Ero sivun ”Viestintä” versioiden välillä
p (→HYYn listat) |
|||
| Rivi 1: | Rivi 1: | ||
Järjestöillä on usein erikseen nimetty tiedottaja, viestintävastaava tai muu sellainen. Viestintävastaavan tehtävänkuva vaihtelee, mutta keskeisimpinä tehtävinä ovat usein hallituksen päätösten viestiminen jäsenille ja järjestön tapahtumista viestiminen sekä jäsenille että muille mahdollisille osallistujille. | Järjestöillä on usein erikseen nimetty tiedottaja, viestintävastaava tai muu sellainen. Viestintävastaavan tehtävänkuva vaihtelee, mutta keskeisimpinä tehtävinä ovat usein hallituksen päätösten viestiminen jäsenille ja järjestön tapahtumista viestiminen sekä jäsenille että muille mahdollisille osallistujille. | ||
| − | + | [[Sihteeri | sihteeri]] huolehtii yleensä kokouksien pöytäkirjojen tuottamisesta, mutta viestintävastaavan tehtävänä on saattaa hallituksen päätökset myös jäsenistön tietoon. | |
| − | == | + | == Viestintävastaavan tehtävät == |
| − | + | Viestintävastaavan keskeisimpiä tehtäviä ovat usein: | |
| − | + | ||
| − | + | <ul> | |
| − | + | <li>Yhdistyksen sisäinen viestintä: viestiminen hallituksen päätöksistä ja yhdistyksen tapahtumista jäsenille, dokumenttien ynnä muun materiaalin esillepano. Lähtökohtana voi pitää, että kaikesta pitää viestiä, myös hiljaisesta edunvalvontatyöstä vaikkapa opintoasioiden suhteen.</li> | |
| + | <li>Yhdistyksen ulkoinen viestintä: tapahtumien markkinointi, yhdistyksen tärkeistä päätöksistä viestiminen, jäsenrekrytointi.</li> | ||
| + | <li>Nettisivut ja muu visuaalinen ilme: nettisivujen luominen, pysyvän sisällön (yhteystiedot, asiakirjat, perustiedot) päivittäminen, uutisten tai blogin julkaiseminen.</li> | ||
| + | <li>Ylioppilaskunnan ja muiden tahojen viestien välittäminen jäsenille: varsinkin sähköpostin välitys listalle.</li> | ||
| + | <li>Sähköpostilistojen ylläpito: listojen moderointi ja tilaajien hyväksyminen sekä poisto.</li> | ||
| + | <li>Tapahtumakalenterin ylläpito: jos yhdistyksellä on verkossa tapahtumakalenteri, sen ylläpito kuuluu yleensä viestintävastaavalle.</li> | ||
| + | </ul> | ||
| − | + | Monet järjestöt julkaisevat myös paperista lehteä. Lehdellä on kuitenkin järkevä olla erillinen päätoimittaja, jotta kaikki ei kasaudu viestintävastaavan harteille. | |
| − | + | == Ajankohtaisuus & monikanavaisuus == | |
| − | + | Olipa kyse sitten sisäisestä viestinnästä hallituksen päätöksiin liittyen tai tapahtumien markkinoinnista, on viestinnän avainsanat ajankohtaisuus ja monikanavaisuus. Nykyisessä viestejä tulvivassa maailmassa viesti on kiinnostava vain, jos se on ajankohtainen eli koskee asiaa, joka ei ole liian kaukana edessäpäin eikä takanapäin. Toisaalta taas tavoittaminen edellyttää, että viestiä työnnetään eteenpäin useita kanavia pitkin samanaikaisesti: sähköpostilla, Facebookissa, nettisivuilla, ilmoitustaululla, blogissa, jakamalla flyereita, Youtube-videolla, Twitterillä ja niin edelleen. | |
| − | + | Ajankohtaisuusvaatimus edellyttää, että viesti laitetaan ajoissa liikkeelle. Usein pienikin ennakkovinkki riittää herättämään ihmiset, vaikka kaikkia yksityiskohtia ei vielä olisikaan selvillä. Tapahtumasta voi esimerkiksi muutamia viikkoja etukäteen kertoa minkä tyypinen tapahtuma ja milloin on tulossa, ja sitten laittaa varsinaisen viestin perään, kun yksityiskohdat ovat selvillä. Vaikka varsinainen tapahtumamainos lähtisikin liikkeelle jo useita viikkoja ennen tapahtumaa, kannattaa ihmisiä vielä muistutella noin viikko ennen tapahtumaa, ja kenties vielä kerran tapahtumapäivänä tai edellisenä päivänä. 3-4 viestiä per tapahtuma alkaa kuitenkin olemaan maksimi, sillä ihmiset kyllästyvät viesteihin nopeasti ja viestit eivät enää tavoita. | |
