Hallituksen kokous ja kokoustekniikka

Järjestöwiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Suuri osa järjestölle välttämättömistä asioista tapahtuu erilaisissa kokouksissa. Useimmissa järjestöissä hallituksen jäsenet näkevät toisiaan useammin kuin muut yhdistyksen jäsenet, sillä hallitus kokoustaa säännöllisesti. Monet hallitukset ovat keskenään sopineet esimerkiksi viikottaisen tai kuukausittaisen kokousajan. Jos vakioaikaa ei haluta sopia, kätevä ja ilmainen työkalu yhteisen ajan sopimiseen on Sumpli.com -nettipalvelu. Osallistujille mieluisan ajankohdan lisäksi kokoukseen ja kokoustekniikkaan liittyy monia sellaisia asioita, jotka kannattaa miellyttävän kokouskokemuksen ja asioiden ketterästi sujumisen vuoksi ottaa huomioon.

Hyvä kokous

Hyvän kokouksen olennainen tekijä on hyvä valmistelu. Useita ihmisiä ei kannata kutsua koolle sitä varten, että ruvetaan vasta selvittämään asioita. Jos kokouksen tehtävänä on päättää esimerkiksi tapahtuman järjestämisestä, on hyvä, että joku on kartoittanut paikkavaihtoehtoja etukäteen. Jos kokouksen tulee päättää dokumentista, on syytä, että joku valmistelee luonnoksen tekstistä. Pääsääntönä kannattaa pitää sitä, että kokouksessa ei päätetä kylmiltään asioista. Ainakin jonkun hallituksen jäsenen tulisi olla miettinyt asiaa etukäteen. Täysin valmista esitystä ei tarvitse olla, mutta ainakin vaihtoehtoja on yleensä mahdollista tarjota. On myös usein hyvä, jos hallituksen jäsenille annetaan mahdollisuus perehtyä asiaan etukäteen. Aina tähän ei toki ole mahdollisuutta.

Hyvässä kokouksessa tehdään rakentavassa hengessä selkeitä päätöksiä, jotka kirjataan pöytäkirjaan. Kokous ei kestä liian pitkään ja se etenee suhteellisen ripeästi asiassa pysyen. Hyvän kokouksen jälkeen osallistujilla on sellainen olo, että on saatu jotain aikaan.

Kokouksen toimihenkilöt

Kokouksen puheenjohtaja

Jokaisella kokouksella on aina puheenjohtaja. Mitä suurempi joukko ihmisiä on koolla, sitä vaikeampi on käydä keskustelua ilman puheenvuoroja ja keskustelun ohjaamista. Suurella porukalla puheenjohtajan rooli onkin tärkeä.

Kokouksen puheenjohtaja voidaan valita kokouksen alussa tai joku henkilö voi olla valittu toimimaan tietyksi ajaksi toimimaan kyseisen toimielimen puheenjohtajana. Hallituksen puheenjohtajien toimikausi on järjestöissä yleensä vuoden. Vaikka hallituksen puheenjohtajan (ja hänen ollessa estyneenä varapuheenjohtajan) tehtävä on luonnollisesti johtaa hallituksen kokouksia, on järjestön säännöissä voitu määrätä jotain muuta yhdistyksen kokousten puheenjohtamisesta. Tämä on myös suotavaa - istuvan hallituksen puheenjohtaja olisi hieman oudossa asemassa, jos johtaisi myös sitä hänen yläpuolellaan olevaa instituutiota, joka antaa ohjeita ja määräyksiä hallitukselle. Teknisesti ottaen hallituksen puheenjohtaja on kuitenkin myös yhdistyksen puheenjohtaja.

Puheenjohtajan tehtäviin ennen kokousta, sen aikana ja kokouksen jälkeen kuuluvat mm. seuraavat:

  • esityslistan laatiminen (tai sihteerin laatiman esityslistan tarkistaminen)
  • kokouksessa käsiteltävien asioiden valmistelu tai valmistelun delegoiminen eteenpäin
  • kokouksen avaaminen
  • puheenvuorojen jakaminen
  • keskustelun pysyminen aiheessa ja keskustelun eteneminen
  • tehtävien päätösten lain- ja säännönmukaisuus
  • päätösesitysten muotoilu niin selväsanaisesti, että kaikilla on käsitys siitä, mitä päätetään
  • mahdollisten äänestysten johtaminen, äänestysjärjestyksen ja lopputuloksen toteaminen
  • sihteerin pöytäkirjaan kirjaamien päätösten todenmukaisuuden varmistaminen.

