Jäsenrekisteri

Järjestöwiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Yhdistyslain mukaan hallituksen on pidettävä yhdistyksen jäsenistä luetteloa. Käytännön syistä hallituksen kannattaa antaa tehtävä jonkun hallituksen jäsenen tehtäväksi. Jäsenrekisteristä vastaa usein esimerkiksi yhdistyksen sihteeri, taloudenhoitaja tai muu hallituksen jäsen, jonka erityiseksi tehtäväksi on määrätty jäsenrekisteristä huolehtiminen. Hallituksen on yhdessä huolehdittava siitä, ettei luettelossa ole virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita tietoja. Vastuun siirtäminen uudelle hallitukselle helpottuu kunnollisella perehdytyksellä sekä kirjallisilla ohjeilla jäsenrekisterin hoidosta ja päivittämisestä.

Yhdistyksen jäsenluettelo on henkilötietolaissa määritelty henkilörekisteri. Henkilötietolaki määrää muun muassa yksityisyyden suojaa turvaavista perusoikeuksista jäsenluettelon tietojen käsittelyn osalta. Jäsenluetteloon on merkittävä vähintään kunkin jäsenen koko nimi sekä kotipaikka. Jäsenluettelo sisältää usein käytännössä myös jäsenten yhteystiedot, jäsenmaksutietoja, jäseneksiliittymisajankohdan ja muita yhdistyksen toiminnan kannalta oleellisia tietoja. Kaikkien jäsenluetteloon merkittävien tietojen on myös oltava yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeellisia.

Arkaluonteiset tiedot

Jäsenrekisteriin ei kuitenkaan saa tallentaa arkaluonteisia tietoja. Arkaluonteisina pidetään sellaisia tietoja, jotka kuvaavat henkilön rotua tai etnistä alkuperää; yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista; rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta; terveydentilaa, sairautta, vammaisuutta tai hoitotoimenpiteitä; seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä sekä sosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia. Käsittelykiellosta huolimatta arkaluonteisia tietoja saa tallentaa jäsenluetteloon jäsen nimenomaisella suostumuksella. Arkaluonteiset tiedot on poistettava rekisteristä heti, kun niille ei ole enää tarvetta. Arkaluonteisia tietoja ovat esimerkiksi henkilötunnukset ja ruoka-aineallergiat. Jälkimmäisen ongelman voi kiertää pyytämällä terveystiedoiksi katsottujen allergioiden sijaan jäseniä ilmoittamaan erityisruokavalionsa.

Tietojen käsitteleminen

Jäsenluettelon tietoja pitää käsitellä lain mukaisesti ja huolellisesti, eikä jäsenten yksityisyyttä saa loukata. Kerättävät ja käsiteltävät tiedot on suojattava asiattomalta pääsyltä tietoihin sekä tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä ja muulta laittomalta käsittelyltä. Jäsenrekisteriä on siis syytä säilyttää esimerkiksi salasanan takana ja vain rekisteristä vastaavan henkilön saatavilla.

Kullakin jäsenellä on kuitenkin oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä itsestään on jäsenrekisteriin tallennettu. Tietojen suojaaminen luovuttamiselta tarkoittaa sitä, ettei jäsenrekisterin tietoja saa luovuttaa edes yhdistyksen muille jäsenille. Opiskelukavereiden osoitetietoja ei siis saa antaa eteenpäin vaikkapa hääkutsujen lähettämistä varten. Henkilötietolaki määrää myös vaitiolovelvollisuudesta. Mikäli henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä suorittaessaan, suomeksi sanottuna siis jäsenrekisteriä hallitessaan, on saanut tietää jotakin toisen henkilön ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista tai taloudellisesta asemasta, ei saamiaan tietoja saa ilmaista sivulliselle. Esimerkiksi juoruamalla eteenpäin tuttujen ihmisten asuvan jäsenrekisterin perusteella samassa osoitteessa rikkoo siis henkilötietolakia.

Yhdistyksen jäsenillä on kuitenkin oikeus tietää muiden jäsenten nimet ja kotipaikat. Tällaista tietoa voidaan tarvita muun muassa silloin, kun yhdistyksen säännöt määräävät yhdistyksen kokouksen voivan kokoontua tietyn määrän jäsenistöstä (esimerkiksi 1/10) sitä vaatiessa.

Jäsenrekisterin muoto

Jäsenrekisteri voidaan toteuttaa teknisesti eri tavoin. Pienelle järjestölle riittää hyvin excel- yms. taulukko-ohjelmalla tehty tiedosto. Rekisterin kasvaessa voi olla käytännöllisempää käyttää erityisiä jäsenrekisteriohjelmia tai tietokantoja (esimerkiksi maksuton OpenOffice Base). Monet HYYn piirissä toimivat järjestöt toteuttavat jäsenrekisterinsä E-lomakkeen avulla.

Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjän on henkilötietolain mukaan laadittava henkilörekisteristä rekisteriseloste. Tämä koskee siis myös yhdistysten jäsenluetteloita. Rekisteriselosteen on sisällettävä seuraavat asiat:

1) rekisterinpitäjän ja tarvittaessa tämän edustajan nimi ja yhteystiedot

2) henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

3) kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä

4) mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

5) kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista.

Rekisterinpitäjän on pidettävä rekisteriseloste jokaisen saatavilla. Valmiita lomakkeita ja ohjeet rekisteriselosteen tekoon saa sähköisenä Tietosuojavaltuutetun toimistosta. Rekisteriselosteen voi sijoittaa vaikkapa järjestön verkkosivuille.

Jäsenrekisterin hallinta

Jäsenrekisteri ei ole stabiili luettelo, se elää koko ajan. Jäsenten hyväksymisestä ja erottamisesta sekä jäsenrekisterin siivoamisesta kerrotaan enemmän sivulla Jäsenrekisterin hallinta.

Lähteet