| − | - | + | Monikanavaisuusehto taas edellyttää, että ei luoteta yhden kanavan, esimerkiksi sähköpostin tai tapahtumakalenterin tavoittavan koko kohderyhmää, vaan viesti laitetaan rinnakaisena kahteen tai useampaan kanavaan. Tärkeää on kuitenkin linkittää nämä toisiinsa: esimerkiksi sähköpostiviestiin linkki Facebook-tapahtumaan tai julisteeseen osoite ja QR-koodi nettisivuille. Näin viestit tukevat toisiaan ja tekevät jokaiselle vastaanottajalle mahdolliseksi kaiken informaation saamisen. Monikanavaisuus ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki viestit pitäisi tuutata samanlaisina kymmenellä kanavalla. Eri tarkoituksiin soveltuvat eri välineet. On hyvä, että asioista on pysyvä maininta vaikkapa nettisivuilla, sillä kaikki eivät ole Facebookissa ja sähköpostiviestin saattaa herkästi poistaa. Nettisivut myös näkyvät vuosienkin jälkeen hakukoneissa, joten järjestön hallituksen jäseniä |
| − | + | == Sähköpostiviestintä == | |
| − | + | Sähköpostiviestinnän check list: | |
| − | - Muista kertoa viestissä kaikki oleellinen. Esimerkiksi tapahtumasta: kuka voi tulla, paljonko maksaa, mistä saa liput, mikä tapahtuma ylipäätään on kyseessä (erityisesti jos nimi on erikoinen) ja missä tapahtuma järjestetään (eli OSOITE) ja milloin (AIKA). Kerro myös ilmoittautumisesta, jos sellainen vaaditaan, ja muista selventää, mitä tietoja ilmoittautuessa pitäisi ilmoittaa. | + | <ul> |
| + | <li>Laita ensimmäinen viesti tapahtumasta ajoissa ja muistutusviesti vähän ennen viimeistä ilmoittautumispäivää/tapahtumapäivää, jos ei tarvitse.</li> | ||
| + | <li>Älä lähetä yhdestä tapahtumasta liian montaa viestiä samalle listalle. 2-4 viestiä on yleensä aina riittävästi.</li> | ||
| + | <li>Viestin otsikosta pitäisi aina käydä ilmi mistä on kyse, ja jos viestit tapahtumasta, sen päivämäärä.</li> | ||
| + | <li>Kirjoita heti viestin alkuun selkeästi, mistä on kyse, ketä asia koskee (jos lähetät viestin muillekin kuin niille joita se koskee) ja vaatiiko se toimenpiteitä.</li> | ||
| + | <li>Sähköpostiviestiin ei tarvitse tunkea kaikkea mahdollista tietoa, jos se löytyy jostain muualtakin netistä.</li> | ||
| + | <li>tee siis mielummin linkki ja kirjoita sähköpostiin vain oleellisin.</li> | ||
| + | <li>Muista kertoa viestissä kaikki oleellinen. Esimerkiksi tapahtumasta: kuka voi tulla, paljonko maksaa, mistä saa liput, mikä tapahtuma ylipäätään on kyseessä (erityisesti jos nimi on erikoinen) ja missä tapahtuma järjestetään (eli OSOITE) ja milloin (AIKA). Kerro myös ilmoittautumisesta, jos sellainen vaaditaan, ja muista selventää, mitä tietoja ilmoittautuessa pitäisi ilmoittaa.</li> | ||
| + | <li>Älä luota viestinnässä vain Facebookkiin tai muihin vastaaviin, sillä kaikki eivät todellakaan ole siellä. Jos viestit vain Facebookissa, tulet siis melko todennäköisesti syrjineeksi osaa järjestön jäsenistä.</li> | ||
| + | <li>Jos järjestölläsi on nettisivu, kaikkien tapahtumien ja niihin liittyvän tiedon olisi hyvä löytyä sieltä. Sähköposteja tulee helposti poistettua vahingossa, joten moni käy mielellään tarkistamassa tiedot nettisivuilta.</li> | ||
| + | </ul> | ||
| − | - | + | == HYYn listat == |
| + | |||
| + | jarj-tied ät helsinki piste fi | ||
| + | Tämä lista on tarkoitettu sekä HYYn lähettämille tiedotteille, että järjestöjen keskinäiseen viestintään. HYYn toimijat lähettävät listalle HYYn omia kannanottoja ja tiedotteita, sekä välittävät meille lähetettyjä tiedotteita tapahtumista ja esimerkiksi ansainta- ja excursiomahdollisuuksista. Myös järjestöjen tiedotteet esimerkiksi tulevista tapahtumista ovat tervetulleita listalle. Jokainen listalla oleva voi lähettää sille viestejä. | ||