Puheenjohtajalla on paljon valtaa kokouksessa. Vallan mukana tulee myös vastuuta, ja on hyvä tiedostaa puheenjohtajan vallan rajat. Puheenjohtaja voi rajoittaa puheenvuorojen pituutta ja olla myöntämättä enää uusia puheenvuoroja. Hän voi julistaa kokoustauon tai kieltäytyä myöntämästä pyydettyä kokoustaukoa. Puheenjohtajalla on oikeus itse osallistua keskusteluun ja mikäli hän on kokouksen päätösvaltainen osanottaja) tehdä päätösesityksiä. Puheenjohtajan tulisi kuitenkin välttää asemansa auktoriteetilla haluamiensa näkemysten jyräämistä läpi. Puheenjohtajan ensisijainen tehtävä on huolehtia, että päätökset tulevat tehtyä, ei siitä, mitä päätetään.

Puheenjohtaja ei voi kohdella kokouksen osallistujia mielivaltaisesti tai epätasaisesti esimerkiksi puheenvuorojen pituuksien osalta. Kaikkien määräysten tulee siis olla yleisiä ("Tästä eteenpäin kaikkien puheenvuorot on rajattu kahteen minuuutiin."). Puheenjohtaja ei myöskään ole diktaattori eikä hänen ratkaisuaan ole pakko hyväksyä. Puheenjohtajan tehtävistä lain- ja säännönmukaisuuden varmistaminen on kuitenkin asia, josta ei voida tehdä päinvastaista päätöstä - hallituksen kokous ei voi päättää poiketa yhdistyksen säännöistä eikä yhdistyksen kokous voi päättää toimia lainvastaisesti.

Vaikka hyvän puheenjohtajan ominaisuudet ovat johdonmukaisia, on hyviä puheenjohtajia monenlaisia. Usein puheenjohtaminen riippuu kokouksen luonteesta, joten hyvin erilaisilla johtamistavoilla voidaan saada aikaiseksi hyvä ja onnistunut kokous:

1. Ole tasapuolinen. On tärkeää olla reilu ja oikeudenmukainen kaikkia kokouksen osapuolia kohtaan, siksi hyvä ihmistuntemus on puheenjohtajalle tärjeää. Jos kokouksen esityslistalla on jokin tunteita herättävä asia, muista antaa kaikille mielipiteille riittävästi tilaa. Ole valmis myös jääväämään itsesi, jos asia koskettaa sinua läheisesti. Hyvä puheenjohtaja antaa itsestään luotettavan kuvan. Usein käsiteltävän aiheen lopuksi olisi hyvä käydä kierros, jossa jokainen kokouksen jäsen voisi sanoa mielipiteensä asiaan. Näin muutkin kuin äänekkäät henkilöt saavat oman mielipiteensä kuuluviin.

2. Ole jämäkkä Vaikka kokoustaminen kavereiden kanssa on usein hieman hankala tilanne, pyri pitämään kokous asialinjalla. Huomauta, jos puhujien puheenvuorot karkaavat muualle ja käske pysyä aiheessa. Jos kokous häiriintyy kokouksen jäsenten päällekkäinpuhumisesta, ehdota että jaat puheenvuorot viittaamista vastaan. Rajoita tarpeen vaatiessa myös pitkäksi venyviä puheenvuoroja. Jos jostakin asiasta vain puhutaan, eikä keskustele etene eteenpäin, on puheenjohtajan syytä puuttua keskusteluun. Vaikka toiselle huomauttaminen voi tuntua vaikealta, rupeavat kokouksen jäsenet usein nopeasti kunnioittamaan puheenjohtajan taitojasi.

3. Suunnittele etukäteen Hyvällä suunnittelulla pääsee pitkälle myös puheenjohtamisessa. Kun mietit etukäteen valmiiksi rauhallisen kokoustilan, lähetät osallistujille esityslistan jo ennen kokousta ja paneudut esityslistan aiheisiin, olet huomattavasti valmiimpi itse kokoustilanteessa. Suositeltavaa on myös keskustella etukäteen kokouksen aiheista osanottajien kesken, jotta itse kokouksessa ei aikaa mene liikaa puheenvuoroihin. Jos kokouksen odotetaan venyvän pitkäksi, on puheenjohtajan hyvä miettiä mahdollisuus myös kokoustauoille.

4. Keskity ja kuuntele kokoustilanteessa Puheenjohtajan on erityisen tärkeää keskittyä ja kuunnella kokouksessa. Hyvällä suunnittelulla pelastetaan paljon, mutta kokoustilanteessa on oltava jatkuvasti tarkkana, sillä kokoukset ovat kaikki luonteeltaan erilaisia. Hyvä puheenjohtaja niputtaa keskustelun lopuksi asiat yhteen ja järjestää niistä tarvittavat äänestykset. Tätä on hyvin vaikea toteuttaa, ellei puheenjohtaja ole perillä keskustelun asiasta. Kun puheenjohtaja ymmärtää puhujien puheenvuorojen tarkoitukset ja rakentaa asiasta tyydyttävän päätöksen, hän antaa itsestään luotettavan kuvan. Vaikka et itse ole kokouksessa puheenjohtajana, on usein hyödyllistä seurata kuinka kunkin kokouksen puheenjohtaja toimii. Voit miettiä missä hän on erityisen hyvä vai löydätkö jonkun asian, jonka tekisit itse toisin? Osallistuuko hän keskusteluun vai pysyykö hän taka-alalla? Pitääkö hän kokouksen asialinjalla vai rönsyileekö keskustelu jatkuvasti muualle?

