisin ratkaisu on, että hän on eräänlainen puheenjohtajan avustaja. Toisaalta varapuheenjohtajan tehtäväksi voidaan antaa myös yhdistyksen edustaminen yksin tai yhdessä puheenjohtajan kanssa ja siten puheenjohtajan taakan keventäminen. Monilla varapuheenjohtajilla on myös jokin erillinen vastuualue tai projekti, joka voi liittyä vaikkapa toiminnan kehittämiseen, käytäntöjen uudistamiseen tai muuhun hallinnolliseen. Yksi mahdollisuus on pitää varapuheenjohtaja eräänlaisena reservinä, joka voidaan ottaa tilapäiseksi avuksi projekteihin, joissa tarvitaan enemmän työvoimaa.

Oli varapuheenjohtajan toimenkuva mikä tahansa, hänellä on kuitenkin merkittävä rooli puheenjohtajan henkisenä tukena. Puheenjohtaja ei voi delegoida vastuutaan kokonaisuuden hallinnasta muille, mutta varapuheenjohtaja voi olla sopiva avautumiskumppani silloin, kun vastuu ahdistaa. Tätä kautta myös varapuheenjohtajalla on antaa omia ideoitaan ja panostaan yhdistyksen kehittämiseen.

Puheenjohtajan vuosikello

Alla on kuvattu keskeisimmät puheenjohtajan vuoden mittaan hoidettavat asiat tyypillisessä järjestössä. Koko yhdistyksen vuodenkietoa kuvaava vuosikello on artikkelissa Yhdistyksen vuosikello.

Kevätkausi

• Tammikuu: Hallituksen järjestäytyminen (jos ei ole tehty joulukuussa), hallituksen perehdytyksen järjestäminen, avainten, papereiden ym. irtaimen vastaanotto edeltäjältä
• Helmikuu: Tahlon täyttäminen taloudenhoitajan ja sihteerin kanssa, vuosi- tai kevätkokouksen kokouksen valmistelu sihteerin kanssa, hallitusohjelman tms. suunnitelman laadinta
• Maaliskuu: Vuosi- tai kevätkokous
• Huhtikuu: Alina-salin varauskierros syyskaudelle, yhteistyöjärjestöjen tapaaminen
• Kesä-heinäkuu: Lomaa

Syyskausi

• Elokuu: Ilmoittautuminen Avajaiskarnevaaleille, hallituksen syksyn avauskokous
• Syyskuu: Uusien jäsenien rekrytointi, tulevan vuoden toiminnan suunnittelun aloitus sihteerin kanssa
• Lokakuu: Järjestön syyskokouksen kutsuminen koolle, kokouksen valmistelu, toimintasuunnitelman valmistelu
• Marraskuu: Järjestön syyskokous, ensi vuoden toimintasuunnitelman esittely kokoukselle.
• Joulukuu: Toimintakertomuksen koostaminen, testamenttien laadinta.

Lähteet

• Miettinen, Lasse & Välke, Olli (2013): Yhdistystoimijan opas, Vihreä Sivistysliitto ry.
• Tampereen yliopiston ylioppilaskunta (2000): Ainejärjestön ABC - opas ainejärjestöaktiiville