| + | |||
| + | kult-vast ät helsinki piste fi | ||
| + | Järjestöjen kulttuurivastaavien lista, jolla voi mainostaa omia kulttuuritapahtumia. Lisäksi HYYn kulttuuriasioista vastaava asiantuntija-tuottaja lähettää listalle HYYn omia tiedotteita sekä välittää muiden toimijoiden tiedotteita kulttuuritapahtumista ja –eduista. | ||
| − | |||
== Viestintään liittyviä linkkejä == | == Viestintään liittyviä linkkejä == | ||
Versio 3. heinäkuuta 2013 kello 11.21
Järjestöillä on usein erikseen nimetty tiedottaja, viestintävastaava tai muu sellainen. Viestintävastaavan tehtävänkuva vaihtelee, mutta keskeisimpinä tehtävinä ovat usein hallituksen päätösten viestiminen jäsenille ja järjestön tapahtumista viestiminen sekä jäsenille että muille mahdollisille osallistujille.
sihteeri huolehtii yleensä kokouksien pöytäkirjojen tuottamisesta, mutta viestintävastaavan tehtävänä on saattaa hallituksen päätökset myös jäsenistön tietoon.
Sisällysluettelo
Viestintävastaavan tehtävät
Viestintävastaavan keskeisimpiä tehtäviä ovat usein:
- Yhdistyksen sisäinen viestintä: viestiminen hallituksen päätöksistä ja yhdistyksen tapahtumista jäsenille, dokumenttien ynnä muun materiaalin esillepano. Lähtökohtana voi pitää, että kaikesta pitää viestiä, myös hiljaisesta edunvalvontatyöstä vaikkapa opintoasioiden suhteen.
- Yhdistyksen ulkoinen viestintä: tapahtumien markkinointi, yhdistyksen tärkeistä päätöksistä viestiminen, jäsenrekrytointi.
- Nettisivut ja muu visuaalinen ilme: nettisivujen luominen, pysyvän sisällön (yhteystiedot, asiakirjat, perustiedot) päivittäminen, uutisten tai blogin julkaiseminen.
- Ylioppilaskunnan ja muiden tahojen viestien välittäminen jäsenille: varsinkin sähköpostin välitys listalle.
- Sähköpostilistojen ylläpito: listojen moderointi ja tilaajien hyväksyminen sekä poisto.
- Tapahtumakalenterin ylläpito: jos yhdistyksellä on verkossa tapahtumakalenteri, sen ylläpito kuuluu yleensä viestintävastaavalle.
Monet järjestöt julkaisevat myös paperista lehteä. Lehdellä on kuitenkin järkevä olla erillinen päätoimittaja, jotta kaikki ei kasaudu viestintävastaavan harteille.
Olipa kyse sitten sisäisestä viestinnästä hallituksen päätöksiin liittyen tai tapahtumien markkinoinnista, on viestinnän avainsanat ajankohtaisuus ja monikanavaisuus. Nykyisessä viestejä tulvivassa maailmassa viesti on kiinnostava vain, jos se on ajankohtainen eli koskee asiaa, joka ei ole liian kaukana edessäpäin eikä takanapäin. Toisaalta taas tavoittaminen edellyttää, että viestiä työnnetään eteenpäin useita kanavia pitkin samanaikaisesti: sähköpostilla, Facebookissa, nettisivuilla, ilmoitustaululla, blogissa, jakamalla flyereita, Youtube-videolla, Twitterillä ja niin edelleen.
Ajankohtaisuusvaatimus edellyttää, että viesti laitetaan ajoissa liikkeelle. Usein pienikin ennakkovinkki riittää herättämään ihmiset, vaikka kaikkia yksityiskohtia ei vielä olisikaan selvillä. Tapahtumasta voi esimerkiksi muutamia viikkoja etukäteen kertoa minkä tyypinen tapahtuma ja milloin on tulossa, ja sitten laittaa varsinaisen viestin perään, kun yksityiskohdat ovat selvillä. Vaikka varsinainen tapahtumamainos lähtisikin liikkeelle jo useita viikkoja ennen tapahtumaa, kannattaa ihmisiä vielä muistutella noin viikko ennen tapahtumaa, ja kenties vielä kerran tapahtumapäivänä tai edellisenä päivänä. 3-4 viestiä per tapahtuma alkaa kuitenkin olemaan maksimi, sillä ihmiset kyllästyvät viesteihin nopeasti ja viestit eivät enää tavoita.
