Järjestövaliokunnan kokous I/2014
Järjestövaliokunta
Kokous 1/14
20.2. kello 16:00 alkaen, kokoushuone Cajsa, Uusi Ylioppilastalo, B-rappu, 4 krs.
Pöytäkirja
1. Avaus
Avattiin kokous ajassa 16:06
Läsnä:
Mari Kyllönen, hallituksen järjestövastaava
Ahto Harmo, puheenjohtaja
Vihtori Suominen, sihteeri
Tero Juutilainen
Johanna Räty
Miran Hamidulla
Susanna Jokimies
Emmi Virtanen
Mikael Lehtonen
Jari Rinta-aho, kohdasta 4 lähtien paikalla
Emi Maeda, asiantuntija (järjestöt), kohdasta 5 lähtien paikalla
2. Valiokunnan toimintasuunnitelman ideointi
Puheenjohtaja esitteli alustavan toimintasuunnitelmaluonnoksen. Käytiin läpi luonnosta ja keskusteltiin valiokunnan kevään sekä syksyn ohjelmasta.
Päätettiin käsitellä toimintasuunnitelmaluonnosta tarkemmin kokouksessa 6.3.
3. Puheenjohtajaseminaari 25.2.
Puheenjohtaja esitteli seminaarin ilmoittautumistilanteen: Ilmoittautuneita on tällä hetkellä 43 ja ilmoittautuminen avoinna sunnuntaihin saakka. Käytiin läpi seminaarin käytännönjärjestelyjä ja nakkilistaa. Valiokunnan jäsenistä ilahduttavan moni pääsee tiistaina mestoille auttamaan järjestelyissä.
Käytiin läpi seminaarin ohjelma, työryhmäkohtaiset ilmoittautumistilanteet ja työryhmien koulutusosioiden valmistelujen laitaa. Susanna korvaa Johtaminen ja delegoiminen - ryhmässä Emmin.
Vihtori työstää Ahdon kanssa suunnitelmaa puheenjohtajan työvälineet - infopaketin valmistelemisesta ja lähettämisestä järjestötiedotteen yhteydessä. Tiedotteen yhteydessä toimitetaan myös kirjalliset koonnat seminaarin workshopeista.
Keskusteltiin palautelomakkeen muodosta. Palautelomakkeesta tehdään googleform-pohjainen ja sen täyttämisen on mahdollista mobiililaitteen välityksellä seminaarissa. Palautetta annettaan seminaarissa jatkuvasti. Lomake skaalautuu hyvin mobiililaitteilla ja tilasta löytyy lisäksi muutama kannettava tietokone.
4. Valiokunnan kevään aikataulut
Käytiin läpi kevään aikataulutus:
6.3. kello 18:30 kokous
12.3. kello 17:00 kokous
18.3. kello 17:00 kokous
1.4. kello 17:00 kokous
8.4. kello 17.00 kokous
15.4. kello 17:00 kokous
vko 19, mahdollinen järjestösemman palautteen, Flora-päivän ja avajaiskarnevaalien ideointikokous
25. - 31.3. Alina-salin ennakkovarauskierros
2.4. Ennakkovarraukset tilavarauskalenteriin
3.-7.4. Alina-salin I varauskierros
9.4. I kierroksen varaukset
10.-14.4. Alina-salin II varauskierros
16.4. II kierroksen varaukset
25.4. Järjestöseminaari
13.5. Floran päivä
vko 20 Kevään kiitoskaronka
5. META
Keskusteltiin FB:ssä olevien järjestövaliokunta-sivun ja HYY:n järjestöasiasivun yhteen synkronoimisesta. Päätettiin lakkauttaa järjestövaliokuntasivu ja keskittää valiokunnan ulkoinen viestintä HYY-järjestöasiasivuille.
6. Päätös
Päätettiin kokous ajassa 17.26
