Viestintä

Järjestöillä on usein erikseen nimetty tiedottaja, viestintävastaava tai muu sellainen. Viestintävastaavan tehtävänkuva vaihtelee, mutta keskeisimpinä tehtävinä ovat usein hallituksen päätösten viestiminen jäsenille ja järjestön tapahtumista viestiminen sekä jäsenille että muille mahdollisille osallistujille.

Sihteeri huolehtii yleensä kokouksien pöytäkirjojen tuottamisesta, mutta viestintävastaavan tehtävänä on saattaa hallituksen päätökset myös jäsenistön tietoon. Tapahtumien mainostamisesta kertoo laajemmin erillinen artikkeli Tapahtumamarkkinointi.

Viestintävastaavan tehtävät

Viestintävastaavan keskeisimpiä tehtäviä ovat usein:

• Yhdistyksen sisäinen viestintä: viestiminen hallituksen päätöksistä ja yhdistyksen tapahtumista jäsenille, dokumenttien ynnä muun materiaalin esillepano. Lähtökohtana voi pitää, että kaikesta pitää viestiä, myös hiljaisesta edunvalvontatyöstä vaikkapa opintoasioiden suhteen.
• Yhdistyksen ulkoinen viestintä: tapahtumien markkinointi, yhdistyksen tärkeistä päätöksistä viestiminen, jäsenrekrytointi.
• Nettisivut ja muu visuaalinen ilme: nettisivujen luominen, pysyvän sisällön (yhteystiedot, asiakirjat, perustiedot) päivittäminen, uutisten tai blogin julkaiseminen.
• Ylioppilaskunnan ja muiden tahojen viestien välittäminen jäsenille: varsinkin sähköpostin välitys listalle.
• Sähköpostilistojen ylläpito: listojen moderointi ja tilaajien hyväksyminen sekä poisto.
• Tapahtumakalenterin ylläpito: jos yhdistyksellä on verkossa tapahtumakalenteri, sen ylläpito kuuluu yleensä viestintävastaavalle.

Monet järjestöt julkaisevat myös paperista lehteä. Lehdellä on kuitenkin järkevä olla erillinen päätoimittaja, jotta kaikki ei kasaudu viestintävastaavan harteille.

Ajankohtaisuus & monikanavaisuus

Olipa kyse sitten sisäisestä viestinnästä hallituksen päätöksiin liittyen tai tapahtumien markkinoinnista, on viestinnän avainsanat ajankohtaisuus ja monikanavaisuus. Nykyisessä viestejä tulvivassa maailmassa viesti on kiinnostava vain, jos se on ajankohtainen eli koskee asiaa, joka ei ole liian kaukana edessäpäin eikä takanapäin. Toisaalta taas tavoittaminen edellyttää, että viestiä työnnetään eteenpäin useita kanavia pitkin samanaikaisesti: sähköpostilla, Facebookissa, nettisivuilla, ilmoitustaululla, blogissa, jakamalla flyereita, Youtube-videolla, Twitterillä ja niin edelleen.

Ajankohtaisuusvaatimus edellyttää, että viesti laitetaan ajoissa liikkeelle. Usein pienikin ennakkovinkki riittää herättämään ihmiset, vaikka kaikkia yksityiskohtia ei vielä olisikaan selvillä. Tapahtumasta voi esimerkiksi muutamia viikkoja etukäteen kertoa minkä tyypinen tapahtuma ja milloin on tulossa, ja sitten laittaa varsinaisen viestin perään, kun yksityiskohdat ovat selvillä. Vaikka varsinainen tapahtumamainos lähtisikin liikkeelle jo useita viikkoja ennen tapahtumaa, kannattaa ihmisiä vielä muistutella noin viikko ennen tapahtumaa, ja kenties vielä kerran tapahtumapäivänä tai edellisenä päivänä. 3-4 viestiä per tapahtuma alkaa kuitenkin olemaan maksimi, sillä ihmiset kyllästyvät viesteihin nopeasti ja viestit eivät enää tavoita.

Monikanavaisuusehto taas edellyttää, että ei luoteta yhden kanavan, esimerkiksi sähköpostin tai tapahtumakalenterin tavoittavan koko kohderyhmää, vaan viesti laitetaan rinnakaisena kahteen tai useampaan kanavaan. Tärkeää on kuitenkin linkittää nämä toisiinsa: esimerkiksi sähköpostiviestiin linkki Facebook-tapahtumaan tai julisteeseen osoite ja QR-koodi nettisivuille. Näin viestit tukevat toisiaan ja tekevät jokaiselle vastaanottajalle mahdolliseksi kaiken informaation saamisen. Monikanavaisuus ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki viestit pitäisi tuutata samanlaisina kymmenellä kanavalla. Eri tarkoituksiin soveltuvat eri välineet. On hyvä, että asioista on pysyvä maininta vaikkapa nettisivuilla, sillä kaikki eivät ole Facebookissa ja sähköpostiviestin saattaa herkästi poistaa. Nettisivut myös näkyvät vuosienkin jälkeen hakukoneissa, joten vaikkapa järjestön hallituksen jäseniä takavuosilta etsiessä nettisivuilla julkaistu uutinen on usein ainoa säilynyt dokumentti.