Monikanavaisuusehto taas edellyttää, että ei luoteta yhden kanavan, esimerkiksi sähköpostin tai tapahtumakalenterin tavoittavan koko kohderyhmää, vaan viesti laitetaan rinnakaisena kahteen tai useampaan kanavaan. Tärkeää on kuitenkin linkittää nämä toisiinsa: esimerkiksi sähköpostiviestiin linkki Facebook-tapahtumaan tai julisteeseen osoite ja QR-koodi nettisivuille. Näin viestit tukevat toisiaan ja tekevät jokaiselle vastaanottajalle mahdolliseksi kaiken informaation saamisen. Monikanavaisuus ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki viestit pitäisi tuutata samanlaisina kymmenellä kanavalla. Eri tarkoituksiin soveltuvat eri välineet. On hyvä, että asioista on pysyvä maininta vaikkapa nettisivuilla, sillä kaikki eivät ole Facebookissa ja sähköpostiviestin saattaa herkästi poistaa. Nettisivut myös näkyvät vuosienkin jälkeen hakukoneissa, joten järjestön hallituksen jäseniä
Sähköpostiviestintä
Sähköpostiviestinnän check list:
- Laita ensimmäinen viesti tapahtumasta ajoissa ja muistutusviesti vähän ennen viimeistä ilmoittautumispäivää/tapahtumapäivää, jos ei tarvitse.
- Älä lähetä yhdestä tapahtumasta liian montaa viestiä samalle listalle. 2-4 viestiä on yleensä aina riittävästi.
- Viestin otsikosta pitäisi aina käydä ilmi mistä on kyse, ja jos viestit tapahtumasta, sen päivämäärä.
- Kirjoita heti viestin alkuun selkeästi, mistä on kyse, ketä asia koskee (jos lähetät viestin muillekin kuin niille joita se koskee) ja vaatiiko se toimenpiteitä.
- Sähköpostiviestiin ei tarvitse tunkea kaikkea mahdollista tietoa, jos se löytyy jostain muualtakin netistä.
- tee siis mielummin linkki ja kirjoita sähköpostiin vain oleellisin.
- Muista kertoa viestissä kaikki oleellinen. Esimerkiksi tapahtumasta: kuka voi tulla, paljonko maksaa, mistä saa liput, mikä tapahtuma ylipäätään on kyseessä (erityisesti jos nimi on erikoinen) ja missä tapahtuma järjestetään (eli OSOITE) ja milloin (AIKA). Kerro myös ilmoittautumisesta, jos sellainen vaaditaan, ja muista selventää, mitä tietoja ilmoittautuessa pitäisi ilmoittaa.
- Älä luota viestinnässä vain Facebookkiin tai muihin vastaaviin, sillä kaikki eivät todellakaan ole siellä. Jos viestit vain Facebookissa, tulet siis melko todennäköisesti syrjineeksi osaa järjestön jäsenistä.
- Jos järjestölläsi on nettisivu, kaikkien tapahtumien ja niihin liittyvän tiedon olisi hyvä löytyä sieltä. Sähköposteja tulee helposti poistettua vahingossa, joten moni käy mielellään tarkistamassa tiedot nettisivuilta.
HYYn listat
jarj-tied ät helsinki piste fi Tämä lista on tarkoitettu sekä HYYn lähettämille tiedotteille, että järjestöjen keskinäiseen viestintään. HYYn toimijat lähettävät listalle HYYn omia kannanottoja ja tiedotteita, sekä välittävät meille lähetettyjä tiedotteita tapahtumista ja esimerkiksi ansainta- ja excursiomahdollisuuksista. Myös järjestöjen tiedotteet esimerkiksi tulevista tapahtumista ovat tervetulleita listalle. Jokainen listalla oleva voi lähettää sille viestejä.
kult-vast ät helsinki piste fi Järjestöjen kulttuurivastaavien lista, jolla voi mainostaa omia kulttuuritapahtumia. Lisäksi HYYn kulttuuriasioista vastaava asiantuntija-tuottaja lähettää listalle HYYn omia tiedotteita sekä välittää muiden toimijoiden tiedotteita kulttuuritapahtumista ja –eduista.