Sihteeri

Kokous voi pysyä koossa huononkin puheenjohtajan johdolla, mutta ilman hyvää sihteeriä mistään ei tule mitään. Sihteerin tehtävistä puhutaan tässä artikkelissa nimenomaan hallituksen kokouksen näkökulmasta.

Sihteerin tehtävänä on kirjata muistiin tarkasti, mitä kokouksessa on päätetty. Usein kannattaa kirjata ylös myös syitä päätösten takana sekä mahdollisesta jatkovalmistelusta vastaavat henkilöt. Muutama viikko kokouksen jälkeen kukaan ei enää muista, mitä on päätetty. Hallituksen kokouksesta tehty pöytäkirja on myös hallituksen oikeusturva. Sillä osoitetaan esimerkiksi tilinpäätöksen ja tilintarkastuksen yhteydessä, että hallituksen toimet ovat perustuneet hyväksyttyihin päätöksiin. Erityisen tärkeää on kirjata ylös kaikki taloudellisia asioita koskevat päätökset tarkasti.

Pöytäkirjan laatimisesta ja sisällöstä vastaa puheenjohtaja, vaikka käytännön työn tekeekin sihteeri. Jos näillä kahdella tulee erimielisyyksiä siitä, mitä pöytäkirjassa lukee, ratkaisee puheenjohtajan kanta. Pöytäkirjalla ei ole tarkkaan säänneltyä muotoa. Kolme tavallisinta pöytäkirjatyyppiä ovat:

  • Päätöspöytäkirja, johon merkitään vain kokouksessa tehdyt päätökset. Tämä minimalistinen tapa on hyvä, jos tehdään paljon teknisluonteisia päätöksiä, eikä kokouksessa keskustella paljoa.
  • Selostuspöytäkirja sisältää päätösten lisäksi käydyt äänestykset (aina mahdolliset eriävät mielipiteet) sekä käydyn keskustelun oleellisimmat osat lyhyesti. Tämä on useimmille järjestöille toimivin tapa pitää pöytäkirjaa.
  • Keskustelupöytäkirjaan lisätään edellä mainittujen asioiden lisäksi kaikki pidetyt puheenvuorot. Eduskunnassa pidetään keskustelupöytäkirjaa - tämä tapa onkin järkevä silloin kun halutaan tallettaa historialle kaikki asiaan liittyvät mielipiteet.

Muusta muodosta riippumatta pöytäkirjaan kannattaa aina kirjata kokouksen numero. Lisäksi sivut on syytä numeroida, jotta jälkikäteen nähdään, ettei välistä puutu sivuja. Lisäksi pöytäkirjan liitteeksi pitäisi tallettaa kaikki paperit, jotka on kokouksessa hyväksytty.

Asiat, jotta pöytäkirjan tulisi vähintään sisältää:

  • järjestön nimi
  • maininta siitä, onko kyseessä yhdistyksen vai hallituksen kokous
  • kokouksen aika ja paikka
  • kokouksen osallistujat ja toimihenkilöt
  • kokouksen alkamis- ja päättymisaika, maininta kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi toteamisesta
  • tehdyt päätökset ja mahdolliset eriävät mielipiteet
  • kokouksen puheenjohtajan allekirjoitus (usein on tapana lisätä myös sihteerin allekirjoitus)
  • mahdollisten pöytäkirjantarkastajien allekirjoitukset

Ennen kuin pöytäkirja on tarkistettu, se ei ole virallinen paperi, jolla on todistusvoimaa. Tarkastuksen tehtävä on varmistaa, että pöytäkirja vastaa sisällöltään käytyä kokousta. Kokouksen pöytäkirja voidaan tarkastaa joko seuraavassa kokouksessa tai valitsemalla nimetyt pöytäkirjantarkastajat.

Usein ulkopuolinen taho tarvitsee vain osan pöytäkirjasta nähtäväkseen. Pankkia kiinnostaa vain se osuus kokouksesta, jossa on päätetty tilin avaamisesta. Tällöin pöytäkirjasta voidaan tehdä pöytäkirjaote. Ote voidaan luonnollisesti tehdä vain tarkastetusta pöytäkirjasta. Ohjeet pöytäkirjaotteen tekemiseksi löydät täältä.

Lähteet