Sähköpostiviestintä

Vaikka ihmiset kuluttavatkin nykyään yhä enemmän aikaa sosiaalisessa mediassa, on sähköpostiviestintä edelleen hyvin keskeisessä asemassa yliopistolla, ja siksi se on myös opiskelijajärjestön keskeisin viestintäkanava. Sähköpostin etuna on, että jokaisen opiskelijan on käytännöllisesti katsoen pakko lukea sähköpostejaan silloin tällöin yliopiston ilmoitusten takia, ja järjestöjen sähköpostilistoja myös markkinoidaan, koska yliopiston omakin tiedotus on niistä osin riippuvainen. Sähköpostin etuna on myös se seikka, että viesti kohdentuu suoraan vastaanottajalle, eikä välissä ole Facebookin syötteen tapaisia suodattimia. Sähköpostin ongelmia taas ovat viestitulva, viestien tylsä ulkomuoto ja staattisuus. Kun viesti on lähetetty, on hyvin vaikea sanoa huomaavatko ja reagoivatko ihmiset.

Opiskelijajärjestöissä pidetään kuitenkin oletuksena, että kaikki viestit, jotka tulevat esimerkiksi Facebookiin tai nettisivuille, tulevat myös sähköpostilistalle. Koska ihmiset luottavat tähän, viestit on syytä aina lähettää myös sähköpostilistalle. Hallituksen oma lista taas on paikka vapaammalle keskustelulle.

Sähköpostiviestinnän kahdeksan sääntöä:

1. Mieti ensin, onko viesti välttämätön. Voisiko sama asia olla parempi laittaa nettisivuille tai listan sijaan yksilöidyille vastaanottajille? Oletko kännissä tai vihainen? Älä laita viestiä.
2. Viestin otsikosta pitää aina käydä ilmi mistä on kyse, ja jos viesti liittyy tapahtumaan, sen päivämäärä.
3. Viestin alussa on luettava selkeästi asia, ketä asia koskee (jos lähetät viestin muillekin kuin niille joita se koskee) ja vaatiiko se toimenpiteitä.
4. Sähköpostiviestiin ei tarvitse tunkea kaikkea mahdollista tietoa, jos se löytyy jostain muualtakin netistä - mielummin siis linkki lisätietoihin ja sähköpostiin vain oleellisin.
5. Viestissä on luettava kaikki, mitä tarvitaan asiaan reagoimiseksi.
6. Samasta aiheesta tai tapahtumasta ei kannata lähettää liian montaa viestiä samalle listalle. 2-4 viestiä on yleensä aina riittävästi, isompi määrä turruttaa ja saa sivuuttamaan.
7. Oikolue viesti. Mikään ei anna kyllästyneempää kuvaa kuin huolimattomasti kirjoitettu kirjallinen viesti.
8. Kun välität viestiä, älä poista siitä edellisen lähettäjän tiedot, listan footerit yms. ylimääräinen. Älä välitä roskapostia tai turhia viestejä.

Oman järjestön ulkopuoliset sähköpostilistat

Kun viestiä haluaa levittää omaa jäsenistöä laajemmalle piirille, tarvitaan muiden organisaatioiden sähköpostilistoja. Etsiessä tietyn järjestön sähköpostilistaa helpoin tie on usein järjestön nettisivut. HYYn nettisivuilla on lista HYYn piirin järjestöistä, ja monet on myös listattu artikkeliin HYYn piirissä toimivat järjestöt.

HYYllä on myös järjestöjen viestintään sopivia listoja:

jarj-tied ät helsinki piste fi on lista, joka on tarkoitettu sekä HYYn lähettämille tiedotteille, että järjestöjen keskinäiseen viestintään. HYYn toimijat lähettävät listalle HYYn omia kannanottoja ja tiedotteita, sekä välittävät meille lähetettyjä tiedotteita tapahtumista ja esimerkiksi ansainta- ja excursiomahdollisuuksista. Myös järjestöjen tiedotteet esimerkiksi tulevista tapahtumista ovat tervetulleita listalle. Jokainen listalla oleva voi lähettää sille viestejä.

kult-vast ät helsinki piste fi on järjestöjen kulttuurivastaavien lista, jolla voi mainostaa omia kulttuuritapahtumia. Lisäksi HYYn kulttuuriasioista vastaava asiantuntija-tuottaja lähettää listalle HYYn omia tiedotteita sekä välittää muiden toimijoiden tiedotteita kulttuuritapahtumista ja –eduista.

Viestintään liittyviä linkkejä

Seurankuntien ohjeita tiedottamiseen